Gestion de paie Toast : Gérer le mappage des employés

Dans cet article :

Basiques du mappage des employés
Comment utiliser l’outil de mappage
- Renvoyer les entrées d’heures
- Mapping individuel des employés
Quand associer les employés
FAQ sur le mappage des employés

Basiques du mappage des employés

Le mappage consiste à lier le profil Gestion de paie Toast d’un employé à son profil Toast Web. Lorsque les employés sont correctement associés, leurs données se synchronisent, comme les informations relatives aux entrées d’heures des appareils TPV Toast qui apparaissent sur les feuilles de temps Gestion de paie Toast.

Pour éviter la plupart des cas de mappage manuel, n’oubliez pas d’embaucher des employés dans le système Gestion de paie Toast et non dans Toast Web. Lorsque des employés sont embauchés dans Gestion de la paie de Toast par rapport à Toast Web, un profil Toast Web sera immédiatement créé et associé afin de synchroniser toutes les informations.

Si vous recherchez de l’aide pour mapper des employés, utilisez Gestion de la paie de des employés.

Comment utiliser l’outil de mappage

Accédez à Paramètres > Toast > Employés.
Utilisez le menu déroulant Emplacement pour passer d’un emplacement à l’autre au besoin.
Ci-dessous, vous pouvez utiliser l’onglet Employés de paie ou Employés du TPV non associés.
1. Sous l’onglet Employés de la paie, vous pouvez associer les profils des employés de Gestion de la paie de Toast aux profils des employés de Toast Web. Cet onglet répertorie tous les profils des employés du service de paie et indique comment/s’ils sont associés à un profil Toast Web correspondant. Les employés non associés sont indiqués par l’icône d’alerte rouge. Il est préférable de s’assurer que tous les employés horaires sont associés.
2. L’onglet Employés du TPV non mappés vous permet d’associer un profil d’employé Toast Web à un profil d’employé Gestion de la paie. Les profils non mappés ici peuvent être des doublons ou résulter de la création d’un profil Web Toast. Les profils Toast Web archivés sont stockés au bas. Les employés non associés sont indiqués par l’icône d’alerte rouge.
Si vous voyez un bouton Accepter une suggestion à côté du nom d’un employé, le système a identifié une correspondance suggérée basée sur le prénom partiel, le nom partiel, l’adresse courriel, le surnom et/ou le numéro de l’employé. Sélectionnez Accepter la suggestion si la correspondance est correcte.
Si la suggestion recommandée est incorrecte, sélectionnez le crayon de modification et le menu déroulant Mapper aux employés du TPV. Sélectionnez le profil correspondant. Toute modification apportée sur cette page sera enregistrée automatiquement.
Si aucune suggestion n’est fournie, sélectionnez la case intitulée du TPV et faites votre choix dans le menu déroulant. Tapez ici une partie du nom pour affiner votre recherche ou utilisez la date du arrivée pour identifier le profil à associer

Renvoyer les entrées d’heures

Une fois l’employé correctement mappé, n’oubliez pas de soumettre de nouveau les entrées d’heures de Toast Web. Les entrées d’heures ne se synchroniseront pas avec Gestion de paie Toast tant qu’elles ne seront pas renvoyées.

Après vous être connecté à Toast Web, allez à Rapports > Main-d’œuvre > Gestion de l’entrée d’heures.
Choisissez la plage de dates et l’employé souhaités à l’aide des menus déroulants en haut.
Sélectionnez maintenant chaque entrée d’heure (en dehors des champs modifiables). Cela ouvrira une barre latérale nommée Détails du quart de travail. Pour chaque entrée d’heures, sélectionnez tout simplement Enregistrer les modifications. Ces éléments seront synchronisés avec la feuille de temps de l’employé sur la paie.

Mapping individuel des employés

Gestion de la paie de Toast vous permet maintenant de voir le mappage des employés au niveau individuel. Sur la page principale du profil d’un employé, vous remarquerez un onglet à gauche étiqueté « Mappage du TPV ». Si cet onglet a une icône d’alerte rouge à côté, le mappage de cet employé peut être incorrect et nécessite une attention particulière.

