编辑员工的考勤打卡记录

本文内容：

• 时间记录管理概述
  • Toast Web 中的时间记录机制
  • 时间记录管理及报告导航与权限
  • 时间记录管理报告
  • 班次详情
  • 编辑员工的考勤打卡记录和休息时间
    • 从 POS 终端操作
    • 从时间记录管理页面操作
    • 从时间记录班次详情操作
    • 从时间记录报告操作
  • 创建班次
• 在时间记录报告中添加班次

时间记录管理概述

在 Toast Web 中，审核和编辑员工的工时记录并基于该数据提交薪资发放，是一项关键的工作流程。而这正是 Toast 新的“时间记录管理”功能的用武之地！通过在简化的“班次详情”中提供更全面的员工时间记录相关信息，我们的系统有助于您更高效地管控人工成本，具体体现在以下方面： 

• 通过未执行的休息报告和排班差异数据管理人工成本。
• 对比不同日期和地点的数据，以优化决策并提升运营效率。
• 利用行内编辑等功能节省时间，从而将宝贵时间用于处理其他运营事务。

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Toast Web 中的时间记录机制

当员工通过 Toast POS 设备打卡上班、下班或进行休息时（或如果您通过 Sling 应用或自助点餐机配置了双向考勤钟），时间记录会即时在 Toast Web 中创建。然后，您可以通过时间记录管理报告访问此报告。审核时的一些注意事项：

• 员工名下的所有账单必须结清，才能在 POS 终端上打卡下班。
  • 如果员工已完成班次审核或其班次已由夜间自动签退功能关闭，其未结班次可通过“时间记录管理”页面手动关闭。
  • 如果编辑了已完成班次审核的员工的时间记录，该班次将重新打开，且必须再次完成班次审核。
• 如果删除员工的某条时间记录，不仅会重新打开班次审核，还会从中移除该员工的小费分配和现金收取记录。
• 如果您的任何员工由系统打卡下班，则该记录将被标记为“”。更正自动签退记录有助于企业维护准确的员工上下班打卡数据。
• 如果您的员工在未先完成休息时段签退的情况下打卡下班，系统通常不会为该休息时段记录“打卡下班时间”。Toast 系统不将班次签退视为休息时段签退。

注意：如果您使用 Toast 薪资管理系统，请熟悉 Toast Web 和 Toast 薪资管理系统如何通过集成处理时间记录。更多详情请参阅《》。


 

时间记录管理及报告导航与权限

• 要在 Toast Web 中访问可编辑的时间记录管理报告，请从主页的“快捷操作”菜单中选择“时间记录管理 ⁇ 或导航至“报告”>“人工”>“时间记录管理”。
• 要访问您餐厅的历史时间记录数据以及工资与薪酬信息，请导航至“报告”>“员工业绩”“时间记录报告”。
• 要查看时间记录，用户必须在 Toast Web 拥有账户和个人资料，并具备“4.3 人工报告”权限。
• 要修改时间记录，用户必须在 Toast Web 拥有账户和个人资料，并具备“3.14 编辑时间记录”权限。
  • 如果时间记录报告为空白但用户拥有这些权限，请通过进行故障排查。
  • 有关如何为用户添加或编辑权限的更多信息，请查看。

