Nómina Toast: Gestionar horas extra

En este artículo:

• Directrices sobre horas extra
• Reglas del sistema de horas extra en Nómina Toast
• Dónde se muestran las horas extra y las tarifas
  • Plantillas horarias
  • Paso Ganancias del empleado
  • Informes de nómina únicos
  • Biblioteca de informes
• Cuándo y cómo se generan los cálculos de horas extra
• Manejo de horas extra estatales dentro de Nómina Toast
  • California
  • Colorado
  • Nevada

Pautas para horas extra

De conformidad con la Ley de Normas Justas de Trabajo (FLSA), los empleados no exentos deben recibir el pago de horas extra por todas las horas trabajadas de más de 40 años en una semana laboral a una tasa no inferior al tiempo y medio de su tasa Regular de pago. Consulta el conjunto completo de pautas en la página Pagos de horas extra del Departamento de Trabajo o encuentra información sobre empleados exentos aquí.

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Reglas del sistema de horas extra en Nómina Toast

Muchos factores pueden contribuir al cálculo de las horas extras. A continuación, se enumeran algunos de los factores relevantes y una descripción de cómo estos factores contribuyen a configurar la tarifa y generar horas extra dentro del sistema de Toast:

Configuración configurada por los empleados de Toast:

• Un empleado debe clasificarse como no exento para ser elegible para horas extra dentro del sistema. Las personas asalariadas no están configuradas dentro del sistema como elegibles para horas extra en este momento. El estado de exención de un empleado se marca en la página Puesto de su perfil. Ver Nómina Toast: Exento vs. Empleados no exentospara obtener más información sobre el estado de exención de empleados.
  • Si un puesto se configuró como exento o no exento y quieres cambiar esa configuración para todos los empleados que pertenecen al puesto, puedes ir a Configuración > Configuración general > Puesto > Configuración del puesto. Selecciona Actualizar en el menú desplegable y, luego, Nombre del puesto. En la parte inferior de esta pantalla, activa la casilla ¿Está exento? en la configuración deseada y selecciona Guardar.
• Los empleados deben estar asignados a la ubicación fiscal de trabajo correcta dentro de Nómina Toast. Esto se debe a que las regulaciones sobre el salario mínimo pueden jugar un papel importante en el cálculo de las tasas de horas extra para los empleados por propina. Además, las ubicaciones del impuesto sobre el trabajo del empleado lo asocian con el FEIN de tu restaurante, que también determina el cálculo de horas extra.
• Nómina Toast calculará las horas extra individuales a lo largo de las horas trabajadas en todos los FEIN dentro de una cuenta (código de empresa). Por ejemplo, si un empleado trabaja en dos ubicaciones diferentes, las ubicaciones están bajo dos FEIN diferentes y ambas ubicaciones/FEIN viven bajo el mismo código de empresa dentro de Nómina Toast, las horas combinadas del empleado estarán sujetas a regulaciones de horas extra.
• La tasa de horas extra no se puede editar directamente; se basa en los ingresos elegibles para horas extra que tiene un empleado. Las leyes estatales pueden tener regulaciones adicionales a las que también pueden estar sujetos los empleadores.

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Dónde se muestran las horas extra y las tarifas

Ya sea que estés revisando o aprobando plantillas horarias, ejecutando nóminas, o que ya hayas enviado nóminas, las horas extras pueden registrarse dentro del sistema de Nómina Toast.

Hojas horarias

Accede a las plantillas horarias actuales de los empleados yendo a Tiempo. Ten en cuenta la columna Horas extra. Luego, selecciona un enlace en la columna Planilla horaria para ver más datos.

Para revisar los datos históricos de empleados individuales, localiza su perfil y selecciona Historial de pagos > Hojas de tiempo. El gráfico y la tabla a continuación pueden ayudarte a ver las horas extra de un vistazo o selecciona una plantilla horaria para ver más datos.