Sélectionnez l’icône d’alerte rouge pour ouvrir un nouvel affichage avec des fonctionnalités de mappage. Dans l’exemple ci-dessous, vous remarquerez que le profil de paie et le poste de paie de Tim Benson ne sont pas associés. Sélectionnez le bouton Modifier pour ouvrir l’outil de mappage de cet employé.
Ouvrez le menu déroulant pour voir les profils Toast Web. Une fois que vous avez le bon profil, sélectionnez la coche pour confirmer ce travail. Vous pouvez également décider d’ignorer le mappage si cet utilisateur de la paie ne suit pas les entrées de temps et/ou les pourboires de Toast Web.
Une fois qu’un profil Toast Web a été sélectionné pour être associé, une barre grise indiquera la synchronisation en attente. Chaque fois qu’un utilisateur est associé, Toast nécessite environ une heure pour synchroniser automatiquement les profils et leurs données. Cependant, vous pouvez immédiatement synchroniser ces profils en sélectionnant le bouton Synchroniser avec le TPV dans le menu de gauche de cet écran.
Bien que les utilisateurs de la paie puissent voir lorsque les tâches principales ne sont pas associées (les tâches secondaires ne sont pas visibles ici), les tâches de correspondance ne peuvent être effectuées que par les administrateurs Toast. Dans de nombreux cas, mapper le profil d’un employé correspondra également à son poste, mais si un poste n’est pas mappé, nous disposons d’un moyen rapide de nous en informer pour agir. Sélectionnez le lien Assistance par courriel.
Un pop-up offre de créer un dossier avec le service à la clientèle de Gestion de paie Toast concernant ce mappage de poste. Vous pouvez éventuellement ajouter tous les détails pertinents à la zone de texte. Sélectionnez Envoyer et un représentant de Toast vous avisera une fois cette opération terminée.

Quand mapper les employés

Trouvez un scénario qui décrit la situation et voyez les détails qui aident à réparer chaque cas.

Résoudre les employés impayés sur la page de l’équipe

Sur la page Équipe de Gestion de la paie de Toast, vous pourriez tomber sur une bannière indiquant que les employés ne sont pas configurés pour être payés par la Gestion de la paie :

Sélectionnez En savoir plus pour accéder à cet article, que devez-vous faire? Cela dépend de l’employé :

Si l’employé doit être payé, mais qu’il doit déjà avoir un profil de paie, sélectionnez les trois points à côté de l’employé et choisissez Affecter le profil de paie. Cela vous amènera à la page de mappage pour les associer ou les remapper si le profil est mal attribué).
Si l’employé n’aura jamais besoin d’être payé, sélectionnez les trois points à côté de l’employé et choisissez Ignorer dans la paie dans le menu déroulant.
Si l’employé doit être payé, mais qu’il n’a pas de profil d’employé, sélectionnez les trois points à côté de l’employé et choisissez Ajouter l’employé à la paie. Vous serez redirigé vers le nouveau processus d’intégration de l’employeur avec certaines informations de l’employé déjà préremplies.

En outre, tenez compte de ces points :

Si vous utilisez des filtres sur la , le filtrage par emplacement n’affichera que les employés impayés se trouvant dans cet emplacement TPV précis. Si les filtres Terminé ou Postes sont activés, aucun employé impayé n’apparaîtra. En effet, les employés non rémunérés sont actifs (dans Toast Web, et non dans Gestion de la paie) et n’ont pas de poste, puisque les informations de poste ne sont disponibles que dans Gestion de la paie de Toast.
Si vous archivez un profil en double dans Toast Web pour aider à résoudre l’erreur d’employé impayé, il se peut que vous ayez du retard dans la mise à jour de ce profil sur la page de votre équipe dans Gestion de la paie de Toast.
Les rôles de sécurité sont honorés. Les utilisateurs ne verront que les employés impayés dans chaque emplacement auquel les rôles de sécurité RH+ et Gestionnaire ont accès dans Gestion de paie Toast. Les autorisations Toast Web ne sont pas prises en compte ici.
Vos coûts et rapports PEPM ne sont pas affectés par les employés impayés.

Employé embauché d’abord dans Toast Web

Détails : Un employé est embauché d’abord dans Toast Web et ensuite dans Gestion de la paie. Le profil Web Toast avec lequel l’employé pointe à l’arrivée et au départ n’est pas associé au profil de paie. À la place, le profil Toast Web généré automatiquement (créé lors de l’embauche dans la paie) est mappé et le résultat final est que les entrées de temps des employés ne se synchronisent pas avec la paie.
Solution : Commencez par le profil Toast Web généré automatiquement, car il ne contient pas les données relatives aux entrées d’heures et/ou aux pourboires. Le numéro d’employé de ce profil que nous voulons archiver sera identique à celui du profil de paie et il n’a très probablement pas de code d’accès au TPV. Passez ensuite à l’ et remappez l’employé au profil Web original de Toast contenant les données relatives aux entrées d’heures et/ou aux pourboires. Recherchez un profil ayant une date de dernier pointage récente.

Dupliquer les profils Web de Toast

Détails : Lorsque les employés ont plus d’un profil Toast Web, un seul contient généralement des entrées de temps. Les employés ayant plusieurs profils Toast Web peuvent nécessiter un mappage.
Solution : Utilisez les au TPV, les rapports sur la main-d’œuvre ou la date du dernier pointage pour identifier le profil à associer au profil de paie. les profils Toast Web supplémentaires, puis utilisez l’outil de mappage pour vérifier qu’ils sont liés.

