Toast 薪资管理系统：管理员工映射

本文内容：

• 员工映射基础知识
• 如何使用映射工具
  • 重新提交时间记录
  • 员工个人映射
• 何时映射员工
  • 在团队页面上解决无薪员工问题
  • 首先在 Toast Web 中招聘的员工
  • 复制 Toast Web 配置文件
  • 复制 Toast 薪资管理配置文件
  • 时间表/小费未同步
  • 重新雇用员工
• 员工映射常见问题

员工映射基础知识

映射是将员工的 Toast 薪资管理档案关联到其 Toast Web 档案的过程。正确映射员工后，他们的数据将同步，例如来自 Toast POS 设备的时间记录信息将显示在 Toast 薪资管理时间表上。

为避免大多数手动映射的情况，请记住使用 Toast 薪资管理系统而非 Toast Web 来雇用员工。当员工使用 Toast 薪资管理系统与 Toast Web 进行招聘时，系统将立即创建 Toast Web 档案并映射，以便同步所有信息。

如需员工映射方面的帮助，请使用 Toast 薪资管理系统：《获取员工映射帮助》。

如何使用映射工具

1. 导航到“设置”>“Toast”>“员工”。
   
   
   
   
2. 必要时，使用“门店”下拉菜单在各门店之间切换。 
   
   
   
   
3. 在下方，您可以使用“薪资员工”或“未映射 POS 员工”选项卡。
   1. 在“薪资管理员工”选项卡上，您可以将 Toast 薪资管理员工配置文件与 Toast Web 员工配置文件进行匹配。此选项卡列出了所有薪资管理系统员工档案，以及如何/是否将其映射到相应的 Toast Web 档案。 未映射的员工由红色警报图标表示。最佳实践是确保所有时薪员工都已映射。
      
      
      
      
   2. “未映射 POS 员工”选项卡允许您将 Toast Web 员工配置文件映射至薪资管理系统员工配置文件。此处未映射的个人资料可能重复，或者可能是先创建 Toast Web 个人资料的结果。已归档的 Toast Web 资料存储在底部。 未映射的员工用红色提醒图标表示。
      
      
      
      
4. 如果您看到员工姓名旁有一个“接受建议”按钮，则系统已根据部分名字、部分姓氏、电子邮件地址、别名和/或员工编号识别出建议的匹配。如果匹配正确，请选择“接受建议”。
   
   
   
   
5. 如果推荐的建议不正确，请选择编辑铅笔并选择“映射至 POS 员工”下拉菜单。选择适当的个人资料匹配项。 在此页面上所做的任何更改都将自动保存。
6. 如果不提供建议，请选择名为“映射至 POS 员工”的框并从下拉菜单中进行选择。请在此处输入名称的一部分以缩小搜索范围，或使用上次打卡上班日期来帮助确定应映射的配置文件。
   
   
   
   
7. 如果此人不是 Toast Web 用户，您可以选择“忽略此员工”。
   1. 忽略薪资管理系统中配置文件的原因：
      1. 该员工不会从该特定门店获得报酬，但仍需要访问 Toast Web（例如企业角色）
      2. 该配置文件是通用的非人工配置文件，例如“酒吧收银机早班”或社区收银员登录/配置文件。忽略薪资管理系统中的配置文件会防止映射问题。
   2. 忽略 POS 机系统中的配置文件的原因：
      1. 例如记账员或会计等只需要访问 Toast 薪资管理系统的人员可能会遇到这种情况。
      2. 您正在尝试限制该门店的 POS 机系统访问权限，但仍需要为该员工支付薪资。这可能是受薪员工或公司员工。
8. 如果员工姓名旁显示(已归档) Toast Web 配置文件，请按照《在 Toast Web 中添加和管理员工》中的取消归档员工部分的说明将其取消归档。如果员工已被重新雇用，则可能存在这种情况。
9. 在此页面上所做的任何更改都将自动保存。如果您进行了更改，请阅读下一节关于重新提交时间记录的内容。

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重新提交时间记录

正确映射员工后，别忘了从 Toast Web 重新提交时间记录。时间记录除非重新提交，否则不会同步到 Toast 薪资管理系统。

1. 登录 Toast Web 后，导航至“报告”>“人工”>“时间记录管理”。
2. 使用顶部的下拉菜单选择所需的日期范围和员工。
3. 现在，选择每个时间记录（在可编辑字段之外）。这将打开名为“班次详情”的侧边栏。 对于每个时间记录，只需点击“保存更改”。这些将与工资单上员工的时间表同步。 