时间记录管理报告

• 日期范围下拉菜单与其他报告相同，可用于调整您查看的时间记录范围。
  • 您可以查看过去 12 个月内的班次。您还可从预设的时间范围中选择，如“最近 2 周”、“最近 3 个月”、“最近 6 个月”。
  • 如果需要查看超过一年的数据，请使用“时间记录报告”（点击日历下的链接），该报告可查看长达 25 个月的时间记录。
• 如需访问或下载超过两年的时间记录或打卡信息，请通过 Toast Now 应用联系客户服务。
• 借助“时间记录管理”页面中的“门店”下拉菜单，您可以根据自身权限选择餐厅组或特定门店的所有时间记录。您可以一次性选择多个门店。此功能独立于系统级的“门店”下拉菜单。
• “选择员工”下拉菜单允许您查找特定员工。如果所选日期范围内包含已归档员工的班次，他们将在此列表中以灰色显示。
• “列”按钮允许您添加或移除页面上的信息。
  • 以下四项已从该数据筛选条件中移除：“常规薪资”、“加班薪资”、“总薪资”和“时薪”。要查看这些字段，请访问“时间记录报告”： 导航至“报告”>“劳动力数据”时间记录报告。
• 页面右上角显示三个按钮（关于“+ 添加记录”功能，请参见后文章节）：
  • 形箭头图标用于刷新页面，以直接从您的 POS 设备获取最新数据。
  • 齿轮图标可打开“报告设置”页面。目前，您可以更改行间距和字体大小。 
  • 下载图标将下载当前页面所显示的全部信息（含已应用的筛选条件）。

班次详情

使用“班次详情”菜单，可以更详细地查看员工的班次。要查看班次详情，请在“时间记录管理”页面中，点击员工姓名所在行来选择其班次。此视图中的一些功能包括：

• 计划工时：若您所在的门店已接入排班集成伙伴，则“计划工时”字段将显示该员工对应班次的信息。想探索此功能吗？免费试用 Sling by Toast！
  
  • “计划上班时间”与“计划下班时间”字段是此功能的扩展，仅在连接了排班集成时才会填充数据。如果这些数据缺失或不正确，问题根源在于排班软件集成，而非 Toast。
• 标准工时：反映员工工作的小时数，不包括任何日常加班工时。
• 预估加班：此工时基于 Toast Web 中设置的和加班规则（而不是 Toast 薪资管理或其他薪资集成中的设置）。
• 小费：这些是员工通过销售收取的小费。“小费”字段反映的是汇总前的金额，而报告反映的是汇总后的金额（如适用）。如果员工的班次仍未结束，这些金额可能不是最终值。
  • 仅当班次对应的职位是可收小费的职位时，此部分才会显示。
• 休息时间：为确保已休息和错过的休息出现在班次详情中，请确保。
  • 如果为此休息类型启用了“跟踪错过的休息时间”设置，班次详情也将显示员工未休息但有资格休息的班次。
  • 如果为此休息类型启用了员工休息确认设置，此页面也将显示员工的。

编辑员工的考勤打卡记录和休息时间

有几种方法可以编辑与员工工作班次相关的上下班打卡、休息和申报的小费金额。注意：如果您手动调整时间记录/休息，Toast 平台会重新计算该时间记录/休息的时间间隔，并根据这些重新计算的时间间隔记录时间。如果启用了休息确认功能，则对于在 Toast Web 中手动输入的休息时间，系统无法记录这些休息确认信息。

从 POS 终端操作

经理可以在 POS 上更新当前工作周员工的时间记录，方法为：导航至 Toast 应用的主菜单，在“经理活动”部分下选择“审核员工班次”。

注意：在 Toast Web 而不是 POS 机系统中创建的班次不会显示在您的 POS 机系统的“审核员工班次”功能中。 



在此屏幕上，您将在顶部看到进行中班次，在下方看到已关闭班次；每位员工对应的总应付金额、在手现金和非现金小费信息也会分别显示。

要在 POS 上调整时间记录，请执行以下操作：

1. 在 POS 上导航至“经理活动”>“审核员工班次”。 
2. 选择您想要调整的班次，并进行所需的更改。
   1. 对于进行中班次，您可以更改上班打卡时间，或点击“下班打卡”将员工签退。班次必须先关闭，员工方可完成签退；因此当点击“下班打卡”按钮时，您将自动重定向到班次审核屏幕。
   2. 对于已关闭班次，您可以将员工签退、调整上下班打卡时间、申报现金小费或移除下班打卡时间。如果班次审核尚未完成，“申报现金小费”按钮将不可用。
      1. 要重新打开班次，请点击下班打卡时间旁边的“移除”，然后选择“保存更改”。
3. 如果进行了任何调整，请务必点击“保存更改”。 

