Toast 薪资管理系统：ACA 和 1095-C 表格常见问题

本文内容：

ACA 和 ALE

• 什么是 ACA？
• ACA 模块有何作用？
• Toast 薪资管理系统如何帮助我全年管理 ACA？
• 提供福利和记录选举需要设置哪些条件？
• 设置持续报告模块需要做些什么？
• 什么是适用的大型雇主 (ALE)？
• 我是 ALE。Toast 薪资管理系统如何帮助我管理 ACA？

表格

• 什么是 1094-C 表格？
• 什么是 1095-C 表格？
• 1095-C 表格何时发送？
• 谁会收到 1095-C 表格？
• 个人如何接收 1095-C 表格？
• 我是否需要向员工发送 1095-C 表格？
• 如果我未能提交 1095-C/1094-C 表格，会发生什么？
• 员工是否可以在 Toast 薪资管理系统中查看 1095-C 表格的电子副本？
• 表格 1095-C 上显示哪些信息？
• 如果员工发现 1095-C 表格出现错误怎么办？
• 在哪里可以查看员工的 ACA 申报信息？
• 什么是 1095-B 表格？

什么是 ACA？

ACA（简称《平价医疗法》）是2010年通过的一项联邦医疗改革法律。ACA 旨在提供负担得起的医疗保险、扩大医疗保险计划，并支持医疗配送方式。

雇主需要特别注意 ACA 的两项规定：

• • • 注意：这两项规定仅适用于符合美国国税局适用大型雇主 (ALE) 标准的雇主。
    • 雇主分担责任条款。 通常被称为“薪酬或娱乐条款”或“雇主授权”，要求拥有 50 名或以上全职员工（包括全职同等员工 (FTE)）的雇主：
      • 提供“负担得起”的最低基本保障，为其全职员工（及其受抚养人）提供“最低价值”。
        • 可负担性 - 美国国税局提供了三个安全港，供员工用来定义可负担性
          • 员工薪资标准
          • 联邦贫困线
          • W-2 工资
        • 最小值 - 雇主赞助的计划如果至少涵盖该计划预计包含的福利总允许成本的 60%（考虑免赔额、共同薪资和保险），则提供最小值 
      • 或者可能让雇主向美国国税局分担责任。
    • 雇主信息报告条款（请观看下面的简短视频，了解有关这两项雇主责任的信息）。

观看此简短视频并查看以下常见问题，以了解有关 ACA 申报的更多信息。

ACA 模块有何作用？

ACA 模块的持续功能跟踪和确定平均工作时间足够长的员工，法律认为他们有资格享受医疗保险，并允许雇主为这些员工提供医疗保险。

跟踪符合条件的员工并向其提供福利，有助于遵守 ACA。在 Toast 薪资管理系统中执行此操作，将保留必要的输入，以确定 1095-C 和 1094-C 表格的编码，从而最大限度地减少您在提交表格时必须完成的手动工作量。 

Toast 薪资管理系统如何帮助我全年管理 ACA

Toast 薪资管理系统既具备确定向谁提供保险所需的薪资数据，又能与我们的福利功能相匹配，以便您向适用的员工提供保险。通过该模块，您可以：

1. 1. 1. 根据一段时间内全职或同等全职 (FTE) 员工的数量，计算贵公司是否被视为适用的大型雇主 (ALE)
      2. 通过 Toast 薪资管理系统跟踪工时
      3. 通过 ACA 功能报告“平均”工时
      4. 使用这些报告确定符合 ACA 福利条件的全职员工
      5. 为符合条件的员工提供医疗保险
      6. 记录您通过福利功能为员工及其选择提供的保险

提供福利和记录选举需要什么设置？

确定向谁提供保险后，您可以通过福利功能向这些员工提供保险。

福利功能设置

“福利”模块必须使用您公司的任何福利层级进行设置。福利层级包含您向员工提供福利的所有详情。例如，一家为经理/高管提供不同福利或价格的公司，其经理层级可能与标准产品不同。这些层级应包括适用于合格员工的任何医疗保健福利。 

员工优惠

当员工符合资格时，可通过 ACA 模块为其提供福利。如果报告计算出某人有资格获得福利，您可以通过导航到“福利”>“查看和管理健康福利”>“ACA 报告”来更新员工的福利层级。在“回顾性测量跟踪和覆盖资格确定”部分，选择“FEIN 和 ACA 层级”，然后选择报告的“持续提醒”版本。选择“查看”以在屏幕上查看结果。选择员工左侧的“优惠覆盖”按钮，并将下拉菜单更改为适用的福利层级。在底部选择“优惠覆盖所有 EE”，以更改列出的所有员工的层级。告知员工他们现在有资格享受保险。 

