Toast Payroll : Utilisez la carte Toast Pay - Guide de l'employeur

Dans cet article :

• Aperçu de la carte Toast Pay
  • Terminologie
  • Prêt à passer à la suite ?
• Configurer les paramètres dans Toast Payroll et Toast Web
  • Ajuster vos paramètres Toast PayOut dans Toast Payroll
  • Examiner vos paramètres de pourboires dans Toast Payroll
  • Si vous mettez les pourboires en commun, configurez le gestionnaire de pourboires dans Toast Web
  • Confirmez les adresses courriel des employés dans Toast Web
• Intégrez les employés au programme
  • Envoyez des informations aux employés
  • Les employés téléchargent l'application MyToast
  • Les employés commandent leur carte Toast Pay
  • Les employés activent et connectent/mettent à jour leur méthode de paiement
• Votre première paie avec la carte Toast Pay et les versements

Aperçu de la carte Toast Pay

Terminologie

L'application MyToast est l'application qui permet aux employés des restaurants qui utilisent la carte Toast Pay et les versements Toast de commander leur carte de paiement, de gérer leur compte et d'accepter les offres de versements Toast, le cas échéant.¹

La carte Toast Pay est une carte de débit physique que les employés peuvent utiliser partout où Mastercard® est acceptée.

Les versementsToast (si vous les offres) sont le nom des gains qu'un employé peut accepter sur sa carte Toast Pay avant le jour de paie.

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Prêt à passer à la suite?

Pour confirmer que votre contrat est rempli, un avis sera envoyé par courriel avec la ligne d'objet : « Vous avez été approuvé pour offrir la carte Toast Pay et les versements Toast ! » Si vous n'avez pas reçu le courriel :

• Il peut s'écouler jusqu'à 5 jours ouvrables après la signature du contrat avant que le courriel ne soit envoyé.
• Il est possible qu'une autre personne au sein de votre organisation ait reçu le courriel et ait commencé le processus d'intégration. Communiquez avec la personne (propriétaire ou personne responsable) qui a rempli le contrat pour confirmer sa réception potentielle.
• Vous pourriez avoir des contrats supplémentaires à remplir. Consultez la liste de vérification de configuration dans Toast Web sous chaque emplacement pour vous assurer que vous avez rempli un contrat pour chaque entité qui finance également une paie.

Ensuite, il est temps pour vous et vos employés de commencer à configurer Toast Pay Card et PayOut. Voici comment vous pouvez terminer votre configuration :

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Configurez les paramètres dans Toast Payroll et Toast Web

Ajustez vos paramètres Toast PayOut dans Toast Payroll

Les employeurs ont la possibilité de personnaliser les paramètres de Toast PayOut.² Le paramètre par défaut consiste à offrir des Toast PayOuts limités à une partie des salaires et des pourboires pour aider à tenir compte des impôts, des retenues et des déductions estimés. Les employeurs peuvent limiter l'accès aux Toast PayOuts pour les pourboires et/ou les salaires ou offrir des Toast PayOuts pour les pourboires qui ne sont pas ajustés en fonction des impôts, des retenues et des déductions estimés. Pour mettre à jour vos paramètres, connectez-vous à Toast Payroll, accédez à Paramètres > Carte de paiement et suivez les instructions sur la page.

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Vérifiez vos paramètres de pourboires dans Toast Payroll

Si vous synchronisez les pourboires directement du point de vente vers Toast Payroll, accédez à Paramètres > Toast > Pourboires pour confirmer que vos paramètres de pourboires reflètent la façon dont vous prévoyez d'utiliser Toast Pay Card et PayOut, afin que la paie soit exacte.

Par exemple, si vous payiez auparavant les employés chaque soir en argent comptant et que vous avez enregistré ces montants dans Toast Payroll, ces gains sont probablement sous un code de gain « pourboires payés ». Si vous prévoyez de verser les pourboires sur la carte Toast Pay Card, les pourboires devront être enregistrés sous un code de gain « pourboires dus ». Cela garantit que Toast Payroll enregistrera non seulement le gain, mais distribuera également le solde.

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Si vous utilisez la mise en commun des pourboires, configurez le Gestionnaire de pourboires de Toast dans Toast Web

Pour que vos employés puissent accéder aux pourboires mis en commun via Toast PayOuts, vous devrez également acheter et configurer le Gestionnaire de pourboires de Toast. Cet article vous guidera à travers les instructions de configuration. Il est recommandé de configurer le Gestionnaire de pourboires de Toast avant ou en même temps que Toast Pay Card et PayOut.

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Confirmer les adresses courriel des employés dans Toast Web

L'application MyToast exige que les employés aient une adresse courriel valide dans Toast Web. Si vous ou vos employés ne savez pas quelle adresse courriel utiliser pour vous connecter, ces instructions vous indiqueront comment télécharger ces informations :

1. Connectez-vous à Toast Web. Dans la barre de navigation de gauche, sélectionnez Employés > Gestion des employés > Employés.
2. Sélectionnez le bouton Exporter tous les employés. Cela générera une feuille de calcul de toutes les adresses courriel des employés (entre autres informations) utilisées pour se connecter à l'application MyToast.
   1. Si vous n'avez besoin que de l'adresse courriel d'un seul employé, survolez son nom sur cette page.
      
