Nómina Toast: Gestionar horas extra

En este artículo:

• Directrices sobre horas extra
• Reglas del sistema de horas extras en Nómina Toast
• Dónde se muestran las horas extra y las tarifas
  • Planillas horarias
  • Paso de ganancias del empleado
  • Informes de nómina únicos
  • Biblioteca de informes
• Cuándo y cómo se generan los cálculos de horas extra
• Manejo de horas extras basado en el estado dentro de Nómina Toast
  • California
  • Colorado
  • Nevada

Pautas para horas extra

Según la Ley de Normas Justas de Trabajo (FLSA), los empleados no exentos deben recibir pago de horas extra por todas las horas trabajadas mayores de 40 años en una semana laboral a una tasa no menor que el tiempo y medio de su tasa de pago Regular. Consulta el conjunto completo de pautas en la página del Departamento de Trabajo o encuentra información sobre empleados exentos aquí.

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Reglas del sistema de horas extras en Nómina Toast

Muchos factores pueden contribuir al cálculo de las horas extras. A continuación, se enumeran algunos de los factores relevantes y una descripción de cómo estos factores contribuyen a configurar la tarifa y generar horas extra dentro del sistema Toast:

Configuración configurada por los empleados de Toast:

• Un empleado debe clasificarse como no exentopara ser elegible para horas extras dentro del sistema. Las personas asalariadas no están configuradas dentro del sistema como elegibles para horas extra en este momento. El estado de exención de un empleado se marca en la página Puesto de su perfil. Ver Nómina Toast: Exento vs. Empleados no exentospara obtener más información sobre el estado de exención de empleados.
  • Si un puesto se configuró como exento o no exento y quieres cambiar esa configuración para todos los empleados que pertenecen al puesto, puedes ir a Configuración > Configuración general > Puesto > Configuración del puesto. Selecciona Actualizar en el menú desplegable y, luego, Nombre del puesto. En la parte inferior de esta pantalla, activa la casilla ¿Está exento? en la configuración deseada y seleccionaGuardar.
    • Si no ves Configuración en el lado izquierdo de la pantalla, selecciona Nómina en la barra de navegación de Toast Web a la izquierda para que aparezca la barra de navegación de Nómina Toast.
• Los empleados deben estar asignados a la ubicación fiscal laboral correcta dentro de Nómina Toast. Esto se debe a que las regulaciones sobre el salario mínimo pueden desempeñar un papel importante en el cálculo de las tasas de horas extra para los empleados por propina. Además, las ubicaciones de impuestos laborales del empleado las asocian con el FEIN de tu restaurante, que también dicta los cálculos de horas extra.
• Nómina Toast calculará las horas extra individuales a lo largo de las horas trabajadas en todos los FEIN dentro de una cuenta (código de la empresa). Por ejemplo, si un empleado trabaja en dos ubicaciones diferentes, las ubicaciones están bajo dos FEIN diferentes y ambas ubicaciones o FEIN viven bajo el mismo código de empresa dentro de Nómina Toast, el horario combinado del empleado estará sujeto a regulaciones de horas extra.
• La tasa de horas extra no se puede editar directamente; se basa en los ingresos elegibles para horas extra que tiene un empleado. Las leyes estatales pueden tener regulaciones adicionales a las que también pueden estar sujetos los empleadores.

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Dónde se muestran las horas extra y las tarifas

Ya sea que estés revisando o aprobando plantillas horarias, ejecutando la nómina o ya hayas enviado la nómina, es posible que las horas extra se rastreen dentro del sistema de Nómina Toast.

Hojas horarias

Accede a las plantillas horarias actuales de los empleados yendo a Hora. (Si no ves la hora en el lado izquierdo de la pantalla, selecciona Nómina en la barra de navegación de Toast Web a la izquierda para que aparezca la barra de navegación de Nómina Toast). Ten en cuenta la columna Horas extra. Luego, selecciona un enlace en la columna Hoja horaria para ver más datos.