员工个人映射

Toast 薪资管理系统现在允许您查看单个员工级别的员工映射。在员工的主要个人资料页面上，您会注意到左侧有一个标签标为“POS 映射”。如果该选项卡旁边有红色提醒图标，说明该员工的映射可能不正确，需要关注。

1. 点击红色提醒图标，打开具有映射功能的新视图。在下面的示例中，您会发现 Tim Benson 的薪资档案和薪资职位未被映射。点击“编辑”按钮，打开该员工的映射工具。
   
   
   
   
2. 打开下拉菜单，查看 Toast Web 资料。获取正确的个人资料后，点击对勾以确认此工作。如果此薪资管理系统用户不从 Toast Web 跟踪时间记录和小费，您还可以决定忽略映射。这些更改将立即执行。
   
   
3. 虽然薪资用户可以在未映射主要职位时查看（此处不可见次要职位），但映射职位只能由 Toast 管理员完成。在许多情况下，映射员工档案也将映射其职位，但如果某个职位未被映射，我们可以通过快速方法告知并采取行动。选择“电子邮件支持”链接。
   
   
   
   
4. 一个弹窗优惠，用于向 Toast 薪资管理客户服务中心提交有关此职位映射的案例。您可以选择在文本框中添加任何相关详情。选择“发送”，Toast 代表将在发送完成后通知您。
   
   
    

何时映射员工

查找能够描述这种情况的场景，并查看有助于修复每个案例的详细信息。
 

在团队页面上解决无薪员工问题

在 Toast 薪资管理系统的“团队”页面上，您可能会看到一条横幅，说明员工未设置为通过薪资管理系统领取工资：
 

选择“了解更多”，您将看到这篇文章，那么您应该怎么办？这取决于员工：

• 如果员工需要领取工资，但应已有工资档案，请选择员工旁边的三点图标并选择“分配工资档案”。这将带您进入映射页面进行映射，如果配置文件分配不正确，请重新映射）。
• 如果员工将不需要薪资，请选择员工旁边的三点，并从下拉菜单中选择“忽略薪资管理”。
• 如果需要支付员工工资，但没有员工档案，请选择员工旁边的三点图标并选择“将员工添加至工资单”。您将看到新雇主入职流程，其中部分员工信息已预先填写。

此外，请考虑以下几点：

• 如果您在“团队”页面上使用筛选条件，按门店筛选将仅显示该特定 POS 机系统所在门店的无薪员工。如果“终止雇佣”或“职位”筛选条件已开启，则不会出现无薪员工。这是因为无薪员工活跃（在 Toast Web 中，而不是在薪资管理系统中），但没有职位，因为职位信息仅存在于 Toast 薪资管理系统中。
• 如果您在 Toast Web 中归档了重复的个人资料以帮助解决未支付薪酬的员工错误，您可能在 Toast 薪资管理系统的团队页面上看到该个人资料更新时出现延迟。
• 安全角色备受推崇。用户只能在 Toast 薪资管理系统中看到 HR+ 和经理安全角色可访问的每个门店的无薪员工。此处不考虑 Toast Web 权限。
• 您的 PEPM 成本和报告不受无薪员工的影响。

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首先在 Toast Web 中雇用的员工

• 详情：员工首先是在 Toast Web 中招聘，其次是在薪资管理系统中招聘。员工用于打卡上下班的 Toast Web 配置文件未映射到薪资管理系统配置文件。相反，系统会映射自动生成的 Toast Web 配置文件（在薪资管理系统招聘期间创建），最终结果是员工时间记录未同步到薪资管理系统。
• 解决方案：首先归档自动生成的 Toast Web 配置文件，因为它没有时间记录和小费数据。我们要归档的此档案的员工编号将与薪资档案中的员工编号相同，并且很可能没有 POS 访问代码。然后继续使用映射工具，将员工重新映射到包含时间记录和小费数据的原始 Toast Web 配置文件中。查找具有最近上次打卡日期的个人资料。

