Toast 薪资：管理员工映射

本文内容：

• 开始之前
• 快速修复
• 本文涵盖内容与后续步骤
• 在 Toast 薪资中映射员工
  • 使用映射工具
  • 从员工个人资料中映射单个员工
• 解决常见的映射问题
  • 小费无法发送至薪资系统：“1 名员工未映射”
  • 小费池显示“未映射”，但映射页面显示正常
  • 工时记录或工时未同步至薪资系统
  • 添加新职位后 POS 映射出现红色警报图标
  • 先在 Toast Web 中入职
  • 重复的 Toast Web 个人资料
  • 重复的 Toast 薪资个人资料
  • 重新聘用员工
  • 在团队页面上解决未付款员工的问题
• 在联系客户服务之前
• 常见问题解答
• 相关文章

开始之前

适用于：Toast Payroll, Toast Web, Toast POS

所需权限：

• Toast Payroll 中的 HR+ 用户角色（访问映射模块所必需）

您将完成的操作：将员工的 Toast Payroll 个人资料与正确的 Toast Web 个人资料相关联，以便考勤记录、小费、职位、工资率和员工状态在 Toast Payroll 和 Toast Web 之间自动同步。

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快速修复

下表列出了最常见的映射症状及其原因和最快的修复方法。每一行都链接到下方相应的分支。

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本文涵盖内容与后续步骤

本文重点介绍如何将 Toast Payroll 档案关联至 Toast Web 档案。关于相关主题：

• 详细的工时录入和消费同步故障排除（超出映射范围）：请参阅 Toast Payroll：与 Toast Web 同步信息。
• 逐步归档重复的 Toast Web 档案：请参阅 Toast Web 中的重复员工档案。
• 非映射导致的消费池错误：请参阅 获取 Toast 小费管理工具帮助。
• 未付款员工三点菜单详情（分配 Payroll 档案 / 在 Payroll 中忽略 / 将员工添加到 Payroll）：请参阅 Toast Payroll：团队页面。
• 招聘或重新聘用员工：请参阅 Toast Payroll：重新聘用指南。

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映射 Toast Payroll 中的员工

映射是将员工的 Toast Payroll 档案与其 Toast Web 档案相关联的过程。当员工被正确映射后，他们的数据会自动同步——包括来自 Toast POS 设备的小费、工作、职位、工资率、员工状态和工时记录，这些数据会显示在 Toast Payroll 工时表中。

为避免大多数手动映射的情况，请在 Toast Payroll 中聘用员工，而不是在 Toast Web 中。当员工在 Toast Payroll 中被聘用时，系统会立即创建 Toast Web 档案并自动进行映射。

使用映射工具

1. 在 Toast Payroll 中，导航至 设置 > Toast > 员工。
2. 必要时，使用 地点 下拉菜单在不同地点之间切换。映射页面一次仅显示一个地点。
3. 选择符合您需求的选项卡：
   • 薪资员工— 将 Toast Payroll 员工档案与 Toast Web 员工档案进行匹配。此选项卡列出了所有薪资员工档案，以及他们如何（或是否）映射到相应的 Toast Web 档案。未映射的员工会显示红色警报图标。确保所有时薪员工均已映射是最佳实践。
     
     
     
     
   • 未映射的 POS 员工— 将 Toast Web 员工档案映射到 Toast Payroll 员工档案。此处未映射的档案可能是重复项，或者是先创建 Toast Web 档案的结果。已归档的 Toast Web 档案存储在底部。
     
     
     
     
4. 如果员工姓名旁边显示 Accept Suggestion 按钮，则系统已根据部分名字、部分姓氏、电子邮件地址、昵称和/或员工编号识别出建议的匹配项。如果匹配正确，请选择 Accept Suggestion。
5. 如果建议不正确，请选择编辑铅笔图标，并从 Map to POS Employee 下拉菜单中选择正确的个人资料。在此页面上所做的任何更改都会自动保存。
6. 如果没有出现建议，请选择 Map to POS Employee 框并从下拉菜单中进行选择。输入部分姓名以缩小列表范围，或使用 Last Clock-in 日期来确定正确的个人资料。
   
   
   