Para revisar los datos históricos de empleados individuales, ubica su perfil en Nómina Toast y selecciona Historial de pagos > Hojas horarias. El gráfico y la tabla a continuación pueden ayudarte a ver horas extra de un vistazo o selecciona una plantilla horaria para ver más datos.

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Paso Ganancias del empleado

Durante una ejecución de nómina, las horas extra aparecerán en el paso Ganancias del empleado como ganancia. La tasa de USD 13 por horas extras se calcula utilizando las fórmulas del escenario 2 en esta sección del artículo.

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Informes de nómina únicos

Una vez calculada la nómina en el sistema, la etapa de revisión y envío ofrece varios informes para que los empleadores los revisen con exactitud antes de enviar la nómina. El informe de excepciones de nómina combina todas las horas extra en una tabla para facilitar la revisión. También puedes ver este informe después de enviar la nómina si vas a Nómina > Pestaña Nóminas anteriores > Ver la nómina prevista. (Cuando los menús de navegación de Toast Web y Nómina Toast sean visibles, selecciona Nómina en el submenú de navegación de Nómina Toast. Si no ves el submenú Nómina Toast, al seleccionar Nómina en el menú de navegación de Toast Web, se expandirá).

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Biblioteca de informes

1. En Nómina Toast, ve a Informes > Estándar.
   1. Cuando selecciones Informes en Nómina Toast, deberías ver una URL que comienza con payroll.toasttab.com. Visita Nómina Toast en Toast Web para conocer cómo funciona la nueva navegación de Nómina Toast.
2. Busca las palabras "por pago".
3. Selecciona el ícono del globo ocular para el informe de auditoría de nómina de empleados por período de pago.
4. Selecciona Cola en la parte inferior de la página.
5. En la siguiente pantalla, define los parámetros de tu informe. Puedes Omitir la tecla Ctrl/comando del teclado mientras seleccionas períodos de pago para elegir más de uno. Por último, asegúrate de marcar (al menos) Incluir ganancias antes de ejecutar tu informe. Ingresos como las Horas extra aparecerán como uno de los encabezados en esta hoja de cálculo.

Cuándo y cómo se generan los cálculos de horas extra

La hoja informativa de horas extra de la FSLA establece que los empleados no exentos cubiertos comienzan a recibir horas extra después de 40 horas en una semana laboral. Las leyes estatales pueden tener regulaciones adicionales a las que también pueden estar sujetos los empleadores. En las dos situaciones siguientes, los empleados no exentos cubiertos con una única tarifa de pago por hora reciben salarios por horas extras de conformidad con la FLSA (consulta Nómina Toast: Obtener ayuda con las horas extra combinadas para obtener información adicional sobre empleados con varios trabajos o con diferentes tasas de pago). La primera hipótesis describe una situación en la que la tasa Regular del empleado es igual o superior a la tasa del salario mínimo federal. La segunda hipótesis describe una situación en la que la tasa de pago Regular del empleado es menor que la tasa del salario mínimo federal.

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Situación 1: la tarifa Regular del empleado es igual o superior a la tarifa del salario mínimo federal

1. Wendy es una recepcionista no exenta que trabajó 45 horas entre semana. Su tarifa Regular de pago por hora es de $15.
2. En este escenario, Wendy ha trabajado 40 horas a su tarifa de pago por hora y 5 horas a su tarifa de horas extra.
3. Dado que la tarifa de pago Regular de Wendy's es de 15 dólares por hora (que es mayor que la tarifa del salario mínimo federal), el sistema Toast calculará primero su salario Regular de las primeras 40 horas trabajadas multiplicando 15 dólares por 40 horas para equivaler a 600 dólares de salario Regular.
4. Dado que, con arreglo a la Ley de horas extras de la FLSA, se pagan 1,5 veces la tasa de pago por hora Regular por el tiempo trabajado durante 40 horas, el sistema multiplicará automáticamente los 15 dólares por 1,5 para llegar a 22,50 dólares por hora en el caso de las horas extra.
5. El sistema multiplicará la tasa de prima de horas extra de Wendy's por la cantidad de horas extra que trabajó. En esta hipótesis, el sistema multiplicaría 22,50 dólares por 5 horas trabajadas para alcanzar los 112,50 dólares de pago de horas extras.
6. Para obtener el pago bruto que recibió Wendy, el sistema suma el monto del pago Regular y el pago de horas extras premium que Wendy ganó. Los ingresos Regulares de 600 dólares y las horas extras de 112,50 dólares equivalen al salario bruto de 712,50 dólares de la semana laboral.

