开始使用 Toast 餐宴与节日订单管理

在本文中：

• Toast 餐宴与节日订单管理概述
• 开始之前
• 步骤 1：创建订单类型（BEO）
• 步骤 2：导入客户名单（可选）
• 步骤 3：捕获潜在客户并将其转化为订单
• 步骤 4：创建餐饮订单
• 步骤 5：发送估算单
• 步骤 6：发送发票并收取定金
• 步骤 7：打印厨房和员工的准备工具
• 接下来是什么
• 相关文章
• 使用条款

Toast 餐宴与节日订单管理概述

通过 Toast 餐宴与节日订单管理，您可以在一个地方管理餐饮或活动订单的每个步骤：从第一个潜在客户表单到最终的已付款发票。您可以：

• 为每个场合创建宴会活动订单（BEO）
• 自定义厨房工作表，以便厨房只看到他们需要的内容
• 创建客人可以在线批准的估算单
• 在日历视图中跟踪即将举行的活动，并与 Google 日历同步
• 使用与您现有的 Toast 菜单、开放项目和折扣的菜单集成

Toast 餐宴与节日订单管理专业版增加了 EventView（统一的品牌客人页面）、讨论、任务、自动化和活动区域，以防止重复预订。

注意：Toast 餐宴与节日订单管理目前在澳大利亚不可用。请稍后查看更新。

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开始之前

适用范围：Toast Web，Toast 餐宴与节日订单管理，Toast 餐宴与节日订单管理专业版

所需权限:

• 访问 Toast Web 需要餐厅管理员和网页设置权限，以及以下内容：
  • 4.5 编辑完整菜单
  • 4.16 查看发票、餐饮与活动
  • 4.17 编辑发票、餐饮与活动
  • 4.18 配置发票、餐饮与活动

您将完成的任务:配置您的第一个订单类型（BEO），导入客户列表，创建餐饮订单，发送估算和发票，收取定金，并为您的厨房和员工打印准备工具。

在配置您的 Toast Catering & Events 设置之前，请在 Toast Web 中设置以下内容：

• 餐饮服务费用（例如，配送费或人工费）。请参见 自定义服务费用和强制小费。
• 一个餐饮或在线餐饮订单收入中心。请参见 创建和分配收入中心。
• 可以提前下单的最大天数在用户界面选项页面中设置。请参见 安排未来订单。

要打开 Toast Catering & Events，请登录 Toast Web 并从左侧导航菜单中选择餐饮与活动。如果您在左侧导航中未看到餐饮与活动，Toast Catering & Events 可能尚未在您的账户上 — 请参见 获取 Toast Catering & Events 帮助 或联系客户服务确认。

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步骤 1：创建订单类型（BEO）

在您在 Toast 中创建第一个餐饮订单之前，请配置至少一个订单类型 — 也称为宴会活动订单（BEO）模板。订单类型定义了您从客人那里收集特定活动类型的信息。您可以创建多个订单类型（例如，“餐饮送货”，“现场活动”或“节日自助餐”），并随时编辑每一个。

1. 在Toast Web中，导航到餐饮与活动> 设置。所有之前创建的订单类型（BEO表单）都保存在这里。
2. 选择添加订单类型。
3. 选择要添加的订单类型：餐饮（客人数量，餐具，备注），活动（活动空间，客人数量，场合，备注），或自定义。您可以随时返回并编辑每个订单类型的单独设置。
4. 为订单类型命名并选择您的常规设置。对于使用Toast多门店管理（MLM）的餐厅，您可以为此订单类型选择特定的目标位置。

    

   注意：您在这里选择的默认就餐选项可能会影响您的BEO的措辞。例如，要显示送货地址字段，请选择应用了送货行为的就餐选项。要了解更多信息，请参见设置自定义就餐选项。

5. 在表单字段部分，添加您希望收集的关于此订单类型的字段。您可以从另一个订单类型添加现有字段或创建新字段。每个字段都有以下选项：
   • 字段名称 — 在BEO上显示的内容
   • 类型 — 文本输入，是/否，多行文本输入，员工，时间，或选择（选择需要您添加选项）
   • 必填 — 此字段是否必须填写
   • 优先级 — 在BEO表单顶部以较大文本显示
   • 内部使用 — 不会出现在发送给客人的电子邮件中