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Paso Ganancias del empleado

Durante una ejecución de nómina, las horas extra aparecerán en el paso Ganancias del empleado como ganancia. La tarifa de USD 13 por horas extra se calcula utilizando las fórmulas del escenario 2 en esta sección del artículo.

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Informes únicos de nómina

Una vez calculada la nómina en el sistema, la etapa “Examinar y enviar” ofrece varios informes que los empleadores deben revisar para comprobar su exactitud antes de enviar la nómina. El informe de excepciones de nómina combina todas las horas extra en una tabla para facilitar la revisión. También puedes ver este informe después de enviar la nómina si vas a Nómina > Pestaña Nóminas anteriores > Ver la nómina prevista.

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Biblioteca de informes

1. Ve a Informes > Estándar.
2. Busca las palabras “por pago”.
3. Selecciona el ícono de globo ocular para el informe de auditoría de nómina de empleados por período de pago.
4. Selecciona Cola en la parte inferior de la página.
5. En la siguiente pantalla, define los parámetros de tu informe. Puedes Omitir la tecla Ctrl/comando del teclado mientras seleccionas períodos de pago para elegir más de uno. Por último, asegúrate de marcar (al menos) Incluir ganancias antes de ejecutar el informe. Ganancias como Horas extra aparecerán como uno de los encabezados en esta hoja de cálculo.

Cuándo y cómo se generan los cálculos de horas extra

La hoja informativa de horas extra del FSLA establece que los empleados no exentos cubiertos comienzan a recibir horas extra después de 40 horas semanales. Las leyes estatales pueden tener regulaciones adicionales a las que también pueden estar sujetos los empleadores. En los siguientes dos escenarios, los empleados no exentos cubiertos con una única tarifa de pago por hora reciben salarios por horas extra de conformidad con la FLSA (ver Nómina Toast: Obtener ayuda con las horas extra combinadas para obtener información adicional sobre empleados con varios trabajos o con diferentes tasas de pago). La primera hipótesis describe una situación en la que la tasa Regular del empleado es igual o superior a la tasa del salario mínimo federal. La segunda hipótesis describe una situación en la que la tasa Regular de pago de un empleado es inferior a la tasa del salario mínimo federal.

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Situación 1: La tarifa Regular del empleado es igual o superior a la tarifa del salario mínimo federal

1. Wendy es una recepcionista no exenta que trabajó 45 horas entre semana. Su tarifa Regular de pago por hora es de $15.
2. En este escenario, Wendy ha trabajado 40 horas en su tarifa de pago por hora y 5 horas en su tarifa de pago de horas extra.
3. Dado que la tarifa de pago Regular de Wendy's es de 15 dólares por hora (que es mayor que la tarifa del salario mínimo federal), el sistema de Toast calculará primero su pago Regular de las primeras 40 horas trabajadas multiplicando 15 dólares por 40 horas para equivaler a 600 dólares en pago Regular.
4. Dado que, con arreglo a la Ley de horas extraordinarias de la FLSA, se pagan 1,5 veces la tasa de pago Regular por hora por el tiempo trabajado durante 40 horas, el sistema multiplicará automáticamente 15 dólares por 1,5, con lo que se obtendrán 22,50 dólares por hora para las horas extraordinarias.
5. El sistema multiplicará la tasa de horas extras de Wendy's por la cantidad de horas extra que trabajó. En esta hipótesis, el sistema multiplicaría 22,50 dólares por 5 horas trabajadas para alcanzar 112,50 dólares en concepto de pago de horas extra.
6. Para obtener el pago bruto que recibió Wendy, el sistema suma el monto del pago Regular y el pago de horas extras premium que Wendy ganó. Los ingresos Regulares de 600 dólares y los ingresos por horas extraordinarias de 112,50 dólares equivalen al sueldo bruto de 712,50 dólares de la semana laboral.