   
7. 如果该人员不是 Toast Web 用户，请选择 Ignore this Employee。
   • 在 Payroll 中忽略的原因：员工并非从该地点领取工资，但仍需要 Toast Web 访问权限（例如，公司人员）；或者该个人资料是通用的非人类个人资料，例如 Bar Drawer AM 或公共收银员登录名。
   • 在 POS 中忽略的原因：该人员仅需要 Toast Payroll 访问权限（例如，簿记员或会计师）；或者您希望限制该人员对该地点的 POS 访问权限，但仍需向其支付工资（例如，受薪员工或公司员工）。
8. 如果 Toast Web 个人资料中员工姓名旁边显示 (archived)，请按照 Add and Manage Employees in Toast Web 中的“取消归档员工”说明进行操作。如果员工被重新聘用，则属于这种情况。
9. 正确映射个人资料后，您必须重新提交现有的工时记录（否则 Toast Web 中已有的工时记录将不会同步到新映射的 Toast Payroll 个人资料中）：
   1. 在 Toast Web 中，导航至 Reports > Labor > Time entry management。
   2. 使用顶部的下拉菜单选择所需的日期范围和员工。
   3. 选择每条工时记录（在可编辑字段之外）以打开 Shift details 侧边栏。对于每条工时记录，选择 Save changes。

Expected outcome:该员工的 Payroll Employees 选项卡中其姓名旁不再显示红色警报图标，且工时记录会显示在其 Toast Payroll 工时表中。

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Map a Single Employee From Their Profile

Toast Payroll 让您可以直接从员工个人资料中查看并修复其映射。

1. 打开员工的 Toast Payroll 个人资料，查看左侧的 POS 映射 选项卡。如果该选项卡旁边有红色警报图标，则说明该员工的映射需要注意。
   
   
   
   
2. 选择红色警报图标以打开映射视图。您将看到薪资个人资料和薪资职位是否未映射。
   
   
   
   
3. 选择 编辑 以打开该员工的映射工具。从下拉菜单中选择正确的 Toast Web 个人资料，然后选择复选标记进行确认。如果该薪资用户不跟踪来自 Toast Web 的工时记录或小费，您也可以选择 忽略映射。更改会立即保存。
4. 等待最多三分钟，作业将自动同步。要加快同步速度，请打开员工的 Toast Payroll 个人资料，然后选择左下角的 同步至 POS。
5. 如果员工的职位在完成个人资料映射并点击“同步至 POS”后仍未映射，请选择 联系支持人员 链接。弹窗优惠为您针对该职位映射创建 Toast Payroll 客户服务工单。添加任何相关详细信息，然后选择 发送。
   
   

职位映射只能由 Toast 管理员完成。在许多情况下，映射员工的个人资料也会映射其职位。辅助职位在此页面上不可见 — 一旦职位映射完成，Toast 将通知您。

Expected outcome:在配置文件完成映射后（如果创建了职位映射案例，则需在 Toast Payroll 客户服务部门解决该案例后），POS 映射选项卡上的红色警报图标即会清除。

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解决常见映射问题

以下分支涵盖了 Toast Payroll 用户最常报告的症状。每个分支都会告诉您原因和解决方法。

小费无法发送至工资单：“1 名员工未映射”

将小费发送至工资单时，您可能会看到以下一个或多个错误：

• “1 名员工未映射。”映射此员工。”
• “抱歉！我们无法批准 2 天。”
• “以下日期发送失败：”

如果因员工未映射而导致小费无法发送：

1. 在 Toast Payroll 中，导航至 设置 > Toast > 员工。
2. 在 Payroll Employees 选项卡上，查找未映射的员工（标有红色警报图标）。通过选择编辑铅笔图标，并从 Map to POS Employee 下拉菜单中选择正确的配置文件，将每个未映射的 Toast Payroll 配置文件映射到正确的 Toast Web 配置文件。
3. 返回小费管理器并尝试重新发送小费。
4. 如果小费仍然无法发送，请参阅 Tip Pool Says \"Unmapped\" but the Mapping Page Is Clean —— 未映射的员工通常隐藏在“未映射的 POS 员工”选项卡底部。

Expected outcome:小费发送成功，错误消息随之清除。

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Tip Pool Says \"Unmapped\" but the Mapping Page Is Clean

如果小费管理器显示某位员工未映射，但映射页面显示所有员工均已映射，则该未映射的员工通常是在 Payroll 中被标记为“已忽略”的小费接收配置文件。这些条目仍可能阻止小费发送。

