Comience con Catering y eventos de Toast

Última actualización: 2 sept 2026, 11:41 a.m.

En este artículo, aprenda cómo configurar y comenzar a usar Catering y eventos de Toast.
 

En este artículo:

 

Descripción general de Catering y eventos de Toast

 

 

Con Catering y eventos de Toast, gestionas cada paso de un pedido de catering o eventos en un solo lugar: desde el primer formulario de cliente potencial hasta la factura final pagada. Puedes:

  • Crear órdenes de eventos de banquetes (BEO) para cada ocasión
  • Personalizar las hojas de cocina para que la cocina solo vea lo que necesita
  • Crear presupuestos que tus invitados puedan aprobar en línea
  • Realizar un seguimiento de los próximos eventos en tu vista de calendario y sincronizar con Google Calendar
  • Usa la integración de menús con tus menús, artículos abiertos y descuentos existentes de Toast

 

Catering y eventos de Toast Pro añade EventView (una página de invitado unificada y personalizada), discusiones, tareas, automatizaciones y áreas de eventos para evitar reservas duplicadas.

 

Nota: Catering y eventos de Toast no está disponible actualmente en Australia. Vuelve a consultar pronto para ver las actualizaciones.

 

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Antes de comenzar

Se aplica a: Toast Web, Catering y eventos de Toast, Catering y eventos de Toast Pro

 

Permisos necesarios:

  • Acceso a Toast Web con permisos de Administrador de restaurante y Configuración web, junto con lo siguiente:
    • 4.5 Editar menú completo
    • 4.16 Ver facturación, Catering y eventos de Toast
    • 4.17 Editar facturación, Catering y eventos de Toast
    • 4.18 Configurar facturación, Catering y eventos de Toast

 

Lo que logrará: Configure su primer tipo de pedido (BEO), importe su lista de clientes, cree un pedido de catering, envíe un presupuesto y una factura, cobre un depósito e Imprimir herramientas de preparación para su cocina y personal.

 

Antes de configurar sus ajustes de Catering y eventos de Toast, configure lo siguiente en Toast Web:

 

Para abrir Catering y eventos de Toast, inicie sesión en Toast Web y seleccione Catering & Events en el menú de navegación de la izquierda. Si no ve Catering & Events en su navegación de la izquierda, es posible que Catering y eventos de Toast aún no esté en su cuenta; consulte Obtener ayuda con Catering y eventos de Toast o comuníquese con Atención al cliente para confirmar.

 

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Paso 1: Crear un tipo de pedido (BEO)

Antes de crear su primer pedido de catering en Toast, configure al menos un tipo de pedido, también llamado plantilla de Orden de evento de banquete (BEO). Un tipo de pedido define la información que recopila de los clientes para un tipo de evento en particular. Puede crear varios tipos de pedido (por ejemplo, "Entrega de catering", "Evento en el lugar" o "Buffet festivo") y editar cada uno en cualquier momento.

 

 

 

  1. En Toast Web, navegue a Catering y eventos > Configuración. Todos los tipos de pedido creados anteriormente (formularios BEO) se guardan aquí.
  2. Seleccione Agregar tipo de pedido.
  3. Elija el tipo de pedido para agregar: Catering (conteo de invitados, utensilios, notas), Evento (espacio para eventos, conteo de invitados, ocasión, notas) o Personalizado. Siempre puede volver y editar la configuración individual de cada tipo de pedido más tarde.
  4. Nombre el tipo de pedido y seleccione su configuración General. Para los restaurantes que utilizan Gestión de ubicaciones múltiples con Toast (MLM), puede seleccionar ubicaciones de destino específicas para este tipo de pedido.

     

    Nota: La Opción de comedor predeterminada que seleccione aquí puede afectar la redacción de sus BEO. Para mostrar un campo de dirección de envío, por ejemplo, elija una opción de comedor con el comportamiento de Envío aplicado. Para obtener más información, consulte Configurar opciones de comedor personalizadas.