    

   注意：当您希望仅您的团队看到的详细信息时，将字段标记为内部使用 — 例如，仅限厨房的准备说明或配送联系人。内部使用字段不会出现在面向客人的电子邮件和EventView页面上。

6. （仅限潜在客户表）在潜在客户表选项卡中选择表单字段以获得额外的控制。在这里您可以：
   • 在您的潜在客户表上显示所有非内部BEO字段
   • 要求客户选择时间
   • 允许客户上传图片

    

   注意：当客人提交潜在客户表时，您将该潜在客户转换为订单时，潜在客户表的响应不会自动复制到订单的详细信息字段中 — 您需要在订单中重新输入事件详细信息。这是当前产品行为，而不是错误。

7. 在合同部分，添加适用于每个使用此订单类型的订单的默认合同条款。您还可以添加附件 — 例如，您的取消政策 — 这些将包含在订单电子邮件中。

    

   注意：如果您需要对某个事件进行更改，可以在单个餐饮订单上覆盖默认合同条款。

8. 配置您的通知。这会在流程的不同阶段向特定员工发送电子邮件。
9. 在右上角选择保存。

预期结果：您的新订单类型出现在餐饮与活动 > 设置中。下次创建餐饮订单时，您可以选择它。

如果您不再需要某个订单类型，请从设置列表中选择归档按钮以将其从您的订单类型列表中移除。

将生产项目添加到订单类型（BEO）

如果生产项目与您的菜单项目连接，它们会自动填充到您的BEO和准备表中。要了解如何创建生产项目并将其附加到菜单项目，请参见餐饮与活动的生产项目。

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步骤 2：导入客户列表（可选）

如果您正在从其他餐饮或活动解决方案过渡，可以将现有客户数据迁移到Toast中。如果您不需要导入客户，请跳过此步骤。

1. 在Toast Web中，导航到餐饮与活动 > 客户。
2. 在右上角，选择导入客户。
3. 选择下载模板以获取客户列表所需的模板。
4. 在电子表格中格式化您的客户信息，并将其导出为CSV文件。
5. 在Toast Web中，选择+ 上传文件或拖放您的文件。
6. 确认您上传的文件，并勾选是的，我同意上传此文件。
7. 选择提交。

预期结果：您导入的客户将出现在Toast Web的餐饮与活动模块中的客户页面上。

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步骤 3：捕获潜在客户并将其转化为订单

Toast餐饮与活动的潜在客户让您可以从网页表单收集潜在客人信息，然后在Toast Web中将这些潜在客户转化为餐饮订单。

有关完整设置——包括如何分享您的潜在客户表单URL、在您的网站上嵌入表单以及将潜在客户转化为订单——请参见使用Toast餐饮与活动创建和管理潜在客户。

注意：当您将潜在客户转换为订单时，潜在客户表单的信息不会转移到订单的详细信息字段中。您需要在订单上重新输入事件详细信息。

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步骤 4：创建餐饮订单

一旦您设置了至少一种订单类型，您就可以创建您的第一个餐饮订单。

1. 在 Toast Web 中，导航到 餐饮与活动 > 订单。此页面列出了所有先前创建的餐饮订单及其状态。
2. 选择 创建订单。
3. 选择一种餐饮订单类型。可用选项来自您在 步骤 1 中创建的订单类型。
4. 输入下订单的客户姓名。如果您已经在 Toast Web 中创建并保存了客户，输入时姓名会自动填充。对于首次光临的客户，选择 + 创建客户，填写他们的信息，然后选择 保存。
5. 编辑您的 事件详细信息。您将在步骤 1 中看到您在此订单类型上配置的字段。
6. 完成您的订单详细信息。您可以添加：
   • 用餐选项 — 请参见 设置自定义用餐选项
   • 准备时间 — 厨房需要在承诺日期之前多长时间开始准备订单
   • 菜单项 — 您可以从任何菜单中添加项目，无论其可见性如何。
   • 折扣 — 见 开始使用折扣
   • 服务费 — 见 自定义服务费和强制小费

    