1. 在 Toast Payroll 中，导航至 设置 > Toast > 员工。
2. 打开 Unmapped POS Employees 选项卡并滚动到列表底部。
3. 查找在薪资系统中被标记为“已忽略”的任何活跃且可接收小费的员工。常见示例包括通用的 POS 档案，例如公共调酒师、在线订餐或参与小费池的外带专用档案。
4. 对于此部分中参与小费池的每个档案，请选择编辑铅笔图标，并从下拉菜单中选择正确的 Toast Payroll 档案。更改会自动保存。
5. 如果该档案确实是非员工（例如，仅用于汇总的通用调酒师抽屉），则必须在 Toast Web 中将该档案从该小费池中移除——请参阅 获取 Toast 小费管理工具的帮助。
6. 返回“小费管理”报告并尝试再次发送小费。

Expected outcome:小费管理工具不再报告未映射的员工，当天的各项小费已成功发送。

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工时记录或工时未同步至薪资系统

如果员工在 Toast POS 设备上打卡，但其工时未出现在其 Toast Payroll 工时表中，则 Toast Payroll 档案很可能映射到了错误的 Toast Web 档案（或完全未映射）。

1. 在 Toast Payroll 中，导航至 设置 > Toast > 员工 并打开 薪资员工 选项卡。
2. 找到该员工。如果其所在行显示红色警报图标，请将其 Toast Payroll 档案映射到正确的 Toast Web 档案。使用 上次打卡 日期来确定哪个 Toast Web 档案是活跃档案。
3. 如果该行已显示映射的 Toast Web 档案但未出现任何工时记录，则该档案可能映射到了错误的 Toast Web 档案。确认员工用于打卡的 POS 访问代码与其映射的档案相匹配。请参阅 Toast Web 中的重复员工档案 以查找正确的档案。
4. 从 Toast Web 重新提交现有的工时记录——在重新提交之前，它们不会同步到 Toast Payroll：
   1. 在 Toast Web 中，导航至 Reports > Labor > Time entry management。
   2. 选择日期范围和员工。
   3. 选择每条工时记录以打开 班次详情 侧边栏。对于每条记录，选择 保存更改。
5. 如果您在注意到工时缺失时正在运行工资单，则必须先重置工资单，映射更改才会生效 — 请参阅 Toast Payroll:与 Toast Web 同步信息。如果您不使用自动工时表审批，请在重新提交工时条目之前重新打开工时表。

Expected outcome:工时条目在 Toast Web 中重新提交后的几分钟内会出现在 Toast Payroll 工时表上。

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添加新职位后 POS 映射上的红色警报图标

在您为员工的 Toast Payroll 个人资料添加新职位或岗位后，您可能会在“POS 映射”选项卡上看到一个红色警报图标，并显示消息“职位同步待处理”。下次同步后，该员工在薪资系统中的作业将添加到其 Toast POS 档案中。”

1. 等待最多三分钟，作业将自动同步。
2. 要加快同步速度，请打开员工的 Toast Payroll 个人资料，然后选择左下角的 同步至 POS。
3. 在 Toast POS 设备上，刷新设备数据以使新职位显示：
   1. 在密码屏幕上，根据需要切换用户。
   2. 确切的重新同步步骤取决于您的 Toast POS 设备版本。如果不确定，请参阅 重新同步设备上的所有数据 — 在重新同步之前，请确认设备状态在线且没有仍在“处理中”的付款。
4. 如果重新同步后红色警报图标仍然存在，请返回员工的 Toast Payroll 个人资料，选择红色警报图标，并查找 联系支持人员 链接。选择该链接以针对职位映射向 Toast Payroll 客户服务部门创建工单。
5. 如果“联系支持人员”链接不可见，请参阅 联系客户服务前 — 必须由 Toast 管理员为您完成职位映射。

Expected outcome:一旦新职位同步到 Toast POS 且任何所需的 Toast 管理员职位映射完成，红色警报图标就会清除。

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先在 Toast Web 中入职

原因：该员工先在 Toast Web 中入职，后在 Toast Payroll 中入职。员工用于打卡的 Toast Web 个人资料未映射，而自动生成的 Toast Web 个人资料（在 Toast Payroll 入职期间创建）已映射。工时条目不会同步到 Toast Payroll。