员工注册

符合条件的员工可以登录 Toast 薪资管理系统以注册福利。如果员工在贵公司的标准开放注册期间注册，员工可以关注公司其他部门的注册流程。对于计划MID入学的学员，需要举办资格认证活动。在此了解更多关于为员工提供福利的信息。

注册完成后，系统将捕获员工选举，并自动创建扣除项。注册记录在员工的文档库中，并附有完成注册的用户的签名。建议员工通过自己的登录完成注册，以便您记录下员工对其保险计划的确认。

此优惠和报名（或选择退出）将记录在 ACA 模块中，并在月底计算 1095-C 代码。

如果您对设置模块感兴趣，请通过任何 Toast 薪资管理页面右下角的蓝色聊天点与我们联系，我们可以帮助您收集所需信息。

为持续报告设置模块需要做些什么？

持续报告需要小时数据和测量时段。此报告将显示谁是 FTE，即平均每周工作 30 小时/每年工作 130 小时的员工。

• • 小时数据：Toast 薪资管理系统需要提供一整年的工时数据，以便持续报告。如果您需要确定自己是否是 ALE，则需要提供去年的全部工时数据。如果您已在 Toast 薪资管理系统中运行薪资管理系统一年，则此数据将来自薪资管理系统。如果您是 Toast 薪资管理系统的新用户，我们需要为每个 FEIN 导入每位员工每月的工作时间。
  • 测量规则： 确定员工是否为 FTE 员工的方法有两种：  
  • 逐月方法：  这种方法最常用于每周工作标准化的员工，因为它每月衡量员工，以确定他们的工作时间。这些员工将在月底获得保险。《每位薪资员工审核报告》可用于按月衡量工时。 
  • 回顾方法：此方法衡量公司根据您对法律的解释确定的更大时间内的“回顾”小时数。虽然这种方法比较复杂，但旨在更准确地确定全时状态，因为它是在较长的时间段内测量的。这是我们的 ACA 报告用于计算 FTE 员工的方法。回溯法分为三个时期：
    • 测量周期：雇主衡量可变工时员工工时的时间段，以确定是否必须根据雇主授权提供保险（系统默认：12 个月)
    • 行政时段：在测量期之后但稳定期之前的一段时间，雇主可以抽出必要的时间进行准确计算，以确定全职状态（系统默认值：1 个月)
    • 稳定期：为可变工时员工提供保险并持续提供保险的时段，或根据测量时段的结果将员工“锁定”在保险范围之外的时段。在此期间，员工仍在测量中，但测量周期的确定将在稳定期结束后生效。（系统默认值：12 个月)

每位员工都有两组时段：

1. 1. 1. 新员工初始
      2. 正在对最初经历过每个时段的员工执行

根据您对 ACA 的解释/应用，初始测量与持续测量的时段长度可能有所不同。例如，初始测量周期可能为 12 个月，但持续测量周期可能只有 11 个月。对于不同的员工组，您也可能有不同的衡量规则。您的人力资源团队或福利经纪人可以帮助您确定回顾周期。

当您在系统中输入这些信息时，您可以使用 Toast 薪资管理系统的 ACA 报告来确定您是否是 ALE 员工以及哪些员工符合福利条件。如果您对 W-2 表和 Toast 薪资管理系统有任何疑问，请查阅《Toast 薪资管理系统：有关如何运行这些报告的说明，请使用 ACA 报告。 

什么是适用的大型雇主 (ALE)？

雇主作为适用大型雇主 (ALE) 的地位取决于雇主的员工规模和结构。

要成为特定日历年的 ALE，雇主必须在上一日历年平均拥有至少 50 名全职员工（包括同等全职员工）。

参阅《Toast 薪资管理系统：确定适用大型雇主 (ALE) 状态，以了解有关适用大型雇主的更多信息。

我是 ALE。Toast 薪资管理系统如何帮助我管理 ACA？

对于已注册基本服务层的人员，Toast 薪资管理系统允许您：

• • • 通过 Toast 薪资管理系统跟踪工时
    • 通过 Toast ACA 功能报告“平均”工时
    • 利用系统报告帮助您确定哪些全职员工可能符合 ACA 规定的福利
    • 跟踪并接收员工的医疗保险优惠