Remuneración Regular: Horario Regular × Tarifa Regular por hora: 40 horas x 15 dólares = 600 dólares
Tarifa por horas extra: Tarifa por hora regular x 1,5: USD 15 x 1,5 = USD 22,50
Pago de prima por horas extra: Horas extra x tarifa de prima por horas extra: 5 horas x 22,50 dólares = 112,50 dólares
Pago bruto: Pago Regular + pago de horas extras: USD 600 + USD 112,50 = USD 712,50 en pago bruto

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Situación 2: La tasa Regular de pago del empleado es menor que la tasa del salario mínimo federal

1. John es un bartender no exento que trabajó 50 horas entre semana. Su tarifa Regular es de USD 5,45. Durante la semana laboral, John también ganó USD 100 en propinas.
2. En este escenario, John ha trabajado 40 horas con su salario Regular y 10 horas con su prima por horas extras.
3. Dado que la tarifa Regular de USD 5,45 de John es menor que el salario mínimo, el sistema de Toast aplicará varias fórmulas diferentes. Primero, el sistema multiplicará la tarifa de pago por hora que Juan hace por la cantidad de horas que trabajó. En esta hipótesis, el sistema multiplicaría 5,45 dólares por 50 horas trabajadas para equivaler a 272,50 dólares.
   1. Sin embargo, la FLSA también establece que la tasa Regular de pago para los empleados cubiertos no exentos no puede ser menor que la tasa del salario mínimo federal, incluida la remuneración permisible. Para determinar si el pago Regular de John más las propinas que ganó cumplirán con la tasa mínima estándar federal, el sistema debe calcular primero si se podría aplicar un crédito por propinas (haz clic aquí para obtener más información sobre los créditos por propinas y cómo funcionan). Suponiendo que John trabaja en un lugar donde se permiten créditos de propina, el sistema primero restaría la tarifa de pago por hora actual de John de la tarifa mínima por hora federal, de USD 7,25 a USD 5,45, para equivaler a USD 1,80. El sistema multiplicaría el crédito por las horas trabajadas. Aquí, eso significaría que el sistema multiplicaría las 50 horas trabajadas por USD 1,80 para equivaler a USD 90.
4. Debido a que John ganó USD 272,50 en pago Regular, John necesitaría adquirir al menos USD 90 en propinas para que su pago cumpla con el estándar mínimo federal. En este escenario, John ganó USD 100 en propinas. El sistema luego sumaría los USD 100 en propinas que John ganó a su Pago Regular. Esto elevaría su salario Regular más propinas a 372,50 dólares, que es más de lo que John habría ganado si su salario se hubiera calculado sólo a la tasa federal del salario mínimo sin propinas, que habría sido de 362,50 dólares.
   1. Debido a que la tarifa de pago por hora por propina de John es mayor que la tarifa de pago del salario mínimo federal, el sistema puede acreditar las propinas de John para la obligación del empleador de John de pagar el salario mínimo. Este cálculo también proporciona una variable adicional llamada tasa de pago, que te ayudará más adelante a determinar cuánto tiempo extra ha ganado John.
5. Según la FLSA, la tarifa Regular de pago de un empleado cubierto no exento se determina por la compensación ganada y las horas trabajadas dentro de una semana laboral particular. Para determinar la tarifa de pago Regular ajustada de John para esta semana laboral, el sistema de Toast dividiría su tarifa de pago ajustada por sus horas trabajadas. En esta hipótesis, el sistema dividiría 372,50 dólares por 50 horas trabajadas, lo que equivaldría a 7,45 dólares por hora trabajada.
6. Ahora que el sistema generó la tarifa de pago ajustada de John para la semana laboral, ahora podrá calcular su tarifa de prima por horas extra. Para hacerlo, el sistema multiplicará la tasa de pago ajustada de John por .5 (7,45 dólares x 0,5) e igualará a 3,725 dólares la tasa de prima por horas extra.
7. A continuación, el sistema multiplicaría la tasa de prima de horas extra por las horas extra que trabajó John. En esta hipótesis, el sistema multiplicaría 3,725 dólares x 10 horas para equivaler a 37,25 dólares en concepto de pago de horas extra.
8. Una vez que se haya calculado el pago de las horas extras, el sistema ahora generará el pago bruto de la semana laboral de John combinando su pago Regular, propinas y horas extras. En esta hipótesis, el sistema sumaría 272,50 dólares en concepto de remuneración Regular, 100 dólares en propinas y 37,25 dólares en horas extras, lo que equivaldría a 409,75 dólares en salarios brutos para la semana laboral de John.

