Nómina Toast: Utiliza la Tarjeta Toast Pay - Guía para Empleadores

En este artículo:

• Descripción General de la Tarjeta Toast Pay
  • Terminología
  • ¿Listo para Continuar?
• Configura Ajustes en Toast Payroll y Toast Web
  • Ajusta tus Configuraciones de Toast PayOut en Toast Payroll
  • Revisa tus Configuraciones de Propinas en Toast Payroll
  • Si Compartes Propinas, Configura el Administrador de Propinas en Toast Web
  • Confirma las Direcciones de Correo Electrónico de los Empleados en Toast Web
• Incorpora a los Empleados al Programa
  • Envía Información a los Empleados
  • Los Empleados Descargan la Aplicación MyToast
  • Los Empleados Piden su Tarjeta Toast Pay
  • Los empleados activan y conectan/actualizan su método de pago
• Tu primera nómina con la tarjeta Toast Pay y PayOut

Resumen de la tarjeta Toast Pay

Terminología

La aplicación MyToast es la aplicación que permite a los empleados por hora de restaurantes que utilizan la tarjeta Toast Pay y PayOut solicitar su tarjeta de pago, gestionar su cuenta y aceptar ofertas de Toast PayOut, si corresponde.¹

La tarjeta Toast Pay es una tarjeta de débito física que los empleados pueden usar en cualquier lugar que acepte Mastercard®.

ToastPayOuts (si los ofreces) son el nombre de las ganancias que un empleado puede aceptar en su tarjeta Toast Pay antes del día de pago.

Volver al inicio

¿Listo para seguir adelante?

Para confirmar que tu contratación está completa, se enviará un aviso por correo electrónico con el asunto: "¡Has sido aprobado para ofrecer la tarjeta Toast Pay y PayOut!" Si no recibiste el correo electrónico:

• Puede tardar hasta 5 días hábiles después de que se complete el contrato para que se envíe el correo electrónico.
• Es posible que alguien más dentro de tu organización haya recibido el correo electrónico y haya comenzado el proceso de incorporación. Contacta a la persona (dueño o persona de control) que completó el contrato para confirmar su posible recepción.
• Es posible que tengas contratos adicionales por completar. Consulta la lista de verificación de configuración en Toast Web bajo cada ubicación para asegurarte de que has completado un contrato para cada entidad que también financia una nómina.

A continuación, es hora de que tú y tus empleados comiencen a configurar la tarjeta Toast Pay y PayOut. Aquí te mostramos cómo puedes completar tu configuración:

Volver al inicio

Configura los ajustes en Toast Payroll y Toast Web

Ajusta tus configuraciones de Toast PayOut dentro de Toast Payroll

Los empleadores tienen la opción de personalizar la configuración para Toast PayOut.² La configuración predeterminada es ofrecer Toast PayOuts que están limitados a una parte de los salarios y propinas para ayudar a contabilizar impuestos estimados, retenciones y deducciones. Los empleadores pueden limitar el acceso a Toast PayOuts para propinas y/o salarios o ofrecer Toast PayOuts para propinas que no están ajustadas por impuestos estimados, retenciones y deducciones. Para actualizar su configuración, inicie sesión en Toast Payroll, navegue a Configuración > Tarjeta de Pago y siga las instrucciones en la página.

Volver al inicio

Revise sus configuraciones de propinas en Toast Payroll

Si sincroniza propinas directamente desde POS a Toast Payroll, navegue a Configuración > Toast > Propinas para confirmar que sus configuraciones de propinas reflejan cómo planea usar la Tarjeta de Pago y PayOut de Toast, para que la nómina sea precisa.

Por ejemplo, si anteriormente pagaba a los empleados en efectivo cada noche y ha registrado esos montos en Toast Payroll, esos ingresos probablemente están bajo un código de ganancias de "propinas pagadas". Si planea pagar propinas en la Tarjeta de Pago de Toast, las propinas deberán registrarse como un código de ganancias de "propinas adeudadas". Esto asegura que Toast Payroll no solo registre la ganancia, sino que distribuya el saldo.

Volver al inicio

Si comparte propinas, configure el Administrador de Propinas en Toast Web

Para que sus empleados accedan a las propinas agrupadas a través de Toast PayOuts, también deberá comprar y configurar el Administrador de Propinas de Toast. Este artículo lo guiará a través de las instrucciones de configuración. Es una buena práctica configurar el Administrador de Propinas de Toast antes o en conjunto con la Tarjeta de Pago y PayOut de Toast.

Volver al inicio

Confirme las direcciones de correo electrónico de los empleados dentro de Toast Web

La aplicación MyToast requiere que los empleados tengan una dirección de correo electrónico válida en Toast Web. Si usted o sus empleados no están seguros de qué dirección de correo electrónico usar para iniciar sesión, estas instrucciones le dirán cómo descargar esa información:

1. Inicie sesión en Toast Web. Desde el panel de navegación izquierdo, seleccione Empleados > Gestión de empleados > Empleados.
2. Seleccione el botón Exportar todos los empleados. Esto generará una hoja de cálculo de todas las direcciones de correo electrónico de los empleados (entre otra información) utilizadas para iniciar sesión en la aplicación MyToast.
   1. Si necesita solo la dirección de correo electrónico de un empleado, pase el cursor sobre su nombre en esta página.
      