      
       
3. Toast recommande de parcourir rapidement cette liste de courriels pour déceler toute erreur évidente, comme « gmai.com » ou « hotmail.co ». Si l'employé n'a pas encore accepté son invitation à créer un compte, ces erreurs peuvent être corrigées à partir du profil de l'employé dans Toast Web en suivant ces étapes.
   1. Si vous modifiez l'adresse courriel d'un employé et que vous recevez un message d'erreur « l'utilisateur existe déjà », vérifiez si un autre employé ou profil utilise cette adresse courriel. Si vous n'en voyez pas, communiquez avec le Service à la clientèle. Cela se produit également lorsque l'adresse courriel d'un employé a déjà été utilisée dans un autre restaurant Toast.

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Intégrer les employés au programme

Envoyer des informations aux employés

Les informations les plus importantes se trouvent dans l'application MyToast : Pay où nous détaillons les étapes pour que les employés commandent une carte Toast Pay et commencent à accepter les Toast PayOuts, si vous choisissez de les offrir.

Utilisez Démarrer avec l'application MyToast pour obtenir de l'aide pour télécharger ou vous connecter à l'application MyToast. Une fois que les employés ont reçu une carte Toast Pay ou s'ils ont des questions sur le programme, envoyez-leur le guide de l'utilisateur pour les employés.

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Les employés téléchargent l’application MyToast

L’application MyToast est requise pour que vos employés puissent commander leur carte Toast Pay Card et, le cas échéant, accéder aux Toast PayOuts.

Remarque : À moins que l’employé n’ait activé l’expérience de connexion unifiée, les employés doivent utiliser l’adresse courriel associée à leur compte Toast POS, et non celle de leur compte Toast Payroll. Trouvez des détails supplémentaires sur le dépannage de la connexion ici.

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Les employés commandent leur carte Toast Pay Card

Une fois connectés à l’application MyToast, les employés seront invités à s’inscrire et à demander leur carte Toast Pay Card. Les cartes Toast Pay Card arrivent en environ 8 à 10 jours ouvrables à l’adresse sélectionnée par vos employés lors de ce processus d’inscription, dans l’application MyToast. Aucune carte ne vous sera envoyée pour distribution aux employés.

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Les employés activent et connectent/mettent à jour leur mode de paiement

Lorsque les employés reçoivent leur carte, ils doivent appeler le numéro au dos pour l’activer.

Une fois activée, les employés peuvent mettre à jour leur mode de paiement et connecter leur carte Toast Pay Card à Toast Payroll dans l’application MyToast. Utilisez les ressources de l’étape Envoyer des informations aux employés juste au-dessus.

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Votre première paie avec Toast Pay Card et PayOut

• Si vous êtes nouveau sur Toast Payroll, votre conseiller en intégration veillera à ce que vos employés soient ajoutés à Toast Payroll et synchronisés entre Toast POS et Toast Payroll. Cela synchronise leurs heures d’entrée et de sortie et configure leur compte pour l’application MyToast.
• Si vous traitez déjà la paie avec Toast, les employeurs devraient fixer une date à laquelle les employés peuvent commencer à utiliser leur carte Toast Pay Card comme mode de paiement privilégié, en tenant compte du délai de livraison des cartes physiques.
• Passer à Toast Pay Card et (si vous les offrez) aux PayOuts en plein milieu d’une période de paie peut potentiellement nécessiter des saisies manuelles supplémentaires et des étapes de vérification de la paie. Essayez de planifier votre changement le premier jour d’une nouvelle période de paie pour une transition en douceur. Par exemple, si votre période de paie est hebdomadaire et commence un lundi, effectuez tous vos ajustements de paramètres ce lundi-là, afin de pouvoir utiliser Toast Pay Card et les PayOuts pour la période de paie et la date de chèque à venir.
• Pour qu'une offre Toast PayOut soit générée, Toast Payroll a besoin d'une entrée de feuille de temps, ce qui nécessite une entrée et une sortie de quart de travail ainsi que des pourboires approuvés envoyés à la paie. Si un employé oublie de pointer sa sortie, il n'y a aucune entrée de feuille de temps et il ne recevra pas d'offre Toast PayOut (à moins que la sortie automatique ne soit configurée). Tout montant non accessible par anticipation via les Toast PayOuts sera versé le jour de paie associé à ce cycle de paie. Confirmez quotidiennement que les feuilles de temps sur Toast Payroll sont exactes quotidiennement pour vous assurer que les offres Toast PayOut sont correctement calculées.

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¹ Les Toast PayOuts peuvent être limités à une partie de la paie pour aider à tenir compte des impôts, des retenues et des déductions estimés. Les PayOuts de pourboires ne sont pas offerts dans les restaurants qui mettent les pourboires en commun sans utiliser le Gestionnaire de pourboires de Toast. Les employés doivent recevoir leur salaire via la carte Toast Pay afin d'accéder aux Toast PayOuts. Les pourboires seront versés aux employés sur leur carte Toast Pay comme s'ils les recevaient en argent comptant. Les salaires seront avancés aux employés pendant la période de paie et déduits de leur salaire total qui leur sera versé le jour de la paie.

² Les options de personnalisation de PayOut peuvent ne pas être offertes à tous les employeurs. Consultez votre contrat de crédit pour plus de détails.

Ce contenu est fourni à titre informatif et ne constitue pas un avis juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.