Toast 薪资管理系统：无 SSN 或有 ITIN 的团队成员

本文内容：

• 使用 Toast 薪资管理系统为团队成员付薪
• 拥有个人税务识别号码 (ITIN) 的团队成员
• 拥有临时工作签证的团队成员
• 指导和建议查询专区
• 有关无 SSN 或有 ITIN 的团队成员的常见问题
  • 我能否将团队成员的 ITIN 录入系统，或将其保存到他们的个人资料中以取代 SSN？
  • 如果我通过 Toast 薪资管理系统向没有 SSN 的个人付薪会怎样？
  • 如果我的团队成员 (a) 未登记 SSN 或 (b) 拥有 ITIN，Toast 是否会向政府机关报告？
  • 对于没有 SSN 的团队成员，我该怎么办？
  • 如果我的团队成员没有在 Toast 薪资管理系统中录入 SSN，我该怎么办？
  • 对于被遣送出境的团队成员，我们该如何处理其 W-2 表格？

使用 Toast 薪资管理系统为团队成员付薪

员工个人资料配置方式有很多。对于时薪员工，以下两种付薪方式较为常见：

• W-2 员工：在雇主新员工录入流程的基本信息步骤（第 1 步）中，如您希望向其发放 W-2 工资，请针对“您要添加哪种类型的团队成员？”设置选择“员工 (W-2)”。录入期间，请注意此员工有无以下情形：
  • 有社会保障号 (SSN) 的任何个人皆可领取 W-2 工资，包括绿卡持有者。如要在 Toast 薪资管理系统中为领取 W-2 工资的团队成员申报工资税，则必须在相应成员的个人资料中登记其 SSN。
  • Toast 会针对在该年度内领取 W-2 工资的任何个人提交季度纳税申报表。根据大多数税务机构的要求，企业必须提供 SSN 才能提交工资税申报表。
  • 如果领取 W-2 工资的团队成员没有录入 SSN，税务机构可能会拒绝他们申报工资税。请查阅 Toast 薪资管理系统：社会保障号 (SSN) 信息政策以了解详情。
• 1099 独立承包商：此方法要求您在执行 1099 新员工录入流程的第 1 步期间，选择“承包商 (1099)”。
  • 这些个人无需将其 SSN 录入 Toast 薪资管理系统。
  • 尽管贵公司可以通过 Toast 薪资管理系统为独立承包商付薪，但我们不会将其纳入贵公司的季度工资税申报之列（即我们不会签发 1099 表格）。他们将负责在年末自行完成纳税申报工作。请查阅 Toast 薪资管理系统：管理 1099 承包商以了解详情。
  • 如果某个团队成员在某个日历年度领取过贵公司的 W-2 工资，日后便无法将其配置为 1099 承包商。

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拥有个人税务识别号码 (ITIN) 的团队成员

如果某人无 SSN 或没有资格获得 SSN，则可能拥有 ITIN。ITIN 是指个人税务识别号码，此号码是一个 9 位数号码且始终以 9 开头。

• ITIN 由美国国税局 (IRS) 签发给那些按要求应当具备美国纳税人识别号码，但没有 SSN 或没有资格向社会保障署 (SSA) 申领 SSN 的个人。
• IRS 使用 ITIN 的目的在于，方便具有联邦纳税需求的个人提交个人纳税申报表、挂靠他人的纳税申报表或领取退税。
• SSA 或州/地方机构不会使用 ITIN；除用于联邦纳税申报目的外，ITIN 别无他用。

ITIN 不具备以下功能：

• 授权在美国工作，
• 提供获得社会保障福利的资格，或
• 使受供养人获得劳动所得税抵免资格。
• 如需了解详情，请咨询 IRS。

Toast 薪资管理系统需遵循税务机构有关工资税申报的各项要求。ITIN 并非用于工资税申报的识别号码，因此目前暂未设置输入此号码的位置。

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拥有临时工作签证的团队成员

您可以配置 Toast 薪资管理系统，以采用 W-2 员工或 1099 承包商方式，向拥有临时工作签证（例如 J-1 H-2B、L-1 和 EB-3）的员工付薪。通常而言，持有工作签证的员工将会获发 SSN，因此可以领取 W-2 工资。 

如您决定某位领取 W-2 工资的员工应豁免某些税项，HR+ 用户可以通过导航至他们的“个人资料”>“雇佣”>“定期”>“税项”>“设置”，来更改此团队成员的个人税项设置。请在此选择豁免哪些税项，然后选择“保存”。 