      
       
3. Toast recomienda leer rápidamente esta lista de correos electrónicos en busca de errores obvios, como "gmai.com" o "hotmail.co". Si el empleado aún no ha aceptado su invitación para crear una cuenta, estos pueden corregirse desde el perfil del empleado en Toast Web siguiendo estos pasos.
   1. Si estás cambiando la dirección de correo electrónico de un empleado y recibes un mensaje de error "el usuario ya existe", verifica si hay otro empleado o perfil utilizando esta dirección de correo electrónico. Si no ves uno, contacta al Servicio al Cliente. Esto también ocurre cuando la dirección de correo electrónico de un empleado ha sido utilizada en otro restaurante Toast antes.

Volver al inicio

Incorporar empleados al programa

Enviar información a los empleados

La información más importante se encuentra en La aplicación MyToast: Paga donde detallamos los pasos para que los empleados ordenen una tarjeta de pago Toast y comiencen a aceptar Toast PayOuts, si decides ofrecerlos.

Una vez que los empleados reciban una tarjeta de pago Toast o tengan preguntas sobre el programa, envía el guía del usuario para empleados. Además, utiliza La aplicación MyToast: Cuenta para asistencia con la descarga o inicio de sesión en la aplicación MyToast.

Volver al inicio

Los empleados descargan la aplicación MyToast

La aplicación MyToast es necesaria para que tus empleados ordenen su tarjeta de pago Toast y, si corresponde, accedan a Toast PayOuts.

Nota: A menos que el empleado haya habilitado la experiencia de inicio de sesión unificada, los empleados deben usar la dirección de correo electrónico asociada con su cuenta de Toast POS, no con su cuenta de nómina de Toast. Encuentra detalles adicionales de solución de problemas de inicio de sesión aquí.

Volver al inicio

Los empleados ordenan su tarjeta de pago Toast

Una vez que inicien sesión en la aplicación MyToast, se les pedirá a los empleados que se registren y soliciten sus tarjetas de pago Toast. Las tarjetas Toast Pay llegan en aproximadamente 8-10 días hábiles a la dirección seleccionada por sus empleados durante este proceso de registro, dentro de la aplicación MyToast. No se enviarán tarjetas para distribuir a los empleados.

Volver al inicio

Los empleados activan y conectan/actualizan su método de pago

Cuando los empleados reciban su tarjeta, llamarán al número en la parte posterior para activarla.

Una vez activados, los empleados pueden actualizar su método de pago y conectar su tarjeta Toast Pay a la nómina de Toast en la aplicación MyToast. Utilice los recursos en el paso Enviar información a los empleados justo arriba.

Volver al inicio

Su primera nómina con la tarjeta Toast Pay y PayOut

• Si es nuevo en la nómina de Toast, su consultor de incorporación se asegurará de que sus empleados sean añadidos a la nómina de Toast y sincronizados en Toast POS y Toast Payroll. Esto sincroniza sus horas de entrada y salida y configura su cuenta para la aplicación MyToast.
• Si ya está procesando nómina con Toast, los empleadores deben establecer una fecha para cuando los empleados puedan comenzar a usar sus tarjetas Toast Pay como su preferencia de pago, teniendo en cuenta el tiempo de entrega de las tarjetas físicas.
• Cambiar a la tarjeta Toast Pay y (si las ofrece) PayOuts a mitad del período de pago puede requerir entradas manuales adicionales y pasos de auditoría de nómina. Intente sincronizar su cambio en el primer día de un nuevo período de pago para una transición suave. Por ejemplo, si su período de pago es semanal comenzando un lunes, haga todos sus ajustes de configuración ese lunes, para que pueda usar la tarjeta Toast Pay y PayOuts para el próximo período de pago y fecha de cheque.
• Para que se genere una oferta de Toast PayOut, la nómina de Toast necesita una entrada de hoja de tiempo, que requiere un registro de entrada y salida junto con propinas aprobadas enviadas a la nómina. Si un empleado olvida registrar su salida, no hay entrada de hoja de tiempo y no recibirá una oferta de Toast PayOut (a menos que se haya configurado el registro automático de salida). Cualquier monto no accedido anticipadamente a través de Toast PayOuts se pagará en el día de pago asociado con ese ciclo de pago. Confirme que las hojas de tiempo en la nómina de Toast son precisas diariamente para asegurar que las ofertas de Toast PayOut se calculen correctamente.

Volver al inicio

¹ Las propinas de PayOuts pueden limitarse a una parte del sueldo para ayudar a contabilizar los impuestos, las retenciones y las deducciones estimados. Las propinas de PayOuts no están disponibles en los restaurantes que tienen un fondo común de propinas si no se utiliza el Gestor de propinas de Toast. Los empleados deben recibir los salarios a través de la tarjeta Toast Pay Card para poder acceder a Toast PayOuts. Las propinas se pagarán a los empleados en su tarjeta Toast Pay Card como si las recibieran en efectivo. Los salarios serán adelantados a los empleadores durante el período de pago y se deducirán de su salario total pagado el día de cobro.

² Las opciones de personalización de PayOut pueden no estar disponibles para todos los empleadores. Consulta tu acuerdo de crédito para obtener más detalles.

Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal ni referido a recursos humanos, ni constituye ningún otro tipo de recomendación profesional. Para recibir asesoramiento, comunícate con un abogado u otro profesional.