Gestion de paie Toast : FAQ sur l’ACA et le formulaire 1095-C

Dernière mise à jour : 8 avr. 2026, 10 h 03

Obtenez des réponses aux questions fréquemment posées concernant les formulaires 1095-C et la Loi sur les soins abordables (AAC).
Cet article ne doit être utilisé que par les entreprises disposant de l’abonnement Gestion de paie Toast Pro qui ne gèrent pas les avantages sociaux par l’entremise de SimplyInsured. Si vous utilisez SimplyInsured pour gérer votre couverture d’avantages sociaux, envoyez-lui un courriel à toastsupport@simplyinsured.com pour discuter de l’ACA, du formulaire 1095-C et/ou des grands employeurs applicables.

 

Dans cet article :

ACA et ALE

Formulaires

 

 

Qu’est-ce que l’ACA?

L’ACA (abréviation de l’Affordable Care Act) est une loi fédérale de réforme des soins de santé adoptée en 2010. L'ACA vise à fournir une assurance-maladie abordable, à étendre le programme d'assurance-maladie et à soutenir les méthodes de Livraison médicale.

Les employeurs doivent tenir particulièrement compte de deux des dispositions de l'ACA :

 

      • Remarque : Ces deux dispositions ne s’appliquent qu’aux employeurs qui répondent aux critères de l’IRS concernant les grands employeurs applicables (ALE).
      • La disposition sur la responsabilité partagée de l’employeur. Souvent appelée « disposition relative à la rémunération ou au jeu » ou « mandat de l’employeur », l’employeur de 50 employés à temps plein ou plus, y compris les employés équivalents temps plein (ETP), doit soit :
        • Offrir une couverture minimale essentielle « abordable » et offrant une « valeur minimale » à leurs employés à temps plein (et à leurs personnes à charge).
          • Abordabilité - l’IRS a fourni trois ports de sécurité que les employés peuvent utiliser pour définir l’accessibilité financière
            • Taux de rémunération des employés
            • Seuil de pauvreté fédéral
            • Salaires W-2
          • Valeur minimale – un régime d’employeur prévoit une valeur minimale s’il couvre au moins 60 % du coût total autorisé des prestations qui devraient être incluses dans le régime (en tenant compte des franchises, des copays et des assurances). 
        • Ou éventuellement effectuer un paiement de responsabilité partagée par l’employeur à l’IRS.
      • Disposition relative à la communication de renseignements par l’employeur (regardez la courte vidéo ci-dessous pour obtenir des renseignements sur ces deux responsabilités de l’employeur).

 

Regardez cette courte vidéo et consultez la FAQ ci-dessous pour en savoir plus sur la déclaration d’ACA.

 

Que fait le module ACA?

Les fonctionnalités continues du module ACA permettent de suivre et de déterminer les employés qui ont travaillé suffisamment d’heures en moyenne pour être considérés par la loi comme admissibles à une couverture médicale et permettent aux employeurs d’offrir à ces employés une couverture.

Le suivi et l’offre d’avantages sociaux aux employés admissibles permettent de respecter l’ACA. Le faire dans Gestion de la paie de Toast conserve les données nécessaires pour déterminer le codage des formulaires 1095-C et 1094-C, en minimisant le travail manuel à effectuer au moment de la déclaration. 

 

Comment Gestion de paie Toast m’aide-t-il à gérer l’ACA tout au long de l’année

Gestion de la paie de Toast dispose à la fois des données de paie nécessaires pour déterminer à qui offrir la couverture et peut les associer à notre fonctionnalité d’avantages sociaux afin que vous puissiez offrir la couverture aux employés concernés. Grâce au module, vous pouvez :

 

      1. Calculez si votre entreprise est considérée comme un grand employeur applicable (ALE) en fonction du nombre d’employés à temps plein ou équivalents temps plein (ETP) au fil du temps.
      2. Suivez les heures travaillées dans Gestion de paie Toast
      3. Déclarez « en moyenne » les heures travaillées par l’entremise de la fonction ACA
      4. Utilisez ces rapports pour déterminer les employés à temps plein admissibles aux prestations selon l’ACA
      5. Offrir une couverture médicale aux employés admissibles
      6. Avoir un dossier attestant que vous avez offert une couverture à un employé et que celui-ci a exercé son choix par l’entremise de la fonctionnalité des avantages sociaux

 

Que faut-il configurer pour offrir des avantages sociaux et enregistrer les choix?

Une fois que vous avez déterminé à qui offrir la couverture, vous pouvez offrir la couverture à ces employés par l'entremise de la fonctionnalité des avantages sociaux.

