Gestion de paie Toast : Gérer le mappage des employés

Dans cet article :

• Basiques du mappage des employés
• Comment utiliser l’outil de mappage
  • Renvoyer les entrées d’heures
  • Mappage individuel des employés
• Quand mapper les employés
  • Résoudre les employés impayés sur la page de l’équipe
  • Employé embauché d’abord dans Toast Web
  • Dupliquer les profils Web de Toast
  • Profils de paie Toast en double
  • Feuilles de temps/pourboires non synchronisés
  • Réembaucher un employé
• FAQ sur le mappage des employés

Basiques du mappage des employés

Le mappage consiste à lier le profil Gestion de paie Toast d’un employé à son profil Toast Web. Lorsque les employés sont correctement mappés, leurs données se synchronisent, comme les informations relatives aux entrées d’heures des appareils de point de vente Toast qui apparaissent sur les feuilles de temps de Gestion de paie Toast.

Pour éviter la plupart des cas de mappage manuel, n’oubliez pas d’embaucher des employés dans le système de Gestion de paie Toast et non dans Toast Web. Lorsque des employés sont embauchés dans Gestion de paie Toast par rapport à Gestion de paie Toast Web, un profil Toast Web sera immédiatement créé et associé afin de synchroniser toutes les informations.

Si vous recherchez de l’aide pour mapper des employés, utilisez Gestion de paie Toast : Obtenir de l’aide pour le mappage des employés.

Comment utiliser l’outil de mappage

1. Accédez à Paramètres > Toast > Employés.
   
   
   
   
2. Utilisez le menu déroulant Emplacement pour changer d’emplacement au besoin. 
   
   
   
   
3. Ci-dessous, vous pouvez utiliser l’onglet Employés de paie ou l’onglet Employés de TPV non associés.
   1. Sous l’onglet Employés de la paie, vous pouvez faire correspondre les profils des employés de Gestion de paie Toast aux profils des employés de Toast Web. Cet onglet répertorie tous les profils des employés du service de paie et indique comment/s’ils sont associés à un profil Toast Web correspondant. Les employés non mappés sont indiqués par l’icône d’alerte rouge. Il est recommandé de s’assurer que tous les employés horaires sont associés.
      
      
      
      
   2. L’onglet Employés non mappés du TPV vous permet de mapper un profil employé de Toast Web à un profil employé du service de paie. Les profils non mappés ici peuvent être des doublons ou peuvent être le résultat de la création d’un profil Toast Web en premier. Les profils Toast Web archivés sont stockés au bas. Les employés non mappés sont indiqués par l’icône rouge.
      
      
      
      
4. Si vous voyez un bouton Accepter la suggestion à côté du nom d’un employé, le système a identifié une correspondance suggérée selon le prénom partiel, le nom partiel, l’adresse courriel, le surnom et/ou le numéro de l’employé. Sélectionnez Accepter la suggestion si la correspondance est correcte.
   
   
   
   
5. Si la suggestion recommandée est incorrecte, sélectionnez le crayon de modification et le menu déroulant Mapper aux employés du TPV. Sélectionnez le profil correspondant. Toutes les modifications effectuées sur cette page seront enregistrées automatiquement.
6. Si aucune suggestion n’est fournie, sélectionnez la case intitulée Mapper à l’employé du TPV et faites votre sélection dans le menu déroulant. Tapez une partie du nom ici pour affiner votre recherche ou utilisez la date de dernier pointage pour identifier le profil à associer.
   
   
   