Profils de paie Toast en double

Détails : Lorsque les employés ont plusieurs profils Gestion de la paie de Toast, leurs feuilles de temps et leurs pourboires (entre autres) peuvent être répartis entre les deux profils. Ils peuvent également avoir des profils Web en double.
Solution : Le mappage à lui seul pourrait ne pas résoudre ce problème. Si les informations relatives à la main-d’œuvre et aux salaires d’un seul employé figurent sur deux profils Gestion de paie Toast, contactez le service à la clientèle pour les fusionner et vous assurer que la correspondance est correcte à l’avenir. Le service à la clientèle peut vous aider à déterminer si une modification salariale et/ou des frais peuvent s’appliquer.

Feuilles de temps/pourboires qui ne se synchronisent pas

Détails : Lors de l ' examen des feuilles de temps ou de l ' exécution de la paie, un employé apparaîtra sans heures ou sans pourboires du de Toast. Les rapports Web de Toast confirment qu’ils ont des entrées de temps et/ou des pourboires qui devraient apparaître sur la liste de paie.
Solution : Le profil de paie de l’employé peut être associé au mauvais profil Toast Web ou ne pas être associé complètement. Suivez les pour synchroniser les profils corrects de l’employé. Si nécessaire, n’oubliez pas de de temps pour une synchronisation rapide (si vous n’utilisez pas l’approbation automatique de la feuille de temps, avant de faire cela).
- Si vous exécutiez la paie lorsque vous avez remarqué cela, la paie devra être avant de mapper les profils. Cela permettra de synchroniser les feuilles de temps/pourboires de Toast Web vers Gestion de paie Toast afin qu’ils apparaissent dans votre paie.

Réembauche d’un employé

Détails : Lorsque vous , Toast désarchivera automatiquement l’ancien profil Toast Web et remappera les deux profils. Aucun mappage manuel n’est requis.
Solution : Suivez le processus de réembauche dans le lien ci-dessus.

FAQ sur le mappage des employés

Quelle est la différence entre les onglets Employés de la paie et Employés du TPV non associés?

L’onglet Employés du service de paie répertorie tous les profils de paie et le profil Web de Toast auxquels ils sont associés. L’onglet Employés du TPV non associés répertorie tous les profils Web de Toast et le profil de paie auquel ils sont associés. Diviser les profils par produit vous permet de voir si un employé existe dans Toast Web ou Gestion de la paie, mais n’existe pas dans l’autre système.

Qu’est-ce qui fait qu’un employé se trouve dans Gestion de paie Toast, mais pas dans Toast Web?

La cause la plus fréquente survient lorsqu’un employé a été archivé dans Toast Web mais que son profil dans la Gestion de paie reste actif. Utilisez la section Désarchiver un employé de pour savoir comment désarchiver un profil Toast Web.

Qu’est-ce qui fait qu’un employé se trouve dans Toast Web, mais pas dans Gestion de paie Toast?

Nous constatons généralement cela lorsqu’un employé est ajouté à Toast Web, mais qu’il n’est jamais nouveau embauché dans la paie. N’oubliez pas que tous les employés doivent être nouvellement embauchés dans Gestion de la paie, qui crée automatiquement et immédiatement leur profil correspondant dans Toast Web. Cela inclut l’ajout d’un employé à un deuxième emplacement; cette action doit encore être effectuée dans la paie et vous trouverez plus d’informations .

Dois-je associer un employé de Gestion de paie Toast qui ne pointe pas à l’arrivée ou au départ sur le TPV?

L’employé s’affichera toujours comme non associé dans le mappage des employés. Au lieu de les associer à un profil Toast Web, choisissez Ignorer l’employé aux étapes 3 et 4 .

Puis-je afficher les employés à tous les emplacements en même temps?

Afin de préciser à quel emplacement un profil spécifique est lié et parce qu’un même employé peut être lié à plusieurs emplacements, les profils ne sont définis que par emplacement et un utilisateur ne peut pas voir tous les employés en même temps.

Que sont les suggestions d’automappage?

Pairages suggérés selon le prénom partiel, le nom partiel, l’adresse courriel ou le numéro d’employé.

Pourquoi certains employés affichent-ils (archivés) à côté de leur nom dans la colonne Employé du TPV?

C’est à ce moment qu’un profil d’employé dans Toast Web a été supprimé ou archivé. Pour désarchiver un profil Toast Web, consultez .

Les punchs existants d’un employé passeront-ils automatiquement du TPV à la paie une fois qu’ils auront été correctement mappés?

Non. Pour transférer les entrées d’heures existantes de Toast Web vers la Gestion de la paie, vous devrez accéder à Rapports > Main-d’œuvre > Gestion des entrées d’heures dans Toast Web et d’heures de nouveau.

Sélectionnez pour consulter la FAQ sur le mappage des employés.

Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.