 

Configuration des fonctionnalités des avantages

Le module des avantages sociaux doit être configuré avec tous les niveaux d’avantages de votre entreprise. Un niveau d’avantages contient tous les détails de votre offre d’avantages sociaux à un employé. Par exemple, une entreprise qui a un ensemble d’avantages ou de prix différents pour les gestionnaires/cadres peut avoir un niveau de gestionnaire distinct de son offre standard. Ces niveaux devraient inclure toutes les prestations de soins de santé applicables aux employés admissibles. 

 

Offre de couverture de l’employé

Les avantages sociaux peuvent être offerts aux employés par l’entremise du module ACA dès qu’ils y sont admissibles. Si les rapports calculent le nombre de personnes admissibles aux prestations, vous pouvez mettre à jour le niveau de prestations de l’employé en accédant à Avantages sociaux > Afficher et gérer les prestations de santé > Rapports d’ACA. Dans la section Suivi des mesures rétrospectives et détermination de l’admissibilité à la couverture, sélectionnez les niveaux FEIN et ACA, puis choisissez la version Alertes continues du rapport. Sélectionnez Afficher pour voir les résultats à l’écran. Sélectionnez le bouton Couverture de l’offre à gauche de l’employé et modifiez le menu déroulant pour le niveau d’avantage applicable. Modifiez les niveaux de tous les employés indiqués en sélectionnant Offre de couverture à tous les niveaux EE au bas. Informez les employés qu’ils sont maintenant admissibles à la couverture. 

 

Inscription des employés

Les employés admissibles peuvent ouvrir une session dans Gestion de paie Toast pour s’inscrire aux avantages sociaux. Si l’inscription a lieu lors de l’Inscription Ouverte Ordinaire de votre entreprise, l’employé peut suivre le processus d’inscription dans le reste de l’entreprise. Pour ceux qui s’inscrivent en Numéro d’identification du commerçant (NIC) d’année de plan, un événement admissible est nécessaire. Ici, découvrez comment offrir des avantages aux employés.


Une fois l’inscription terminée, les choix des employés sont saisis et les retenues sont automatiquement créées. L’inscription est enregistrée dans la bibliothèque de documents de l’employé avec la signature de l’utilisateur qui a complété l’inscription. Il est conseillé à l’employé de compléter son inscription à l’aide de sa propre connexion afin que vous disposiez d’une trace de la reconnaissance par l’employé de son offre de couverture.


Cette offre et cette inscription, ou cette désinscription, à la couverture sont enregistrées dans le module ACA et le code 1095-C est calculé à la fin du mois.


Si vous souhaitez configurer le module, clavardez avec nous via le point de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n’importe quelle page Gestion de paie Toast et nous pourrons vous aider à recueillir les informations requises.

 

Que faut-il pour configurer le module de rapports continus?

Les données sur les heures et les périodes de mesure sont nécessaires pour produire des rapports continus. Ce rapport indiquera qui est un ETP, c'est-à-dire un employé qui travaillait en moyenne 30 heures par semaine/130 heures par année.

    • Données des heures : La Gestion de paie Toast doit disposer d’une année complète de données d’heures dans le système pour produire des rapports continus. Si vous devez déterminer si vous êtes un ALE, vous devez fournir toutes les données relatives aux heures de l’année précédente. Si vous traitez la paie dans Gestion de paie Toast depuis un an, ces données se trouvent dans le système à partir de la paie. Si vous êtes nouveau chez Gestion de paie Toast, nous devons importer les heures travaillées par mois par employé et par FEIN.
    • Règles de mesure : Il existe deux méthodes pour déterminer si un employé est un ETP :  
    • Méthode mensuelle :  Cette méthode est le plus souvent utilisée pour les employés qui travaillent une semaine de travail standardisée, car elle mesure les employés chaque mois afin de déterminer le nombre d’heures qu’ils ont travaillées. Une couverture est offerte à ces employés à la fin du mois. Le rapport d’audit par employé de la paie peut être utilisé pour mesurer les heures par mois. 
    • Méthode de retour en arrière : Cette méthode mesure les heures de « retour en arrière » sur une période plus longue déterminée par votre entreprise en fonction de votre interprétation de la loi. Bien qu’elle soit plus compliquée, cette méthode est conçue pour déterminer avec plus de précision le statut à temps plein, car elle est mesurée sur une plus grande période de temps. Il s’agit de la méthode utilisée par nos rapports ACA pour calculer les employés ETP. La méthode du retour en arrière est divisée en trois périodes :
      • Période de mesure : Période pendant laquelle l’employeur mesure les heures d’un employé à heures variables afin de déterminer si l’offre de couverture doit être conforme à son mandat (par défaut du système : 12 mois)
      • Période administrative : Période postérieure à une période de mesure mais antérieure à une période de stabilité pendant laquelle un employeur peut prendre le temps nécessaire pour effectuer des calculs précis afin de déterminer le statut à temps plein (par défaut du système) : 1 mois)
      • Période de stabilité : Période pendant laquelle un employé à heure variable se voit offrir une protection et une protection continue OU pendant laquelle un employé est « verrouillé » à la suite des résultats d’une période de mesure. L’employé est toujours mesuré pendant cette période, mais la détermination de la période de mesure n’entrera en vigueur qu’une fois la période de stabilité terminée. (par défaut du système : 12 mois)