   
7. Si la personne n’est pas un utilisateur de Toast Web, vous pouvez sélectionner Ignorer cet employé.
   1. Raisons d’ignorer un profil dans la paie :
      1. Cet employé n’est pas payé à partir de cet emplacement précis, mais a tout de même besoin d’un accès à Toast Web (c’est-à-dire un profil d’entreprise)
      2. Le profil est un profil générique non humain, comme Bar Tiroir AM ou un identifiant/profil de caissier communal. Ignorer le profil dans la paie permet d’éviter les problèmes de mappage.
   2. Raisons d’ignorer un profil dans le TPV :
      1. Cela peut être le cas de personnes telles que les comptables ou teneurs de livres qui n’ont besoin que d’accéder à votre système de Gestion de paie Toast.
      2. Vous essayez de limiter l’accès au TPV à cet emplacement, mais devez tout de même payer cet employé. Il peut s’agir d’un employé salarié ou d’une entreprise.
8. Si un profil Toast Web s’affiche (archivé) à côté du nom de l’employé, suivez les instructions de la section Désarchiver un employé de Ajouter et gérer des employés dans Toast Web pour le désarchiver. Cela peut être le cas si un employé a été réembauché.
9. Toutes les modifications effectuées sur cette page seront enregistrées automatiquement. Si vous avez apporté des modifications, lisez la section suivante sur la soumission répétée des entrées d’heures.

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Renvoyer les entrées d’heures

Une fois l’employé correctement mappé, n’oubliez pas de soumettre de nouveau les entrées d’heures à partir de Toast Web. Les entrées d’heures ne se synchroniseront pas avec Gestion de paie Toast tant qu’elles ne seront pas soumises de nouveau.

1. Après vous être connecté à Toast Web, allez à Rapports > Main-d’œuvre > Gestion des entrées d’heures.
2. Choisissez la plage de dates et l’employé souhaités à l’aide des menus déroulants en haut.
3. Sélectionnez maintenant chaque entrée d’heures (en dehors des champs modifiables). Cela ouvrira une barre latérale nommée Détails du quart de travail. Pour chaque entrée d’heures, sélectionnez simplement Enregistrer les modifications. Ceux-ci seront synchronisés avec la feuille de temps de l’employé sur la paie. 

Mappage individuel des employés

Gestion de paie Toast vous permet maintenant de voir le mappage des employés au niveau individuel. Sur la page principale du profil d’un employé, vous remarquerez un onglet à gauche étiqueté Cartographie du TPV. Si cet onglet a une icône d’alerte rouge à côté, le mappage de cet employé peut être incorrect et nécessite une attention particulière.

1. Sélectionnez l’icône d’alerte rouge pour ouvrir une nouvelle vue avec des fonctionnalités de mappage. Dans l’exemple ci-dessous, vous remarquerez que le profil de paie et le poste lié à la paie de Tim Benson ne sont pas associés. Sélectionnez le bouton Modifier pour ouvrir l’outil de mappage de cet employé.
   
   
   
   
2. Ouvrez le menu déroulant pour voir les profils Toast Web. Une fois que vous avez le bon profil, sélectionnez la coche pour confirmer ce travail. Vous pouvez également décider d’ignorer le mappage si cet utilisateur de la paie ne suit pas les entrées d’heures et/ou les pourboires de Toast Web. Ces modifications seront effectuées instantanément.
   
   
3. Bien que les utilisateurs de la paie puissent voir lorsque les postes principaux ne sont pas associés (les postes secondaires ne sont pas visibles ici), les tâches d’association ne peuvent être effectuées que par les administrateurs Toast. Dans de nombreux cas, mapper le profil d’un employé correspondra également à son poste, mais si un poste n’est pas mappé, nous disposons d’un moyen rapide de nous le faire savoir pour agir. Sélectionnez le lien Soutien par courriel.
   
   
   
   
4. Un pop-up offre de créer un dossier avec le service à la clientèle de Gestion de paie Toast concernant cette correspondance de poste. Vous pouvez éventuellement ajouter tous les détails pertinents à la zone de texte. Sélectionnez Envoyer et un représentant de Toast vous avisera une fois cette opération terminée.
   
   
    

Quand mapper les employés

Trouvez un scénario qui décrit la situation et voyez les détails qui aident à réparer chaque cas.
 