在确定哪些代码应出现在 ACA 表格上时，医疗保险数据和围绕健康福利计划的细节是需要考虑的重要细节。 

与 W-2 类似，Toast 薪资管理团队可以为您提供 ACA 表格的电子副本，并代表您向美国国税局提交表格。对于不同意以电子方式接收表格的员工，也可以提供 1095-C 表格的纸质副本。

什么是表格 1094-C？

根据美国国税局的规定，表格 1094-C 用于向美国国税局报告每个雇主的摘要信息，并将表格 1095-C 转发给美国国税局。

什么是 1095-C 表格？

根据美国国税局的规定，1095-C 表格将归档并提供给适用大雇主 (ALE) 成员的任何员工，该员工在日历中为一个或多个月的全职员工。该表格是一份年度报表，描述向员工提供的保险提议，以及围绕员工是否选择接受保险提议的情况。ALE 成员必须为每个员工报告日历年所有 12 个月的信息。

1095-C 表格何时发送？

美国国税局规定，雇主必须在 2026 年 3 月 2 日前向适用员工提供 1095-C 表格的副本。如果您对 W-2 表和 Toast 薪资管理系统有任何疑问，请查阅《Toast 薪资管理系统：获取关于 ACA 归档的帮助，了解重要日期的时间表。

谁会收到 1095-C 表格？

ALE 必须向每位在日历年任何月份担任 ALE 全职员工的员工提供填好的 1095-C 表格。

个人如何接收 1095-C 表格？

只要您使用我们的 ACA 模块，从 Toast 薪资管理的角度来看，1095-C 表格就如同其他年终文件一样有效。所有员工都将在“税务与文件”>“年终文件”中收到电子副本。在此处了解有关 1095-C 和 1094-C 表格的更多信息： 更多详情请参阅《ACA 和 1095-C 表格常见问题。

如果员工选择了纸质年终文件，纸质副本将邮寄到每个 FEIN 的一个地址，由雇主负责分发。 

您可以在“福利”>“查看和管理健康福利”>“ACA 报告”中查看 1095-C 表格申报数据和 1094-C 表格。

我是否需要向员工发送 1095-C 表格？

2025 年，《减少文书负担法案》（PBRA）修改了 ACA。参阅《Toast 薪资管理系统：《减轻文书负担法案》，了解您是否有资格以及如何避免分发这些表格。

如果我未能提交 1095-C/1094-C 表格，会怎样？

对于雇主未在规定申报日期前提交信息申报表，以及未在申报表上提供所需或正确的信息，美国国税局可处以处罚。 有关这些罚款及其评估方式的更多信息，请参阅美国国税局网站。

员工能否在 Toast 薪资管理系统中查看 1095-C 表格的电子版？

是的。如果员工选择以电子方式接收表格，则电子表格将在“税务与文件”>“年终表格”下的员工资料中提供。您可以通过导航到员工资料>福利>ACA 申报数据来访问其他员工数据。

表格 1095-C 上显示哪些信息？

1095-C 表格通常包含以下部分（或全部）信息：

• • • 员工姓名
    • 识别信息，例如 SSN 和地址
    • 公司名称
      • 员工可就其一年内任职的每一家公司领取 1095-C 表格，具体取决于其福利资格的具体情况
    • 表明员工在一年内哪些（或所有）月份可能有资格享受医疗保险的信息
    • 向员工提供医疗保险的情况；
    • 员工可享受的最低月度保费
      • 员工可享受的最低月度保费可能不一定与员工实际参加的计划相同。例如，如果员工选择参加家庭计划医疗保险，可能会列出仅员工计划的费用。
    • 受保家属

您的人力资源提供商应该能够向您详细介绍您公司的保险。有关更多信息，请参阅 IRS 网站的官方说明。

如果员工注意到 1095-C 表格上的错误怎么办？

如果员工发现其 1095-C 表格存在错误或差异，Toast 薪资管理系统会联系 benefitsops@toasttab.com 讨论表格上报告和生成的数据详情。

在哪里可以查看员工的 ACA 申报信息？

导航至员工资料>福利>ACA 申报数据即可找到。在此页面上，您可以预览员工的 1095-C 数据。框 14、15 和 16 将列出每月的数值。

什么是 1095-B 表格？

根据美国国税局的规定，表格 1095-B 用于向美国国税局和纳税人报告某些信息，说明哪些个人属于最低基本保险范围，因此无需承担个人共同责任付款。Toast 薪资管理系统目前不支持或生成 1095-B 表格。

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此内容仅作参考之用，不构成法律、税务、人力资源或任何其他专业领域建议。如需获取相关建议，请联系律师或其他专业人士。