  5. En la sección Campos de formulario, agregue los campos que desea recopilar sobre este tipo de pedido. Puede agregar un campo existente de otro tipo de pedido o crear uno nuevo. Cada campo tiene estas opciones:
    • Nombre del campo — lo que aparece en el BEO
    • Tipo — entrada de texto, sí/no, entrada de texto de varias líneas, empleado, hora o selección (la selección requiere que agregue opciones)
    • Obligatorio — si este campo debe completarse
    • Prioridad — aparece en la parte superior del formulario BEO en texto más grande
    • Uso interno — no aparece en los correos electrónicos enviados a los invitados

     

    Nota: Marque un campo como Uso interno cuando desee detalles que solo su equipo vea; por ejemplo, notas de preparación solo para la cocina o un contacto de Envío. Los campos de uso interno no aparecen en los correos electrónicos dirigidos a los invitados ni en la página EventView.

  6. (Solo formularios de clientes potenciales) Seleccione la pestaña Formulario de cliente potencial dentro de Campos de formulario para obtener controles adicionales. Aquí puede:
    • Mostrar todos los campos BEO que no sean internos en su formulario de cliente potencial
    • Requerir que un cliente seleccione una hora
    • Permitir que los clientes carguen una imagen

     

    Nota: Cuando un invitado envía un formulario de cliente potencial y usted convierte ese cliente potencial en un pedido, las respuestas del formulario de cliente potencial no se copian automáticamente en los campos de Detalles del pedido; deberá volver a ingresar los detalles del evento en el pedido. Este es el comportamiento actual del producto, no un error.

  7. En la sección Contrato, agregue Términos de contrato predeterminados que se apliquen a cada pedido que utilice este tipo de pedido. También puede agregar archivos adjuntos (por ejemplo, su política de cancelación) que se incluyen en el correo electrónico del pedido.

     

    Nota: Los términos de contrato predeterminados se pueden sobrescribir en un pedido de catering individual si necesita realizar cambios para un evento.

  8. Configure sus Notificaciones. Esto envía correos electrónicos a empleados específicos en diferentes etapas del proceso.
  9. Seleccione Guardar en la esquina superior derecha.

 

Resultado esperado: Su nuevo tipo de pedido aparece en Catering y eventos > Configuración. Puede seleccionarlo la próxima vez que cree un pedido de catering.

 

Si ya no necesita un tipo de pedido, seleccione el botón de archivo de la lista de configuración para eliminarlo de su lista de tipos de pedido.

 

Botón de archivo de tipo de pedido en la configuración de Catering y eventos de Toast.

 

Agregar artículos de producción a un tipo de pedido (BEO)

Los artículos de producción se completan automáticamente en su BEO y en sus hojas de preparación si están conectados a los artículos de su menú. Para aprender a crear artículos de producción y adjuntarlos a los artículos del menú, consulte Artículos de producción para Catering y eventos de Toast.

 

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Paso 2: Importar una lista de clientes (opcional)

Si está realizando la transición desde otra solución de catering o eventos, puede mover sus datos de clientes existentes a Toast. Omita este paso si no necesita importar clientes.

 

  1. En Toast Web, navegue a Catering y eventos de Toast > Clientes.
  2. En la esquina superior derecha, seleccione Importar clientes.
  3. Seleccione Descargar plantilla para obtener la plantilla necesaria para su lista de clientes.
  4. Formatee la información de sus clientes en la hoja de cálculo y expórtela como un archivo CSV.
  5. En Toast Web, seleccione + Cargar archivo o arrastre y suelte su archivo.
  6. Confirme el archivo que cargó y marque Sí, acepto cargar este archivo.
  7. Seleccione Enviar.

 

Resultado esperado: Sus clientes importados aparecerán en la página Clientes en el módulo de Catering y eventos de Toast Web.

 

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Paso 3: Capture clientes potenciales y conviértalos en pedidos

Los clientes potenciales de Catering y eventos de Toast le permiten recopilar información de posibles invitados desde un formulario web y, luego, convertir esos clientes potenciales en pedidos de catering dentro de Toast Web.