Résoudre les employés impayés sur la page de l’équipe

Sur la page Équipe de Gestion de la paie de Toast, il se peut que vous tombiez sur une bannière indiquant que les employés ne sont pas configurés pour être payés par la Gestion de la paie :
 

Sélectionnez En savoir plus pour accéder à cet article, alors que devez-vous faire? Cela dépend de l’employé :

• Si l’employé doit être rémunéré, mais qu’il doit déjà avoir un profil de paie, sélectionnez les trois points à côté de l’employé et choisissez Affecter un profil de paie. Cela vous amènera à la page de mappage pour les mapper ou les remapper si le profil est mal attribué).
• Si l’employé n’aura jamais à être payé, sélectionnez les trois points à côté de l’employé et choisissez Ignorer dans la paie dans le menu déroulant.
• Si l’employé doit être rémunéré, mais qu’il n’a pas de profil d’employé, sélectionnez les trois points à côté de l’employé et choisissez Ajouter un employé à la paie. Vous serez redirigé vers le flux de travail d’intégration du nouvel employeur avec certaines informations de l’employé déjà préremplies.

En outre, tenez compte de ces points :

• Si vous utilisez des filtres sur la page Équipe, le filtrage par emplacement n’affichera que les employés impayés se trouvant dans cet emplacement de point de vente. Si les filtres Postes terminés ou Postes sont activés, aucun employé impayé n’apparaîtra. En effet, les employés non rémunérés sont actifs (dans Toast Web, et non dans Gestion de paie Toast) et n’ont pas de poste, puisque les informations sur le poste ne sont disponibles que dans Gestion de paie Toast.
• Si vous archivez un profil en double dans Toast Web pour aider à résoudre l’erreur d’employé impayé, il se peut que vous ayez du retard dans la mise à jour de ce profil sur votre page Équipe dans Gestion de paie Toast.
• Les rôles de sécurité sont honorés. Les utilisateurs ne verront que les employés non rémunérés dans chaque emplacement auquel les rôles de sécurité RH+ et Gestionnaire ont accès dans Gestion de paie Toast. Les autorisations Toast Web ne sont pas prises en compte ici.
• Le coût et les rapports de votre PEPM ne sont pas affectés par les employés impayés.

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Employé embauché d’abord dans Toast Web

• Détails : Un employé est embauché d’abord dans Toast Web et ensuite dans Gestion de la paie. Le profil Toast Web avec lequel l’employé pointe à l’arrivée et au départ n’est pas associé au profil de paie. Au lieu de cela, le profil Toast Web généré automatiquement (créé lors de l’embauche dans la paie) est associé et le résultat final est que les entrées de temps des employés ne se synchronisent pas avec la paie.
• Solution : Commencez par archiver le profil Toast Web généré automatiquement puisqu’il ne contient pas de données d’entrée d’heures et/ou de pourboires. Le numéro d’employé de ce profil que nous voulons archiver sera identique à celui du profil de paie et il n’a très probablement pas de code d’accès au TPV. Ensuite, allez à l’outil de mappage et remappez l’employé au profil Web original de Toast contenant les données d’entrée d’heures et/ou de pourboires. Recherchez un profil ayant une date de dernier pointage récente.

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Dupliquer les profils Web de Toast

• Détails : Lorsque les employés ont plusieurs profils Toast Web, un seul contient généralement des entrées d’heures. Les employés ayant plusieurs profils Toast Web peuvent nécessiter un mappage.
• Solution : Utilisez les codes d’accès au TPV, les rapports de main-d’œuvre ou la date du dernier pointage pour identifier le profil à associer au profil de paie. Archivez les profils Toast Web supplémentaires, puis utilisez l’outil de mappage pour vérifier qu’ils sont liés.

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Profils de paie Toast en double

• Détails : Lorsque les employés ont plusieurs profils Gestion de paie Toast, leurs feuilles de temps et leurs pourboires (entre autres) peuvent être répartis entre les deux profils. Ils peuvent également avoir des profils Toast Web en double.
• Solution : Le mappage seul ne peut pas résoudre ce problème. Si les informations relatives à la main-d’œuvre et aux salaires d’un seul employé figurent sur deux profils Gestion de paie Toast, contactez le service à la clientèle pour les fusionner et vous assurer que l’association est correcte à l’avenir. Le service à la clientèle peut vous aider à déterminer si une modification salariale et/ou des frais peuvent s’appliquer.