   重要:准备时间 在 BEO 上是订单发送到厨房的时间 — 也称为开始烹饪时间 — 而不是食物准备好给客人的时间。要更改订单开始烹饪的时间，请编辑 准备时间。

7. 要将订单从草稿状态转为确认状态，请执行以下操作之一：
   • 生成并发送估算（见 步骤 5），或
   • 准备并发送发票（见 步骤 6）。

预期结果：餐饮订单在您的 餐饮与活动 > 订单 列表中以草稿状态出现，准备好让您发送估算或发票。

注意：您可以编辑任何未完成或已付款订单的承诺日期、准备时间和配送信息。从 餐饮订单 列表中选择订单并进行更改。当更改被保存时，页面顶部会出现确认消息。更新也会反映在 POS 和发票上。

重要:如果在 创建时将计划订单发送到厨房 选项在 外带与配送 > 可用性 > 计划订单 中启用，Toast 可能会在订单创建时将计划的餐饮订单发送到厨房。此设置适用于每个计划订单，而不仅仅是餐饮订单。一旦订单开始烹饪，日期将被锁定，您无法将其从 BEO 中移动。如果您需要重新安排已经开始烹饪的未来订单，请在 POS 中从 模式 > 待处理订单 > 未来检查 > 重新安排 中进行。

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步骤 5:发送估算

使用 Toast 餐宴与节日订单管理模块向客人发送活动估算。

1. 打开客人的订单并查看 估算与合同 部分。
2. （可选）选择 添加合同条款、需要签名 或 添加附件。需要签名会在估算底部添加一行，让客人输入他们的名字以确认估算。
3. 在订单页面顶部选择 操作 下拉菜单，然后选择 创建估算。
4. （可选）在订单顶部选择 查看估算 以预览客人将收到的电子邮件。预览包括您餐厅的品牌、订单详情和订单中的菜单项。如果您的餐厅使用 Toast 餐宴与节日订单管理专业版，您还会看到 EventView 预览，您可以在一个统一的品牌页面上与客人分享所有活动详情、估算和付款。
5. 一切看起来正确后，选择 发送估算。

预期结果：订单将移动到您的 餐宴订单 页面，并显示紫色的暂定状态。如果您需要签名，客人会被要求在估算底部签名（输入）他们的名字。

确认估算

一旦估算发送，客人将在大约一分钟内收到电子邮件。如果客人告诉您他们准备好批准估算，您可以手动更改订单的状态：

1. 选择订单的紫色 暂定 状态。
2. 在下一页，选择顶部的状态并将其更改为 已确认。

注意：手动将估算设置为 已确认 意味着客人不再需要自己签名或确认估算。

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第 6 步：发送发票并收取押金

在确认估算后，发送发票以收取付款。您可以先发送一份押金发票，稍后再收取其余款项，或者您可以提前发送完整的发票。

注意：Toast 餐宴与节日订单管理中的发票是手动发送的。它们无法被安排。如果押金的到期日已过，您可以配置自动跟进消息 — 请参见 调整您的发票设置。

重要:Toast 餐宴与节日订单管理的发票与使用 Toast 开票创建的发票不同，后者是一个单独的 Toast 产品，可以从 支付 > 客户发票 访问。如果您正在发送餐饮或活动订单的发票，请停留在 餐饮与活动 > 订单。如果您正在发送非餐饮发票（例如，向客户收取活动外的商品或服务费用），请使用 Toast 开票 — 请参见 向您的客人发送发票。

如果您将通过发票收取付款，Toast 建议使用默认的夜间自动收款（凌晨 4 点）以确保未来订单的发票付款被收取。如果您需要重新启用夜间自动收款，请联系客户服务。收取押金

有关完整的押金操作指南 — 包括如何设置押金金额、发送提醒、为押金创建开放项目以及报告押金 — 请参见 使用 Toast 餐宴与节日订单管理管理押金。

快速路径：

在 Toast Web 中，导航到 餐饮与活动 > 订单 并选择一个蓝色的已确认订单。

1. 选择页面顶部的 操作 下拉菜单，然后选择 创建发票。
2. 该订单变成一份具有独特发票编号的发票，可以从 发票 标签访问。在发票的 付款计划 部分，选择 + 添加押金请求。
3. 输入 金额（美元金额或百分比）和 到期日。
4. 在右上角选择 查看押金 以预览客人将收到的电子邮件。
5. 在右上角选择 查看押金 以预览客人将收到的电子邮件。
6. 选择 发送押金。