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复制 Toast Web 配置文件

• 详情：当员工拥有多个 Toast Web 配置文件时，通常只会有一个包含时间记录。拥有多个 Toast Web 个人资料的员工可能需要进行映射。
• 解决方案：使用 POS 访问代码 、人工报告或上次打卡日期来识别应映射到薪资档案的档案。归档额外的 Toast Web 配置文件，然后使用映射工具验证配置文件是否已关联。

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复制 Toast 薪资管理配置文件

• 详情：当员工拥有多个 Toast 薪资管理系统档案时，他们的工时表和小费（除其他外）可能会被分配到这两个档案中。他们也可能有重复的 Toast Web 资料。
• 解决方案：仅靠映射可能无法解决这个问题。如果单个员工的人工和工资信息包含在两个 Toast 薪资管理系统配置文件中，请联系客户服务中心将其合并，并确保后续映射正确。客户服务中心可以帮助您确定是否可能需要修改工资和/或支付相关费用。

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时间表/小费未同步

• 详情：在时间表审查期间或发放工资期间，员工将无工时记录或在Toast小费管理工具中无小费记录。Toast Web 报告确认，他们有应出现在工资单上的时间记录和小费。
• 解决方案：员工的薪资档案可能映射到错误的 Toast Web 档案，或者可能完全取消映射。按照上述步骤同步员工的正确个人资料。如有必要，请记得重新提交时间记录以便快速同步（如果您不使用自动审批时间表功能，请在操作之前重新打开时间表）。
  • 如果您发现这种情况时正在运行工资单，在映射配置文件之前，需要重置工资单。这将允许时间表/小费信息从 Toast Web 同步到 Toast 薪资管理系统，从而将显示在您的工资单上。

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重新雇用员工

• 详情：当您重新雇用员工时，Toast 将自动取消归档旧的 Toast Web 配置文件，并重新映射两个配置文件。无需手动映射。
• 解决方案：请按照上述链接中的重新雇用流程操作。

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员工映射常见问题

“薪资员工”和“未映射的 POS 员工”选项卡之间有什么区别？

“薪资员工”选项卡列出了所有薪资档案及其映射至的 Toast Web 档案。“未映射 POS 员工”选项卡列出了所有 Toast Web 配置文件及其映射至的薪资配置文件。按产品划分配置文件，可以查看 Toast Web 或薪资管理系统中是否存在员工，而其他系统中不存在。

是什么原因导致员工使用 Toast 薪资管理系统而不是 Toast Web？

最常见的原因是，员工已在 Toast Web 中归档，但其在薪资管理系统中的个人资料仍处于活跃状态。请参阅《在 Toast Web 中添加和管理员工》中的“取消归档员工”部分，了解如何取消归档 Toast Web 配置文件。
 

是什么原因导致员工在使用 Toast Web 但未使用 Toast 薪资管理系统？

我们通常会在员工已加入 Toast Web 但在薪资管理系统中从未成为新员工时看到这种情况。请记住，所有员工都应是新员工，薪资管理系统会立即自动在 Toast Web 中创建匹配的档案。这包括将员工添加到第二个门店；此操作仍需在薪资管理系统中执行，更多信息可在此处找到。
 

我是否需要映射未在 POS 机系统上打卡上班/下班的 Toast 薪资管理系统员工？

在员工映射下，员工仍将显示为未映射。在上述第 3 步和第 4 步中，选择“忽略员工”，而不是将其映射到 Toast Web 配置文件。
 

我可以同时查看所有门店的员工吗？

为了清楚说明特定档案与哪些门店相关联，并且因为同一员工可以关联多个门店，所以档案只能按门店显示，用户无法一次性查看所有员工。
 

自动映射建议是什么？

建议的配对方式包括部分名字、部分姓氏、电子邮件地址或员工编号。 
 

为什么有些员工在“POS 员工”列下的姓名旁显示(已归档)？

指的是 Toast Web 中的员工配置文件已被移除或归档。要取消归档 Toast Web 资料，请参阅此页面。
 

员工现有的打卡记录在正确映射后会自动从 POS 机系统发送到薪资管理系统吗？

否。要将现有时间记录从 Toast Web 推送到薪资管理系统，您需要在 Toast Web 中导航到“报告”>“人工”>“时间记录管理”并重新提交时间记录。

参阅《Toast 薪资管理系统：获取员工映射帮助，了解更多员工映射常见问题。