解决方法：

1. 在 Toast Web 中，导航至 员工 > 员工管理 > 员工。
2. 查找该员工的所有两个 Toast Web 个人资料。自动生成的个人资料（Toast 在 Toast Payroll 入职期间创建的那个）通常没有 POS 访问代码，并且与 Toast Payroll 个人资料具有相同的员工编号。归档该个人资料——请参阅 Add and Manage Employees in Toast Web。
3. 返回 Toast Payroll 并导航至 设置 > Toast > 员工。
4. 在 薪资员工 选项卡上，将该员工重新映射到包含其工时记录和消费数据的原始 Toast Web 个人资料。使用 最后打卡 日期来识别正确的个人资料。

Expected outcome:来自原始 Toast Web 个人资料的工时记录和消费数据会流入 Toast Payroll 工时表。

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重复的 Toast Web 个人资料

原因：当员工拥有多个 Toast Web 个人资料时，通常只有一个会包含工时记录。拥有多个 Toast Web 个人资料的员工通常需要重新映射，且必须归档未使用的个人资料以防止反复出现问题。

注意：在 Toast Web 中，个人资料是归档而非永久删除。客户有时将归档操作描述为“删除”。

修复（概览）：

1. 确定哪个 Toast Web 个人资料包含有效的工时记录和消费数据——使用 POS 访问代码、劳动力报告或“最后打卡”日期。
2. 归档多余的 Toast Web 个人资料。
3. 使用映射工具确认 Toast Payroll 个人资料已链接到正确的（有效的）Toast Web 个人资料。

有关归档和识别的分步说明，请参阅 Duplicate Employee Profiles in Toast Web。

Expected outcome:该员工只有一个有效的 Toast Web 个人资料，且 Toast Payroll 个人资料已映射到该资料。

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重复的 Toast Payroll 个人资料

原因：当员工拥有多个 Toast Payroll 个人资料时，他们的工时表和小费可能会分散在这些个人资料中。他们可能还有重复的 Toast Web 个人资料。

解决方法：仅靠映射无法解决此问题——必须由 Toast Payroll 客户服务专家团队协调重复的 Toast Payroll 个人资料，以将工资和劳动力数据保留在单个个人资料中，并避免重复的税务文件。在开立工单前，请参阅 联系客户服务前。

Expected outcome:Payroll 客户服务专家会协调这些重复的个人资料。他们会告知您是否适用工资修正或费用。

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重新聘用员工

当您通过 Toast Payroll 重新聘用流程重新聘用员工时，Toast 会自动取消旧 Toast Web 个人资料的归档并重新映射这两个个人资料。无需手动映射。

如果重新聘用的员工未被映射，请按照 Toast Payroll 中的重新聘用流程操作：《重新聘用指南》，而不是手动映射——重新聘用流程会同时处理取消归档和重新映射。

Expected outcome:重新聘用员工的旧 Toast Web 个人资料会自动取消归档并映射到其 Toast Payroll 个人资料。

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解决“团队”页面上的未付款员工问题

在 Toast Payroll 中，当员工的 Toast Web 个人资料没有匹配的 Toast Payroll 个人资料（反之亦然）时，“团队”页面会显示带有“未付款员工”标签的员工。您可能还会看到“一名或多名员工未映射”的横幅。您必须在继续之前映射他们。”

解决方法取决于员工的情况：

• 已有 Toast Payroll 个人资料但未映射 — 使用其姓名旁边的三点菜单，然后选择 分配 Payroll 个人资料。这将带您进入映射页面以进行关联。
• 永远不需要付款（例如，非员工或通用个人资料） — 使用三点菜单并选择 在 Payroll 中忽略。
• 需要付款但尚无 Toast Payroll 个人资料 — 使用三点菜单并选择 将员工添加到 Payroll 以创建 Toast Payroll 个人资料。

有关三点菜单的完整演练（包括筛选器行为和安全角色可见性），请参阅 Toast Payroll：团队页面。

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在联系客户服务部之前

本节仅适用于需要 Toast Payroll 客户服务部解决的两种情况——它们无法自助完成：

• 必须核对重复的 Toast Payroll 个人资料。仅靠映射无法解决此问题；需要进行后端核对。
• 同步到 POS 后，主要职位仍未映射，且“电子邮件支持”链接不可见。Toast 管理员必须完成职位映射。