 

Para obtener la configuración completa, incluido cómo compartir la URL de su formulario de clientes potenciales, insertar el formulario en su sitio web y convertir un cliente potencial en un pedido, consulte Crear y gestionar clientes potenciales con Catering y eventos de Toast.

 

Nota: Cuando convierte un cliente potencial en un pedido, la información del formulario del cliente potencial no se transfiere a los campos de Detalles del pedido. Volverá a ingresar los detalles del evento en el pedido.

 

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Paso 4: Crear un pedido de catering

Una vez que tenga al menos un tipo de pedido configurado, puede crear su primer pedido de catering.

 

 

 

  1. En Toast Web, navegue a Catering y eventos > Pedidos. Esta página enumera todos los pedidos de catering creados anteriormente y su estado.
  2. Seleccione Crear pedido.
  3. Seleccione un tipo de pedido de catering. Las opciones disponibles provienen de los tipos de pedido que creó en el Paso 1.
  4. Ingrese el nombre del cliente que realiza el pedido. Si ya creó y guardó al invitado en Toast Web, el nombre se completa automáticamente a medida que escribe. Para un invitado nuevo, seleccione + Crear cliente, complete su información y seleccione Guardar.
  5. Edite sus Detalles del evento. Verá los campos que configuró en este tipo de pedido en el Paso 1.
  6. Finalice sus Detalles del pedido. Puede agregar:

     

    Importante:Hora de preparación en un BEO es la hora en que el pedido se envía a la cocina — también llamada hora de Cocinar — no la hora en que la comida estará lista para el cliente. Para cambiar cuándo se Cocina el pedido, edite el Tiempo de preparación.

  7. Para mover un pedido de borrador a confirmado, realice una de las siguientes acciones:
    • Genere y envíe un presupuesto (consulte Paso 5), o
    • Prepare y envíe una factura (consulte Paso 6).

 

Resultado esperado: El pedido de catering aparece en su lista de Catering y eventos de Toast > Pedidos en estado de borrador, listo para que envíe un presupuesto o una factura.

 

Nota: Puede editar la fecha prometida, el tiempo de preparación y la información de Envío en cualquier pedido abierto o pagado. Seleccione el pedido de la lista de Pedidos de catering y realice los cambios. Aparece un mensaje de confirmación en la parte superior de la página cuando se guardan los cambios. Las actualizaciones también se reflejan en el POS y en la factura.

 

Captura de pantalla de la página de inicio de Catering y eventos de Toast que muestra los pedidos de hoy, los pedidos de mañana, los nuevos clientes potenciales, las facturas vencidas y los datos de ventas de los últimos 30 días.

 

Importante: Toast puede Cocinar los pedidos de catering programados en la cocina en el momento de la creación del pedido si la opción Enviar pedidos programados a la cocina al crearlos está habilitada en Comida para llevar y Envío > Disponibilidad > Pedidos programados. Esta configuración se aplica a todos los pedidos programados, no solo al catering. Una vez que se ha Cocinado un pedido, la fecha queda bloqueada y no puede moverla desde el BEO. Si necesita reprogramar un pedido futuro que ya se ha Cocinado, hágalo desde el POS en Modo > Pedidos pendientes > Cuentas futuras > Reprogramar.

 

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Paso 5: Enviar un presupuesto

Use el módulo de Catering y eventos de Toast para enviar a los invitados un presupuesto para su evento.

 

 

 

  1. Abra el pedido del invitado y revise la sección Estimate & contract.
  2. (Opcional) Seleccione Add contract terms, Require signature o Add attachments. Requerir una firma añade una línea para que el invitado escriba su nombre para confirmar el presupuesto.
  3. Seleccione el menú desplegable Actions en la parte superior de la página del pedido y, a continuación, seleccione Create estimate.
  4. (Opcional) Seleccione Review estimate en la parte superior del pedido para obtener una vista previa del correo electrónico que recibirá el invitado. La vista previa incluye la marca de su restaurante, los detalles del pedido y los elementos del menú en el pedido. Si su restaurante utiliza Toast Catering & Events Pro, también verá la vista previa de EventView, donde puede compartir todos los detalles del evento, presupuestos y pagos con el invitado en una página unificada y con su marca.
  5. Una vez que todo parezca correcto, seleccione Send estimate.