注意：在押金支付之前，您可以编辑押金金额（例如，如果人数发生变化）。编辑后，您可以向客人发送更新的发票电子邮件。

客人可以直接通过电子邮件使用信用卡支付押金。要查看客人所见的内容，请打开发票并在 付款计划 部分选择 查看付款页面。如果客人通过支票或其他方式付款，请选择 手动输入付款 进行记录。

当押金支付后，发票状态将变为已支付，付款将出现在发票的 付款计划 部分。

注意：如果您不需要发送发票，但仍希望订单在POS上显示，请选择 打开订单，而不是发送发票。

发送最终发票

当需要发送最终发票时——在收取押金后或客人确认估算后：

1. 从您的 订单 列表中选择一个 已确认 的订单，路径为 餐饮与活动 > 订单。
2. 在右上角选择 查看发票。
3. 确认发票详情，然后在右上角选择 发送发票。您还可以通过下拉选择发送短信发票。

预期结果：一旦最终金额支付，订单在您的 发票 页面上显示绿色的已支付状态。未按时支付的发票显示红色的逾期状态。对于逾期发票，选择它并在右上角选择 发送提醒。

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第7步:厨房和员工的打印准备工具

Toast 餐宴与节日订单管理包括准备工具——您可以为厨房、打包员、司机和前台员工打印或下载的定制 PDF 和 CSV。可用的准备工具包括准备清单、发票、BEO、厨房表、取货摘要、配送摘要、打包表、订单摘要、CSV 导出和标签。

有关准备工具的完整列表、每个工具的可用过滤器和逐步下载说明，请参见访问和下载餐宴与节日订单管理准备工具。

快速路径: 在 Toast Web 中，导航到餐宴与节日订单管理 > 准备工具。选择现有的标准准备工具，或选择创建准备工具来构建您自己的工具。

注意：项目描述、合同条款和小费总额默认情况下不会出现在下载的 BEO 上。每个都由单独的设置控制。要在 BEO 上包含项目描述，请导航到餐宴与节日订单管理 > 设置 > 订单和发票设置，并将“包含项目描述”切换为开启。如果您 BEO 上应该出现的字段缺失，请参见获取 Toast 餐宴与节日订单管理的帮助以进行故障排除。

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接下来是什么

一旦您的第一个活动在日历上，这些文章涵盖了最常见的后续问题：

• 使用高级 Toast 餐宴与节日订单管理功能——请参见优化 Toast 餐宴与节日订单管理以获取日历视图、Google 日历同步、自动发票提醒和第三方配送设置。
• 在 POS 上运行活动——请参见在您的 POS 上管理 Toast 餐宴与节日订单管理以获取消费活动、桌边流程、KDS 和订单中心。
• 退款或作废订单——请参见退款或作废 Toast 餐宴与节日订单管理订单。
• 了解 Toast 餐宴与节日订单管理报告——请参见Toast 餐宴与节日订单管理报告概述。销售摘要报告包括 Toast 餐宴与节日订单管理的销售——有关发票特定报告细节，请参见Toast 发票报告。
• 设置餐饮在线订购——餐饮在线订购是一个单独的附加功能。请参见开始使用餐饮在线订购。
• 解决 Toast 餐宴与节日订单管理问题——请参见获取 Toast 餐宴与节日订单管理的帮助以获取完整的常见问题解答和故障排除库。

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相关文章

• 获取 Toast 餐宴与节日订单管理的帮助
• 优化 Toast 餐宴与节日订单管理
• 管理 Toast 餐宴与节日订单管理的押金
• 创建和管理 Toast 餐宴与节日订单管理的潜在客户
• 访问并下载餐宴与节日订单的准备工具
• Toast 餐宴与节日订单管理报告概述
• 开始使用在线餐宴订购
• 在您的 POS 上管理 Toast 餐宴与节日订单管理

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使用条款

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