Pago regular: Horas trabajadas × Tarifa por hora Regular: 50 horasx USD 5,45 = USD 272,50
Tarifa por hora de crédito por propina: Tarifa mínima federal por hora - Tarifa regular por hora: USD 7,25 a USD 5,45 = USD 1,80
Crédito de propina: Horas trabajadas x tarifa por hora de crédito para propinas: 50 horas x USD 1,80 = USD 90
Propinas recibidas: USD 100
Maquillaje de crédito de propina: Crédito de propina - propinas recibidas: USD 90 - USD 100 = - USD 10

Salario mínimo federal: Horas trabajadas x tarifa mínima federal por hora: 50 horas x USD 7,25 = USD 362,50
Pago regular + propinas: (Horas trabajadas × Tarifa regular por hora) + propinas: (50 horas x USD 5,45) + USD 100 = USD 372,50
Tarifa de pago por hora ajustada: (Regular pay + propinas) / horas trabajadas: 372,50 $ / 50 horas = 7,45 $
Tarifa por horas extra: Tarifa de pago por hora ajustada x 0,5: 7,45 x 5,5 = 3,725 dólares
Pago de prima por horas extra: Tarifa de horas extra × horas extra trabajadas: USD 3,725 × 10 horas =USD 37,25
Pagos brutos: Pago Regular + propinas + pago de horas extras: $272,50 + $100 = $37,25 = $409,75 en pago bruto

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Tratamiento de horas extra estatales dentro de Nómina Toast

California

Si un empleado trabaja horas extras en California, el sistema aplica las siguientes regulaciones:

• Horas extra diarias: Si un empleado trabaja más de 8 horas, pero no más de 12 horas en un día, las horas posteriores a las 8 se considerarán horas extras.
• Horas extra semanales: Si un empleado trabaja más de 40 horas entre semana, todas las horas posteriores a 40 se considerarán horas extras.
• 7 días seguidos: Si un empleado trabaja 7 días seguidos, las primeras 8 horas del séptimo día se consideran horas extras.
• Doble horas extra: Si un empleado trabaja más de 12 horas en un solo día, todas las horas posteriores a las 12 se consideran horas extra dobles. También si un empleado trabaja 7 días seguidos y al séptimo día, trabaja más de 8 horas, todas las horas posteriores a 8 se consideran horas extra dobles.
• Estos cálculos de horas extra se pueden ver en las hojas horarias.

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Colorado

Nómina Toast tiene lógica integrada para adaptarse a las leyes de horas extra de Colorado.