Remuneración Regular: Horas Regulares × Tarifa por hora Regular: 40 horas x 15 dólares = 600 dólares
Tarifa por horas extra: Tarifa regular por hora x 1,5: USD 15 x 1,5 = USD 22,50
Pago de horas extra: Horas extra × tarifa de horas extra: 5 horas x 22,50 dólares = 112,50 dólares
Pago bruto: Pago regular + pago de horas extras: USD 600 + USD 112,50 = USD 712,50 en pago bruto

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Situación 2: La tasa Regular de pago del empleado es menor que la tasa del salario mínimo federal

1. John es un bartender no exento que trabajó 50 horas entre semana. Su tarifa Regular es de $5,45. Durante la semana laboral, John también ganó USD 100 en propinas.
2. En esta situación, John trabajó 40 horas con su salario Regular y 10 horas con su prima por horas extra.
3. Dado que la Tarifa Regular de USD 5,45 de John es menor que el salario mínimo, el sistema de Toast aplicará varias fórmulas diferentes. Primero, el sistema multiplicará la tarifa de pago por hora que Juan hace por la cantidad de horas que trabajó. En esta hipótesis, el sistema multiplicaría 5,45 dólares por 50 horas trabajadas, lo que equivaldría a 272,50 dólares.
   1. Sin embargo, la FLSA también establece que la tasa Regular de pago para los empleados cubiertos no exentos no puede ser menor que la tasa del salario mínimo federal, incluida la remuneración permisible. Para determinar si el Pago Regular de Juan más las propinas que ganó cumplirán con la tasa mínima estándar federal, el sistema primero debe calcular si se podría aplicar un crédito para propinas (haz clic aquí para obtener más información sobre los créditos para propinas y cómo funcionan). Suponiendo que John trabaje en un lugar donde se permitan créditos para propinas, el sistema primero restaría la tarifa actual de pago por hora de John de la tarifa mínima por hora federal, de entre USD 7,25 y USD 5,45, para equivaler a USD 1,80. El sistema multiplicaría el crédito por las horas trabajadas. Aquí, eso significaría que el sistema multiplicaría las 50 horas trabajadas por USD 1,80 para equivaler a USD 90.
4. Debido a que John ganó USD 272,50 en pago Regular, necesitaría adquirir al menos USD 90 en propinas para que su pago cumpla con el estándar mínimo federal. En este escenario, John ganó USD 100 en propinas. El sistema luego sumaría los USD 100 en propinas que John ganó a su Pago Regular. Esto llevaría su pago Regular más propinas a $372,50, que es más de lo que John habría ganado si sus salarios se hubieran calculado sólo a la tasa del salario mínimo federal sin propinas, que habría sido de $362,50.
   1. Debido a que la tarifa de pago por hora por propina de John es mayor que la tarifa de pago del salario mínimo federal, el sistema puede acreditar las propinas de John para la obligación del empleador de John de pagar el salario mínimo. Este cálculo también proporciona una variable adicional llamada tasa de pago, que te ayudará más adelante a determinar cuánto tiempo extra le has ganado a John.
5. Según la FLSA, la tarifa Regular de un empleado cubierto no exento se determina por la compensación ganada y las horas trabajadas dentro de una semana laboral en particular. Para determinar la tarifa Regular de pago ajustada de John para esta semana laboral, el sistema de Toast dividiría su tarifa de pago ajustada por sus horas trabajadas. En esta hipótesis, el sistema dividiría 372,50 dólares por 50 horas trabajadas, lo que equivaldría a 7,45 dólares por hora trabajada.
6. Ahora que el sistema generó la tarifa de pago ajustada de John para la semana laboral, ahora podrá calcular su tarifa de horas extra. Para hacerlo, el sistema multiplicará la tasa de pago ajustada de John por .5 (7,45 dólares x 0,5) e igualará a 3,725 dólares la tasa de prima por horas extra.
7. A continuación, el sistema multiplicaría la tasa de prima por horas extra por las horas extra que trabajó John. En esta hipótesis, el sistema multiplicaría 3,725 dólares por 10 horas, lo que equivaldría a 37,25 dólares de pago de horas extra.
8. Una vez que se haya calculado el pago de las horas extra, el sistema ahora generará el pago bruto de la semana laboral de John combinando su pago Regular, las propinas y el pago de las horas extra. En esta hipótesis, el sistema sumaría 272,50 dólares en pagos Regulares, 100 dólares en propinas y 37,25 dólares en pagos de horas extras, lo que equivaldría a 409,75 dólares en salarios brutos para la semana laboral de John.