注意：您将无法移除自己班次的上班或下班打卡时间。 



 

从时间记录管理页面操作

• “异常”列显示在班次数据中检测到的不规律情况，并在经理审核已完成的班次时被动显示。
• 新体验中最出彩的功能是行内时间记录编辑。通过将鼠标悬停在此页面上的“打卡上班时间”、“打卡下班时间”或“现金小费申报”（已申报）字段，您可以填写空白框或调整已填写的框。这是编辑或更新时间记录的最简便方法。
• 在此页面编辑或添加数据时需注意：
  • 可以填写空白框或编辑已填写的框。
  • 时间必须按 12 小时制格式输入。
  • 点击旁边的对勾标记或按键盘上的 Enter 键即可保存所有调整。

从时间记录班次详情操作

如果您需要编辑通过行内编辑无法调整的其他字段，请选择班次所在行，单击可编辑字段外的任何地方。

• 将计划工时与打卡数据对比。为了评估员工的准时表现，您可以将员工的计划班次工时与实际工作工时进行比较。这也有助于您更好地预测和制定相应的排班计划。
• 要从时间记录管理页面删除班次及其时间记录，请打开班次详情并点击左下角的“删除”按钮。
• 添加或编辑休息打卡数据
• 添加或编辑已申报的现金小费
• 编辑班次的职位分配

从时间记录报告操作

 

创建班次

• 要创建新的时间记录，请点击“+ 添加记录”。添加班次详情后，点击“保存记录”。
  • 在添加新的时间记录时，请注意您公司的薪酬周期。 如果某个薪酬周期的工时已经提交和/或通过薪资系统处理完毕，这些工时将不会包含在员工的薪水中。
  • 如果您收到错误提示，称某员工的时间卡已创建，但在时间记录管理页面无法看到，原因可能是：该员工于前一日午夜或更早时间打卡上班，并持续工作至您当前查看的日期。要查看该时间记录，请将日期筛选范围向前扩展一天，即可在对应日期的列表中找到该记录。
• 系统会自动将门店设置为您在 Toast Web 中登录的门店，但现在您可以直接更改此设置，无需返回并修正筛选条件/门店。
• 创建班次时，下拉菜单的选项取决于您所做的相应选择。例如：选择门店后，仅在该门店拥有档案的员工才会出现在“员工”下拉菜单中。同样，当选择了一名员工后，仅处于活跃状态的门店才会出现在“门店”下拉菜单中。
• 如果员工在某个门店不存在或未被分配职位，则无法添加其班次。仅当所选员工已被分配至该职位时，该职位才会出现。要为员工分配职位，请阅读中的“更新员工职位”部分。
• Toast Web 设有防护机制，防止您添加无效的时间记录。这些机制包括：
  • 班次时长不能超过 24 小时
  • 下班时间必须晚于上班时间
  • 现金小费金额必须有效（仅限数字和标点；无需输入 $ 符号）
  • 为单个员工创建的班次不能重叠。如果员工已经在晚上 6:00 至 10:00 有班次安排，又需在下午 3:00 至 6:00 在另一岗位工作，则必须将第一个班次的结束时间设为 5:59，或将第二个班次的开始时间设为 6:01。
    • 但是，使用 时，系统允许班次时间重叠。

 

 

 

在时间记录报告中添加班次

1. 在时间记录报告中，点击“+ 添加记录”。
2. 从下拉菜单中选择“员工”，并根据需要填写班次的其他详细信息。
   1. 如适用，您还应从下拉菜单中选择相应的餐厅门店。
3. 点击“保存记录”完成操作。

注意：如果您收到错误提示，称某员工的时间卡已创建，但在时间记录页面无法看到，原因可能是：该员工于前一日午夜或更早时间打卡上班，并持续工作至您当前查看的日期。要查看该时间记录，请将日期筛选范围向前扩展一天，即可在对应日期的列表中找到该记录。