对于所有其他映射场景，上述分支无需代理即可解决问题。

在提交工单之前，请收集：

• 员工姓名和 Toast Payroll 员工编号。
• POS 密码和公司代码。
• 您看到的具体错误消息（例如，“1 名员工未映射。请映射此员工。”或“作业同步待处理”）。
• 受此问题影响的日期或薪资周期。
• 受影响的地点和/或职位。
• 员工个人资料中 POS 映射选项卡的屏幕截图（如果相关）。
• 您已尝试执行的任何步骤（例如，同步到 POS、重新提交工时条目或重新映射个人资料）。

要提交工单，请通过 Toast Payroll 内的在线聊天支持渠道联系 Toast Payroll 客户服务部。

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常见问题解答

“薪资员工”选项卡和“未映射的 POS 员工”选项卡之间有什么区别？

“薪资员工”选项卡列出了所有 Toast Payroll 档案以及它们各自映射到的 Toast Web 档案。“未映射的 POS 员工”选项卡列出了 Toast Web 档案以及它们各自映射到的 Toast Payroll 档案。按产品拆分视图可以让您查看员工是否仅存在于两个系统中的其中一个。

是什么原因导致员工出现在 Toast Payroll 中但未出现在 Toast Web 中？

最常见的原因是该员工在 Toast Web 中被归档，而其 Toast Payroll 档案仍处于活动状态。要取消归档 Toast Web 档案，请按照 在 Toast Web 中添加和管理员工 中的“取消归档员工”说明进行操作。

是什么原因导致员工出现在 Toast Web 中但未出现在 Toast Payroll 中？

这种情况通常发生在员工直接在 Toast Web 中添加，而从未在 Toast Payroll 中进行新员工入职流程时。请务必在 Toast Payroll 中进行新员工入职流程——该步骤会自动创建一个匹配的 Toast Web 档案并将其映射。将员工添加到第二个地点时也适用同样的操作：请在 Toast Payroll 中进行。请参阅 Toast Payroll：分配或更改员工职位或地点。

我需要映射不在 POS 上打卡的 Toast Payroll 员工吗？

该员工仍会在映射页面上显示为未映射。无需将其映射到 Toast Web 档案，只需在映射工具步骤中选择 忽略此员工 即可。

为什么 POS 映射选项卡上会出现一个带有感叹号的红色三角形？

常见问题：

• • POS 映射上的红色 ! 图标是什么？
  • POS 映射中有一个带有 ! 的红色三角形
  • 薪资档案上的红色感叹号

POS映射选项卡上的红色警报图标表示员工的个人资料或职位未映射。打开员工的Toast Payroll个人资料，选择红色警报图标，然后按照从个人资料映射单个员工中的步骤操作。如果该图标是由于添加新职位后职位同步待处理，请参阅添加新职位后POS映射上的红色警报图标。

我可以一次查看所有地点的员工吗？

个人资料按地点划分范围，一次只能查看一个地点。使用映射页面上的地点下拉菜单在不同地点之间切换。

什么是自动映射建议？

自动映射建议是系统根据名字、姓氏、电子邮件地址、昵称或员工编号的部分匹配所识别出的配对。如果建议正确，请选择接受建议。

为什么员工在POS员工列下的姓名旁边显示“(已归档)”？

这意味着Toast Web个人资料已被归档。要取消归档，请按照在Toast Web中添加和管理员工中的“取消归档员工”说明进行操作。

员工映射后，其现有的打卡记录会自动从POS同步到薪资系统吗？

不会。要将现有的工时条目从Toast Web推送到Toast Payroll，请在Toast Web中导航至报告 > 劳工 > 工时条目管理，并通过打开班次详情侧边栏并选择保存更改来重新提交每个工时条目。

我的员工收到“无效密码”错误——这是映射问题吗？

可能是。当员工的Toast Web和Toast Payroll个人资料未映射时，可能会出现“无效密码”错误，当然也存在其他原因。请注意，员工编号和POS访问代码是两个不同的数字——POS访问代码仅在Toast Web中可见，用于登录POS。请参阅 Toast Payroll：有关区别，请参阅“员工编号和POS访问代码常见问题解答”。

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此内容仅供参考，不作为法律、税务、人力资源或其他任何专业建议。请咨询律师或其他专业人士以获取建议。