Gestion de paie Toast : Utiliser la Carte de paiement Toast - Guide de l’employeur

Dans cet article :

• Aperçu de la carte de paiement Toast
  • Terminologie
  • Prêt à continuer?
• Configurer les paramètres dans Gestion de paie Toast et Toast Web
  • Ajustez vos paramètres de versement Toast dans Gestion de paie Toast
  • Réviser les paramètres de vos pourboires dans Gestion de paie Toast
  • Si vous mettez vos pourboires en commun, configurez le Gestionnaire de pourboires dans Toast Web
  • Confirmer les adresses courriel des employés dans Toast Web
• Intégrer les employés au programme
  • Envoyer les informations aux employés
  • Employés Téléchargez l’application MyToast
  • Les employés commandent leur carte de paiement Toast
  • Les employés activent et connectent/mettent à jour leur mode de paiement
• Votre première paie avec la carte de paiement Toast et Paiements Toast

Aperçu de la carte de paiement Toast

Terminologie

L'application MyToast permet aux employés horaires des restaurants qui utilisent Toast Pay Card et PayOut de commander leur carte de paiement, de gérer leur compte et d'accepter les offres Toast PayOut, le cas échéant¹.

La Carte de paiement Toast est une carte de débit physique que les employés peuvent utiliser partout où Mastercard® est acceptée.

Les Paiements Toast (si vous les offrez) sont les revenus qu’un employé peut accepter sur sa carte de paiement Toast avant le jour de la paie.

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Prêt à continuer?

Pour confirmer que votre contrat est terminé, un avis sera envoyé par courriel avec pour objet : « Vous avez été approuvé pour offrir la carte de paiement Toast et Paiements Toast! » Si vous n’avez pas reçu le courriel :

• L’envoi du courriel peut prendre jusqu’à 5 jours ouvrables après l’exécution du contrat.
• Il est possible qu’une autre personne de votre organisation ait reçu le courriel et ait commencé le processus d’intégration. Communiquez avec la personne (propriétaire ou personne exerçant un contrôle) qui a rempli le contrat pour confirmer son reçu potentiel.
• Vous pourriez avoir des contrats supplémentaires à compléter. Consultez la liste de vérification de configuration dans Toast Web pour chaque emplacement afin de vous assurer que vous avez rempli un contrat pour chaque entité qui finance également la paie.

Ensuite, il est temps pour vous et vos employés de commencer à configurer Carte de paiement Toast et Paiements Toast. Voici comment vous pouvez compléter votre configuration :

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Configurer les paramètres dans Gestion de paie Toast et Toast Web

Ajustez vos paramètres de versement Toast dans Gestion de paie Toast

Les employeurs ont la possibilité de personnaliser les paramètres des Paiements Toast². Le paramètre par défaut est de proposer des Paiements Toast limités à une partie des salaires et des pourboires afin de tenir compte des impôts, retenues et déductions estimés. Les employeurs peuvent limiter l’accès aux Paiements Toast pour les pourboires et/ou les salaires, ou proposer des Paiements Toast pour les pourboires qui ne sont pas ajustés en fonction des estimations d’impôts, de retenues et de déductions. Pour mettre à jour vos paramètres, connectez-vous à Galerie Toast, allez à Paramètres > Carte de paiement et suivez les instructions de la page.

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Réviser les paramètres de vos pourboires dans Gestion de paie Toast

Si vous synchronisez les pourboires directement du TPV vers Gestion de paie Toast, allez dans Paramètres > Toast > Pourboires pour confirmer que les paramètres de vos pourboires reflètent la façon dont vous prévoyez d’utiliser Carte de paiement Toast et Paiements Toast, afin que la paie soit exacte.

Par exemple, si vous avez précédemment payé vos employés chaque nuit en espèces et que vous avez enregistré ces montants dans Gestion de paie Toast, ces revenus sont probablement inscrits sous un code de revenu « pourboires versés ». Si vous prévoyez de verser des pourboires sur la carte de paiement Toast, ceux-ci devront être enregistrés comme un code de revenu « pourboires dus ». Cela garantit que Gestion de paie Toast enregistrera non seulement les revenus, mais distribuera le solde.

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Si vous mettez vos pourboires en commun, configurez le Gestionnaire de pourboires dans Toast Web

Pour que vos employés puissent accéder aux pourboires mis en commun via les Paiements Toast, vous devrez également acheter et configurer le Gestionnaire de pourboires de Toast. Cet article vous guidera à travers les instructions de configuration. Il est conseillé de configurer le Gestionnaire de pourboires de Toast avant ou en tandem avec Toast Pay Card et PayOut.

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Confirmer les adresses courriel des employés dans Toast Web

L’application MyToast exige que les employés aient une adresse courriel valide dans Toast Web. Si vous ou vos employés ne savez pas quelle adresse courriel utiliser pour vous connecter, ces instructions vous indiqueront comment télécharger ces informations :

1. Connectez-vous à Toast Web. Dans le rail de navigation de gauche, sélectionnez Employés > Gestion des employés > Employés.
2. Sélectionnez le bouton Exporter tous les employés. Cela générera une feuille de calcul de toutes les adresses courriel des employés (entre autres informations) utilisées pour se connecter à l’application MyToast.
   1. Si vous avez besoin de l’adresse courriel d’un seul employé, survolez son nom sur cette page.
      