 

Chaque employé a deux séries de ces périodes :

      1. Initiale pour les nouveaux employés
      2. Permanent pour les employés qui ont traversé chaque période initialement

 

Selon votre interprétation ou application de l’ACA, la durée de chaque période peut varier pour les mesures initiales par rapport aux mesures continues. Par exemple, une période de mesure initiale peut être de 12 mois, mais la période de mesure continue peut n’être que de 11 mois. Il est également possible que vous ayez des règles de mesure différentes selon les groupes d’employés. Votre équipe RH ou votre courtier en avantages sociaux peut vous aider à déterminer vos périodes de retour en arrière.


Lorsque vous disposez de ces données dans le système, vous pouvez utiliser les rapports d’ACA de Gestion de paie Toast pour déterminer si vous êtes un ALE et quels employés sont admissibles aux prestations. Voir Gestion de paie Toast : Utilisez Rapports ACA pour obtenir des instructions sur l’exécution de ces rapports. 

 

Qu’est-ce qu’un grand employeur applicable (ALE)?

Le statut d'employeur de grande taille applicable (ALE) est déterminé par la taille et la structure de l'effectif de l'employeur.


Pour être admissible à une ALE pour une année civile donnée, un employeur doit avoir eu en moyenne au moins 50 employés à temps plein (y compris des employés équivalents temps plein) au cours de l'année civile précédente.


Visitez Gestion de la paie de Toast : Déterminez le statut des grands employeurs applicables (ALE) pour en savoir plus sur les grands employeurs applicables.

 

Je suis un ALE. Comment Gestion de paie Toast m’aide-t-il à gérer l’ACA?

Pour les personnes inscrites au niveau de service Essentiel, Gestion de paie Toast vous permet de :

      • Suivez les heures travaillées dans Gestion de paie Toast
      • Signalez les heures « moyennes » travaillées grâce à la fonctionnalité ACA de Toast
      • Utilisez les rapports du système pour vous aider à déterminer quels employés à temps plein peuvent être admissibles aux prestations en vertu de l’ACA
      • Suivre et recevoir des offres de couverture médicale aux employés


Les données sur la couverture médicale et les détails entourant les régimes de soins de santé sont des détails importants à prendre en compte lors de la détermination des codes à inclure dans les formulaires ACA. 

Comme pour les formulaires W-2, l’équipe Gestion de paie Toast peut vous fournir des copies électroniques des formulaires ACA et les soumettre à l’IRS en votre nom. Des copies papier du formulaire 1095-C peuvent également être disponibles pour les employés qui ne consentent pas à recevoir leurs formulaires par voie électronique.

 

Qu’est-ce que le formulaire 1094-C?

Selon l’IRS, le formulaire 1094-C est utilisé pour déclarer les renseignements sommaires de l’IRS pour chaque employeur et pour transmettre les formulaires 1095-C à l’IRS.

 

Qu’est-ce que le formulaire 1095-C?

Conformément à l'IRS, le formulaire 1095-C est produit et fourni à tout employé d'un participant applicable aux grands employeurs (ALE) qui est employé à temps plein pendant un ou plusieurs mois du calendrier. Le formulaire est un relevé annuel décrivant l’offre d’assurance mise à la disposition de l’employé et les circonstances entourant le choix de l’employé d’accepter l’offre de couverture. Les membres de l’ALE doivent déclarer ces informations pour les douze mois de l’année civile pour chaque employé.

 

Quand les formulaires 1095-C sont-ils envoyés?

L’IRS affirme que les employeurs doivent fournir une copie du formulaire 1095-C aux employés concernés d’ici le 2 mars 2026. Voir Gestion de paie Toast : Obtenir de l’aide pour la déclaration ACA pour un calendrier des dates importantes.

 

Qui reçoit un formulaire 1095-C?