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Feuilles de temps/pourboires non synchronisés

• Détails : Lors de la révision des feuilles de temps ou de l ' exécution de la paie, un employé apparaîtra sans heures ou sans pourboires du Gestionnaire des pourboires de Toast. Les rapports Web de Toast confirment qu’ils ont des entrées d’heures et/ou des pourboires qui devraient apparaître sur la liste de paie.
• Solution : Le profil de paie de l’employé peut être associé au mauvais profil Toast Web ou ne pas être associé complètement. Suivez les étapes ci-dessus pour synchroniser les profils corrects de l’employé. Si nécessaire, n’oubliez pas de renvoyer les feuilles de temps pour une synchronisation rapide (si vous n’utilisez pas l’approbation automatique des feuilles de temps, rouvrez-les avant de le faire).
  • Si vous utilisiez la paie lorsque vous l’avez remarqué, la paie devra être réinitialisée avant de mapper les profils. Cela permettra de synchroniser les feuilles de temps/pourboires de Toast Web vers Gestion de paie Toast afin qu’ils apparaissent sur votre paie.

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Réembauche d’un employé

• Détails : Lorsque vous réembauchez un employé, Toast désarchivera automatiquement l’ancien profil Toast Web et remappera les deux profils. Aucun mappage manuel n’est requis.
• Solution : Suivez le processus de réembauche dans le lien ci-dessus.

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FAQ sur le mappage des employés

Quelle est la différence entre les onglets Employés de la paie et Employés du TPV non associés?

L’onglet Employés de la paie répertorie tous les profils de paie et le profil Web de Toast vers lequel ils sont associés. L’onglet Employés non mappés du TPV répertorie tous les profils Toast Web et le profil de paie vers lequel ils sont mappés. Diviser les profils par produit vous permet de voir si un employé existe dans Toast Web ou Gestion de paie Canada, mais pas dans l’autre système.

Qu’est-ce qui fait qu’un employé est dans Gestion de paie Toast, mais pas dans Toast Web?

La cause la plus fréquente se produit lorsqu’un employé a été archivé dans Toast Web mais que son profil dans la paie reste actif. Utilisez la section Désarchiver un employé de Ajouter et gérer des employés dans Toast Web pour savoir comment désarchiver un profil Toast Web.
 

Qu’est-ce qui fait qu’un employé se trouve dans Toast Web, mais pas dans Gestion de paie Toast?

Nous constatons généralement cela lorsqu’un employé est ajouté à Toast Web, mais qu’il n’est jamais nouvellement embauché dans la paie. N’oubliez pas que tous les employés doivent être nouvellement embauchés dans la Gestion de paie, qui crée automatiquement et immédiatement leur profil correspondant dans Toast Web. Cela inclut l’ajout d’un employé à un deuxième emplacement; cette action doit encore se faire dans la paie et vous trouverez plus d’informations ici.
 

Dois-je associer un employé de Gestion de paie Toast qui ne pointe pas à l’arrivée ou au départ sur le TPV?

L’employé s’affichera toujours comme non mappé sous Mappage de l’employé. Au lieu de les associer à un profil Toast Web, choisissez Ignorer l’employé aux étapes 3 et 4 ci-dessus.
 

Puis-je afficher les employés à tous les emplacements en même temps?

Afin de préciser à quel emplacement un profil spécifique est lié et parce qu’un même employé peut être lié à plusieurs emplacements, les profils sont uniquement par emplacement et un utilisateur ne peut pas voir tous les employés en même temps.
 

Que sont les suggestions d’automappage?

Accords suggérés selon le prénom partiel, le nom partiel, l’adresse courriel ou le numéro d’employé. 
 

Pourquoi certains employés affichent-ils (archivés) à côté de leur nom dans la colonne Employé du TPV?

C’est à ce moment-là qu’un profil d’employé dans Toast Web a été supprimé ou archivé. Pour désarchiver un profil Toast Web, consultez cette page.
 

Les punchs existants d’un employé passeront-ils automatiquement du TPV à la paie une fois correctement mappés?

Non. Pour transférer les entrées d’heures existantes de Toast Web vers Gestion de la paie, vous devez accéder à Rapports > Main-d’œuvre > Gestion des entrées d’heures dans Toast Web et soumettre de nouveau les entrées d’heures.

Visitez Gestion de la paie de Toast : Obtenez de l’aide pour le mappage des employés pour obtenir plus de FAQ sur le mappage des employés.