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Nevada

Nevada mide un día de trabajo como una ventana de 24 horas que comienza cuando el empleado registra su entrada por primera vez, no como un día calendario de medianoche a medianoche. Por ejemplo, si un empleado registra su entrada a la 1:00 p. m. el lunes, su jornada laboral se extiende hasta la 1:00 p. m. el martes. Las horas trabajadas a lo largo de ocho horas en esa jornada laboral de 24 horas se pagan como horas extras para los empleados aplicables.

Las horas extra diarias de Nevada se calcularán según el umbral de horas extra diarias de cualquier empleado cuando se establezca en Seguir normativas estatales; esta es la configuración predeterminada del sistema.

Las horas extra diarias de Nevada se aplican a los empleados que:

• Trabajar en un local con un impuesto sobre el trabajo y un FEIN de Nevada
• Gana menos de 1,5 veces el salario mínimo de Nevada

Los empleados que ganan USD 18 por hora o más reciben horas extra semanales únicamente, después de 40 horas en una semana laboral. Las horas extra diarias y semanales no se acumulan. El empleado recibe el que pague más según el cálculo.

Por ejemplo, supongamos que un cocinero de línea gana USD 15 por hora:

• Si trabajan de lunes a viernes de 4:00 p. m. a medianoche (ocho horas) Y
• Martes de 10:00 a. m. a 4:00 p. m. (seis horas).
• Eso equivale a un total de ocho horas + seis horas = 14 horas totales trabajadas en el período de 24 horas de ese empleado.
• Las primeras ocho horas se clasificarían como Remuneración Regular (15 dólares por hora) y las seis horas se clasificarían como Remuneración Prima (15 dólares por hora x 1,5 dólares por hora).

Configuración de horas extra de Nevada cambiada el 19 de octubre de 2026

El 19 de octubre de 2026, Nómina Toast configuró la configuración de horas extra diarias para los empleados en las ubicaciones de impuestos del trabajo de Nevada en Seguir normativas estatales. Si anteriormente configuraste empleados en OT después de 8 horas para que se aproximaran a las reglas de Nevada, ya no necesitas hacerlo. Los nuevos empleados utilizarán la configuración Sigue normativa estatal de manera predeterminada.

Si tu negocio utiliza una política de horas extra diarias diferente a la del cálculo del estado de Nevada, actualiza el umbral de horas extra diarias en el perfil de Nómina Toast de cada empleado (consulta las instrucciones a continuación). Gestionar tus umbrales de horas extra en Toast Web y Nómina Toast explica cada configuración.

1. Ve al perfil de Nómina Toast del empleado.
   1. Descubre cómo funciona la nueva navegación de Nómina Toast visitando Nómina Toast en Toast Web.
2. En la esquina inferior izquierda de la página, selecciona Configuración del perfil.
3. Actualiza el campo Umbral de horas extra diarias desde la configuración predeterminada Seguir normativas estatales a OT después de 8 horas. Selecciona Guardar cambios.
4. Ahora repite los pasos 1-4 para cada empleado en la ubicación aplicable.

Nevada Horas extra sin horarios Regulares

La plantilla horaria de un empleado de Nevada puede mostrar horas extra sin horarios Regular. Esto ocurre cuando la jornada laboral de 24 horas del empleado abarca dos períodos de pago. Por ejemplo, el último día de un período de pago muestra ocho horas Regular y una hora extra, y el primer día del siguiente período de pago muestra ocho horas extra.

Para obtener más información sobre la ley de horas extras de Nevada, usa el Kit de herramientas.

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Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal, de recursos humanos ni ningún otro tipo de recomendación profesional. Ponte en contacto con un abogado u otro profesional para recibir asesoramiento. Puedes encontrar más información sobre los requisitos de horas extra en los sitios web de los reguladores federales y estatales, así como en el Kit de herramientas de RR. HH. Toast impulsado por Mineral.