Une ALE doit fournir un formulaire 1095-C dûment rempli à chaque employé qui était un employé à temps plein de l’ALE pour n’importe quel mois de l’année civile.

 

Comment les particuliers reçoivent-ils le formulaire 1095-Cs?

Tant que vous utilisez notre module ACA, le formulaire 1095-C fonctionne comme les autres documents de fin d’année du point de vue de Gestion de paie Toast. Tous les employés recevront une copie électronique dans Impôts et documents > Documents de fin d’exercice. Pour en savoir plus sur les formulaires 1095-C et 1094-C, cliquez ici : Gestion de paie Toast : FAQ sur l’ACA et le formulaire 1095-C.


Si les employés ont choisi des documents papier de fin d’année, des copies papier sont envoyées par la poste à une seule adresse, par FEIN, pour être distribuées par l’employeur. 


Vous pouvez consulter les données de déclaration du formulaire 1095-C et du formulaire 1094-C dans Prestations > Afficher et gérer les régimes de soins de santé > Déclaration d’ACA.

 

Suis-je tenu d’envoyer à mes employés le formulaire 1095-Cs?

En 2025, la Paperwork Burden Reduction Act (PBRA) a modifié l’ACA. Visitez Gestion de la paie de Toast : Loi sur l’allégement du fardeau de la paperasserie pour voir si vous êtes admissible et comment vous pourriez éviter de distribuer ces formulaires.

 

Que se passe-t-il si je ne dépose pas les formulaires 1095-C/1094-C ?

L’IRS peut imposer des pénalités aux employeurs qui omettent de produire une déclaration de renseignements avant la date requise et qui omettent d’inclure les renseignements requis ou corrects dans leurs déclarations. Pour plus d’informations sur ces amendes et la manière dont elles sont imposées, veuillez consulter le site Web de l’IRS.

 

Les employés pourront-ils consulter une copie électronique du formulaire 1095-C dans Gestion de paie Toast?

Oui. Les formulaires électroniques seront disponibles dans le profil d’un employé sous Impôts et documents > Formulaires de fin d’année si l’employé choisit de recevoir ses formulaires par voie électronique. Vous pouvez accéder à des données supplémentaires sur les employés en accédant à leur profil > Avantages sociaux > Données de déclaration ACA.

 

Quels renseignements apparaissent sur un formulaire 1095-C?

Le formulaire 1095-C contient généralement une partie (ou la totalité) des renseignements suivants :

      • Nom de l’employé
      • Informations d’identification telles que le NAS/SSN et l’adresse
      • Nom de l’entreprise
        • Un employé peut recevoir un formulaire 1095-C pour chaque entreprise pour laquelle il a travaillé pendant une année, selon les circonstances entourant son admissibilité aux prestations
      • Informations indiquant quels mois (ou tous les mois) au cours de l’année un employé peut avoir été admissible à une couverture de soins de santé
      • les circonstances entourant une offre de couverture médicale à un employé;
      • Le coût mensuel des primes le plus bas réservé aux employés
        • Le coût mensuel des primes le plus bas pour un employé uniquement peut ne pas nécessairement être le même que celui du régime auquel l’employé a réellement adhéré. Par exemple, si un employé a choisi de participer à une couverture de soins de santé pour un régime familial, le coût d’un régime réservé aux employés peut être indiqué.
      • Personnes à charge couvertes

 

Votre fournisseur de ressources humaines devrait pouvoir vous en dire plus sur l’assurance de votre entreprise. Pour plus d’informations, consultez les instructions officielles sur le site Internet de l’IRS.

 

Que faire si un employé remarque une erreur sur le formulaire 1095-C?

Si un employé remarque une erreur ou une divergence sur son formulaire 1095-C, Gestion de paie Toast est disponible pour discuter des détails des données déclarées et générées sur le formulaire en contactant benefitsops@toasttab.com.

 

Où puis-je consulter les renseignements de déclaration ACA d’un employé?

Cela se trouve en accédant au profil d’un employé > Avantages sociaux > Données de déclaration ACA. Sur cette page, vous pouvez prévisualiser les données 1095-C d’un employé. Les cases 14, 15 et 16 seront indiquées pour chaque mois.

 

Qu’est-ce qu’un formulaire 1095-B?

Conformément à l'IRS, le formulaire 1095-B est utilisé pour déclarer à l'IRS et aux contribuables certains renseignements concernant les personnes couvertes par la couverture minimale essentielle et, par conséquent, non redevables du paiement de responsabilité partagée. La Gestion de paie Toast ne prend pas en charge et ne génère pas le formulaire 1095-B pour le moment.

 

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Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.