 

Resultado esperado: El pedido se mueve a su página de Pedidos de catering con un estado morado de TENTATIVE. Si requiere una firma, se le pide al invitado que firme (escriba) su nombre en la parte inferior del presupuesto.

 

Ejemplo de la página de Pedidos de catering que muestra un pedido con un estado de presupuesto (TENTATIVE).

 

Confirmar un presupuesto

Una vez enviado el presupuesto, el invitado recibe el correo electrónico en aproximadamente un minuto. Si un invitado le dice que está listo para aprobar el presupuesto, puede cambiar manualmente el estado del pedido:

 

  1. Seleccione el estado morado TENTATIVE del pedido.
  2. En la página siguiente, seleccione el estado en la parte superior y cámbielo a Confirmed.

 

Nota: Establecer manualmente un presupuesto como Confirmed significa que el invitado ya no necesita firmar o confirmar el presupuesto por sí mismo.

 

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Paso 6: Enviar una factura y cobrar un depósito

Una vez confirmado el presupuesto, envíe una factura para cobrar el pago. Puede enviar una factura por un depósito primero y capturar el resto del pago más tarde, o puede enviar la factura completa por adelantado.

 

Nota: Las facturas en Catering y eventos de Toast se envían manualmente. No se pueden programar. Puede configurar mensajes de seguimiento automatizados si la fecha de vencimiento de un depósito ha pasado; consulte Ajustar la configuración de sus facturas.

 

Importante: Las facturas de Catering y eventos de Toast son diferentes de las facturas creadas con Toast Invoicing, que es un producto de Toast independiente al que se accede desde Pagos > Facturas de clientes. Si está enviando una factura para un pedido de catering o eventos, permanezca en Catering y eventos > Pedidos. Si está enviando una factura que no es de catering (por ejemplo, cobrar a un cliente por bienes o servicios fuera de un evento), use Toast Invoicing; consulte Enviar una factura a sus clientes.

 

Si aceptará pagos mediante factura, Toast recomienda usar la captura automática nocturna predeterminada (4 a.m. ET) para asegurarse de que los pagos de las facturas se capturen para pedidos futuros. Si necesita volver a habilitar la captura automática nocturna, comuníquese con Atención al cliente.

 

Cobrar un depósito

Para ver el tutorial completo sobre depósitos (incluyendo cómo establecer el monto del depósito, enviar recordatorios, crear un artículo abierto para depósitos e informar sobre depósitos), consulte Gestionar depósitos con Catering y eventos de Toast.

 

Ruta rápida:

  1. En Toast Web, navegue a Catering y eventos > Pedidos y seleccione un pedido azul CONFIRMADO.
  2. Seleccione el menú desplegable Acciones en la parte superior de la página y luego seleccione Crear factura. El pedido se convierte en una factura con su propio número de factura único, accesible desde la pestaña Facturas.
  3. En la sección Programa de pagos de la factura, seleccione + Agregar solicitud de depósito.
  4. Ingrese el Monto (cantidad en dólares o porcentaje) y una Fecha de vencimiento.
  5. Seleccione Revisar depósito en la esquina superior derecha para obtener una vista previa del correo electrónico que recibirá el cliente.
  6. Seleccione Enviar depósito.

 

Nota: Puede editar el monto del depósito hasta que este se pague (por ejemplo, si cambia el número de personas). Después de editarlo, puede enviar al cliente un correo electrónico con la factura actualizada.

 

El cliente puede pagar el depósito con una tarjeta de crédito directamente desde el correo electrónico. Para ver lo que ve el cliente, abra la factura y seleccione Ver página de pago en la sección Programa de pagos. Si el cliente paga con cheque u otro método, seleccione Ingresar un pago para registrarlo manualmente.