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有关 SSN 和 ITIN 的指导和建议查询专区

Toast 薪资管理系统无法针对员工文件、工作授权、员工分类（W-2 或 1099）或确保遵守劳动与税务法律等内容提供指导或建议。但您可以参考以下多项资源：

• IRS 网站
• 社会保障署 (SSA) 网站
• Toast 人力资源工具包（Mineral 提供的一项人力资源服务）
• 您所在州的税务部门和机构（Toast 薪资管理系统：注册州税费账户中提供了多数部门和机构的链接）
• CPA 或税务专家

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有关无 SSN 或有 ITIN 的团队成员的常见问题

我能否将团队成员的 ITIN 录入系统，或将其保存到他们的个人资料中以取代 SSN？

Toast 薪资管理系统中的“社会保障号”字段只接受有效的 SSN。 

如果拥有 ITIN 的个人符合独立承包商（而非 W-2 员工）资格，则可以通过 Toast 薪资管理系统向其发放 1099 工资。请注意，如果您使用 Toast 薪资管理系统的时间未满一整年，您便无法于年中将某位团队成员的身份从 W-2 表格员工更改为独立承包商。 如果您在更改员工身份方面需要协助，请联系我们的客户服务中心团队。

如果您确实雇佣了没有 SSN 的员工，建议您联系律师或其他持牌专业人士，以就您的具体情况寻求建议。您有责任遵守所有适用的法律法规。

如果我通过 Toast 薪资管理系统向没有 SSN 的个人付薪会怎样？

您可以通过 Toast 薪资管理系统向未将 SSN 录入其个人资料的 W-2 员工付薪，前提是将在当季稍后时间录入 SSN。系统将继续通过税务中心标记缺失的 SSN 和其他重要申报信息。 

如果您错误地向没有 SSN 的员工发放了 W-2 工资，请联系律师或其他持牌专业人士，以就您的具体情况寻求建议。您有责任遵守所有适用的法律法规。 

若一直未能提供有效的 SSN，会导致税务申报遭拒或不完整，从而可能招致税务机构处罚，而这些处罚将由您自行承担。请查阅 Toast 薪资管理系统：社会保障号 (SSN) 信息政策以了解详情。

如果我的团队成员 (a) 未登记 SSN 或 (b) 拥有 ITIN，Toast 薪资管理系统是否会向政府机关报告？

Toast 会通知雇主，说明有哪些信息缺失，并向有关机构提交申报表。部分州允许在税务申报期间出现 SSN 缺失的情况，并支持通过税务机构特别指定的申报方式补录相关信息。而其他州则不允许为缺失 SSN 的员工进行税务申报，并且我们的系统不支持 ITIN。 请查阅 Toast 薪资管理系统：社会保障号 (SSN) 信息政策以了解详情。除了工资和纳税申报所需的报告之外，Toast 薪资管理系统不会向政府机关发送任何其他报告。

对于没有 SSN 的团队成员，我该怎么办？

• • • 如果您雇佣了没有 SSN 的团队成员，建议您联系律师或其他持牌专业人士，以就您的具体情况寻求建议。
    • 如果团队成员没有在 Toast 薪资管理系统中登记有效的 SSN，该团队成员可能会被排除在纳税申报范围之外。请参阅 Toast 薪资管理系统：审核缺失数据，进一步了解如何处理税务信息缺失问题。

如果团队成员没有在 Toast 薪资管理系统中登记 SSN，我该怎么办？

• • • 如果团队成员没有在 Toast 薪资管理系统中登记有效的 SSN，此人可能会被排除在纳税申报范围之外。请参阅 Toast 薪资管理系统：审核缺失数据，进一步了解如何处理税务信息缺失问题。
    • 没有 SSN 的团队成员可以向社会保障署申请 SSN。
    • 在这些州，缺少 SSN 且领取失业救济金的团队成员将会被排除在州失业税 (SUTA) 申报范围之外。

对于已不在美国境内且已从贵公司离职的团队成员，如何处理他们的 W-2 表格？

• • • Toast 将在年底为所有领取 W-2 工资的团队成员生成 W-2 表格。
    • 如果某位团队成员已从贵公司离职，请在 Toast 薪资管理系统中将其标记为已离职。
    • 无论团队成员的雇佣状态如何，您都可以在年底时通过您的 Toast 薪资管理系统账户访问相应员工的 W-2 表格（电子版）。
    • 请查阅 Toast 薪资管理系统：管理 W-2 表格体验以了解详情。

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本文仅作参考之用，不构成法律、税务、人力资源或任何其他专业领域建议。 如需获取相关建议，请联系律师或其他专业人士。