      
       
3. Toast recommande de lire rapidement cette liste de courriels pour toute erreur évidente, telle que « gmai.com » ou « hotmail.co ». Si l’employé n’a pas encore accepté son invitation à créer un compte, celles-ci peuvent être corrigées à partir de son profil dans Toast Web en suivant ces étapes.
   1. Si vous modifiez l’adresse courriel d’un employé et que vous recevez un message d’erreur « l’utilisateur existe déjà », vérifiez à nouveau l’identité d’un autre employé ou profil à l’aide de cette adresse courriel. Si vous n’en voyez pas, contactez le service à la clientèle. Cela se produit également lorsque l’adresse courriel d’un employé a déjà été utilisée dans un autre restaurant Toast.

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Employés intégrés au programme

Envoyer le d’informations aux employés

Les informations les plus importantes se trouvent dans l’application MyToast : Pay où nous détaillons les étapes à suivre pour que les employés commandent une carte de paiement Toast et commencent à accepter les Paiements Toast, si vous choisissez de les offrir.

Une fois que les employés reçoivent une carte de paiement Toast ou ont des questions sur le programme, envoyez le guide d’utilisation aux employés. En outre, utilisez l’application MyToast : Compte pour obtenir de l’aide pour télécharger l’application MyToast ou vous y connecter.

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Employés Téléchargez l’application MyToast

L’application MyToast est nécessaire pour permettre à vos employés de commander leur carte de paiement Toast et, le cas échéant, d’accéder aux Paiements Toast.

Remarque : À moins que l’employé n’ait activé l’expérience de connexion unifiée, il doit utiliser l’adresse courriel associée à son compte TPV Toast, et non son compte Gestion de paie Toast. Vous trouverez ici des informations supplémentaires sur le dépannage de la connexion.

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Les employés commandent leur carte de paiement Toast

Une fois connectés à l’application MyToast, les employés seront invités à s’inscrire et à demander leurs cartes de paiement Toast. Les cartes de paiement Toast arrivent dans un délai d’environ 8 à 10 jours ouvrables à l’adresse sélectionnée par vos employés au cours de ce processus d’inscription, dans l’application MyToast. Vous ne recevrez pas de cartes à distribuer aux employés.

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Les employés activent et connectent/mettent à jour leur mode de paiement

Lorsque les employés reçoivent leur carte, ils appellent le numéro au dos pour l’activer.

Une fois activée, les employés peuvent mettre à jour leur mode de paiement et connecter leur carte de paiement Toast à Gestion de paie Toast dans l’application MyToast. Utilisez les ressources de l’étape Informations sur les employés ci-dessus.

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Votre première paie avec Toast Pay Card et PayOut

• Si vous êtes nouveau dans Gestion de paie Toast, votre consultant à l’intégration veillera à ce que vos employés soient ajoutés à Gestion de paie Toast et synchronisés entre le TPV Toast et Gestion de paie Toast. Cela synchronise les heures d’arrivée et de départ et configure le compte pour l’application MyToast.
• Si vous traitez déjà la paie avec Toast, les employeurs devraient fixer la date à laquelle les employés peuvent commencer à utiliser leurs cartes de paiement Toast comme mode de paiement préféré, compte tenu du délai de Livraison des cartes physiques.
• Le passage à la Carte de paiement Toast et (si vous les proposez) aux Paiements en milieu de période de paie peut potentiellement nécessiter des écritures manuelles supplémentaires et des étapes de vérification de la paie. Essayez de caler votre transition le premier jour d’une nouvelle période de paie pour assurer une transition en douceur. Par exemple, si votre période de paie commence chaque semaine un lundi, ajustez tous vos paramètres ce lundi-là afin de pouvoir utiliser la Carte de paiement Toast et Paiements Toast pour la période de paie et la date du chèque à venir.
• Pour générer une offre de Paiements Toast, Gestion de paie Toast a besoin d’une entrée de feuille de temps, ce qui nécessite un pointage d’arrivée et de départ, ainsi que l’envoi des pourboires approuvés à la paie. Si un employé oublie de pointer son départ, aucune feuille de temps n’est entrée et il ne recevra pas d’offre de Paiements Toast (sauf si le pointage de départ automatique est défini). Tout montant qui n’est pas accédé en avance via Paiements Toast sera payé le jour de paie associé à ce cycle de paie. Confirmez que les feuilles de temps de Gestion de paie Toast sont exactes quotidiennement afin de vous assurer que Paiement ToastNos offres sont correctement calculées.

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^{1 Les} Paiements Toast peuvent être limités à une partie du salaire afin de tenir compte des impôts, retenues et déductions estimés. Les Paiements de pourboires ne sont pas offerts dans les restaurants qui mettent en commun les pourboires sans utiliser le Gestionnaire de pourboires de Toast. Les employés doivent recevoir leur salaire via la carte de paiement Toast pour accéder aux Paiements Toast. Les pourboires seront versés aux employés sur leur carte de paiement Toast comme s’ils les recevaient en espèces. Le salaire sera avancé aux employeurs pendant la période de paie et déduit du salaire total qui leur est versé le jour de la paie.

^{2 Les options de personnalisation des} versements peuvent ne pas être offertes à tous les employeurs. Consultez votre contrat de crédit pour plus de détails.

Ce contenu est fourni à titre informatif et ne constitue en aucun cas un conseil juridique, fiscal, RH ou professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.