 

Opción de estado de pago con Ver página de pago e Ingresar un pago resaltados.

 

Tarjeta registrada para pedidos de catering

Cuando un cliente paga un depósito en línea, acepta que se guarde su tarjeta para pagar el saldo restante más adelante. Puede realizar el cargo a la tarjeta guardada para el saldo desde Catering y eventos en Toast Web una vez que el evento esté listo para finalizarse.

 

Si no desea cobrar un depósito pero aun así quiere tener una tarjeta registrada (por ejemplo, para garantizar la reserva ante posibles ausencias o cobrar una tarifa de cancelación), envíe una propuesta que solicite la información de la tarjeta sin necesidad de un depósito.

 

Nota: Una tarjeta guardada solo puede utilizarse para el pedido en el que se guardó originalmente; no puede reutilizarse para futuros pedidos de catering del cliente ni para pedidos separados. Las tarjetas guardadas solo pueden cobrarse desde Catering y eventos en Toast Web, no desde el punto de venta (POS).

 

Para ver el tutorial completo, consulte Cobrar a los clientes mediante una tarjeta guardada.

 

Cuando se paga el depósito, el estado de la factura cambia a PAGADO y el pago aparece en la sección Programa de pagos de la factura.

 

Nota: Si no necesita enviar una factura pero aun así desea que el pedido aparezca en el punto de venta (POS), seleccione Abrir pedido en lugar de enviar una factura.

 

Opción Abrir pedido en el menú de acciones de la factura.

 

Enviar una factura final

Cuando llegue el momento de enviar la factura final (después de cobrar un depósito o justo después de que un cliente confirme el presupuesto):

 

  1. Seleccione un pedido CONFIRMADO de su lista de Pedidos en Catering y eventos > Pedidos.
  2. Seleccione Ver factura en la esquina superior derecha.
  3. Confirme los detalles de la factura y, luego, seleccione Enviar factura en la esquina superior derecha. También puede enviar la factura por SMS desde la selección del menú desplegable.

 

Resultado esperado: Una vez que se paga el monto final, el pedido muestra un estado PAGADO en verde en su página de Facturas. Las facturas que no se pagan a tiempo muestran un estado VENCIDO en rojo. Para una factura vencida, selecciónela y elija Enviar recordatorio en la esquina superior derecha.

 

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Paso 7: Imprimir herramientas de preparación para la cocina y el personal

Catering y eventos de Toast incluye herramientas de preparación: archivos PDF y CSV personalizados que puede Imprimir o descargar para su cocina, empacadores, personal de Envío y personal de atención al cliente. Las herramientas de preparación disponibles incluyen listas de preparación, facturas, BEO, hojas de cocina, resúmenes de recolección, resúmenes de Envío, hojas de empaque, resúmenes de pedidos, exportaciones CSV y etiquetas.

 

Para obtener la lista completa de herramientas de preparación, los filtros disponibles para cada una e instrucciones paso a paso para la descarga, consulte Acceder y descargar herramientas de preparación para pedidos de Catering y eventos de Toast.

 

Ruta rápida: en Toast Web, navegue a Catering y eventos de Toast > Herramientas de preparación. Seleccione una Herramienta de preparación estándar existente o seleccione Crear herramienta de preparación para crear la suya propia.

 

Nota: Las descripciones de los artículos, los términos del contrato y los totales de propinas no aparecen en un BEO descargado de forma predeterminada. Cada uno está controlado por una configuración independiente. Para incluir descripciones de artículos en el BEO, navegue a Catering y eventos de Toast > Configuración > Configuración de pedidos y facturas y active "Incluir descripción del artículo". Si falta un campo que debería aparecer en su BEO, consulte Obtener ayuda con Catering y eventos de Toast para la solución de problemas.

 

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¿Qué sigue?

Una vez que su primer evento esté en el calendario, estos artículos cubren las preguntas frecuentes más comunes:

 

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