Pago regular: Horas trabajadas × Tarifa por hora Regular: 50 horas x 5,45 $ = 272,50 $
Tarifa por hora de crédito de propina: Tarifa federal mínima por hora - Tarifa regular por hora: USD 7,25 - USD 5,45 = USD 1,80
Crédito de propina: Horas trabajadas x tarifa por hora de crédito para propinas: 50 horas x USD 1,80 = USD 90
Propinas recibidas: USD 100
Maquillaje de crédito de propina: Crédito de propina - propinas recibidas: USD 90 - USD 100 = - USD 10

Pago del salario mínimo federal: Horas trabajadas x tarifa mínima federal por hora: 50 horas x 7,25 dólares= 362,50 dólares
Pago regular + propinas: (Horas trabajadas × Tarifa por hora Regular) + propinas: (50 horas x 5,45 dólares) + 100 dólares = 372,50 dólares
Tarifa de pago por hora ajustada: (Regular pay + propinas) / horas trabajadas: $372,50 / 50 horas= $7,45
Tarifa por horas extra: Tarifa ajustada de pago por hora x 0,5: 7,45 $ x,5 = 3,7 25 $
Pago de horas extra: Tarifa de horas extra × horas extra trabajadas: $3,725 × 10 horas =$37,25
Pago bruto: Pago Regular + propinas + pago de horas extra: USD 272,50 + USD 100 = USD 37,25 = USD 409,75 en concepto de pago bruto

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Manejo de horas extra estatales dentro de Nómina Toast

California

Si un empleado trabaja horas extras en California, el sistema aplica las siguientes regulaciones:

• Horas extra diarias: Si un empleado trabaja más de 8 horas, pero no más de 12 horas en un día, las horas posteriores a las 8 se considerarán horas extras.
• Horas extra semanales: Si un empleado trabaja más de 40 horas entre semana, todas las horas posteriores a 40 se considerarán horas extras.
• 7 días seguidos: Si un empleado trabaja 7 días seguidos, las primeras 8 horas del séptimo día se consideran horas extra.
• Doble horas extra: Si un empleado trabaja más de 12 horas en un solo día, todas las horas posteriores a las 12 se consideran horas extra dobles. También si un empleado trabaja 7 días seguidos y en el séptimo día, trabaja más de 8 horas, todas las horas posteriores a 8 se consideran horas extra dobles.
• Estos cálculos de horas extra se pueden ver en las hojas horarias.

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Colorado

Nómina Toast tiene lógica incorporada para adaptarse a las leyes de horas extra de Colorado.

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Nevada

Las horas extra en Nevada se aplicarán cuando una persona trabaje más de 40 horas a la semana. Ponte en contacto con nosotros a través del botón de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast si crees que tus empleados deberían recibir OT diario además de OT semanal. Toast no puede ayudarte con esta decisión, pero puedes usar el Kit de herramientas de RR. HH. para obtener más ayuda.

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Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal ni referido a recursos humanos, ni constituye ningún otro tipo de recomendación profesional. Para recibir asesoramiento, comunícate con un abogado u otro profesional. Puedes encontrar más información sobre los requisitos de horas extra en los sitios web de los reguladores federales y estatales, así como en el Kit de herramientas Toast HR impulsado por Mineral.