Toast Payroll : Gérer les heures supplémentaires

Dans cet article :

• Directives sur les heures supplémentaires
• Règles du système d'heures supplémentaires dans Toast Payroll
• Où les heures et les taux supplémentaires sont affichés
  • Feuilles de temps
  • Étape des gains des employés
  • Rapports de paie uniques
  • Bibliothèque de rapports
• Quand et comment les calculs des heures supplémentaires sont générés
• Gestion des heures supplémentaires selon l'État dans Toast Payroll
  • Californie
  • Colorado
  • Nevada

Directives sur les heures supplémentaires

Conformément à la Fair Labor Standards Act (FLSA), les employés non exemptés couverts doivent recevoir une rémunération pour les heures supplémentaires (HS) pour toutes les heures travaillées au-delà de 40 par semaine à un taux non inférieur à une fois et demie leur taux de rémunération Ordinaire. Consultez l'ensemble complet des directives en visitant la page Rémunération des heures supplémentaires du ministère du Travail ou trouvez des renseignements sur les employés exemptés ici.

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Règles du système d'heures supplémentaires dans Toast Payroll

De nombreux facteurs peuvent contribuer aux calculs des heures supplémentaires. Vous trouverez ci-dessous certains des facteurs pertinents et une description de la façon dont ces facteurs contribuent à établir le taux et à générer les heures supplémentaires dans le système Toast :

Paramètres configurés par les employés de Toast :

• Un employé doit être classé comme non exempté pour être admissible aux heures supplémentaires dans le système. Les personnes salariées ne sont pas configurées dans le système comme étant admissibles aux heures supplémentaires pour le moment. Le statut d'exemption d'un employé est indiqué sur la page Poste de son profil. Voir Toast Payroll : Exempté c. Employés non exonéréspour en savoir plus sur le statut d'exonération des employés.
  • Si un poste a été configuré comme exonéré ou non exonéré et que vous souhaitez modifier ce paramètre pour tous les employés qui occupent ce poste, vous pouvez accéder à Paramètres > Configuration générale > Poste > Configuration du poste. Sélectionnez Mettre à jour dans le menu déroulant, puis sélectionnez le Nom du poste. Au bas de cet écran, basculez la case à cocher Est exonéré? vers le paramètre souhaité et sélectionnez Enregistrer.
    • Si vous ne voyez pas Paramètres sur le côté gauche de l'écran, sélectionnez Paie dans la barre de navigation Toast Web à gauche pour faire apparaître la barre de navigation Toast Payroll.
• Les employés doivent être affectés au bon lieu de travail fiscal dans Toast Payroll. C'est parce que les règlements sur le salaire minimum peuvent jouer un rôle important dans le calcul des taux d'heures supplémentaires pour les employés à pourboires. De plus, les lieux de travail fiscaux de l'employé les associent au FEIN de votre restaurant, ce qui dicte également les calculs des heures supplémentaires.
• Toast Payroll calculera les heures supplémentaires individuelles sur lesheures travaillées dans tous les FEIN au sein d'un compte (code d'entreprise). Par exemple, si un employé travaille à deux endroits différents, que ces endroits sont sous deux FEIN différents et que ces deux endroits/FEIN se trouvent sous le même code d'entreprise dans Toast Payroll, les heures combinées de l'employé seront assujetties aux règlements sur les heures supplémentaires.
• Le taux des heures supplémentaires ne peut pas être modifié directement; il est basé sur les gains admissibles aux heures supplémentaires d'un employé. Les lois provinciales peuvent comporter des règlements supplémentaires auxquels les employeurs peuvent également être assujettis.

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Où les heures et les taux supplémentaires sont affichés

Que vous révisiez ou approuviez des feuilles de temps, que vous traitiez la paie ou que vous ayez déjà soumis la paie, les heures supplémentaires peuvent être suivies dans le système Toast Payroll.

Feuilles de temps

Accédez aux feuilles de temps actuelles des employés en accédant à Temps. (Si vous ne voyez pas Temps sur le côté gauche de l'écran, sélectionnez Paie dans la barre de navigation Toast Web à gauche pour faire apparaître la barre de navigation Toast Payroll.) Notez la colonne Heures supplémentaires. Sélectionnez ensuite un lien sous la colonne Feuille de temps pour voir plus de données.

Pour consulter les données historiques d'employés individuels, trouvez leur profil dans Toast Payroll et sélectionnez  Historique de paie > Feuilles de temps. Le graphique et le tableau ci-dessous peuvent aider à visualiser les heures supplémentaires en un coup d'œil, ou sélectionnez une feuille de temps pour voir plus de données.

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Étape Gains des employés

Pendant un cycle de paie, les heures supplémentaires apparaîtront à l'étape Gains des employés en tant que gain. Le taux de 13 $ pour les heures supplémentaires est calculé à l'aide des formules du scénario 2 dans cette section de l'article.

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Rapports de paie individuels

Une fois la paie calculée dans le système, l'étape Réviser et soumettre offres plusieurs rapports permettant aux employeurs de vérifier l'exactitude avant de soumettre la paie. Le rapport Exception de paie combine toutes les heures supplémentaires dans un tableau pour une révision facile. Vous pouvez également consulter ce rapport après avoir soumis la paie en accédant à Paie > onglet Paies passées > Voir pour la paie visée. (Lorsque les menus de navigation de Toast Web et de Toast Payroll sont tous deux visibles, sélectionnez Paie dans le sous-menu de navigation de Toast Payroll. Si vous ne voyez pas le sous-menu Toast Payroll, la sélection de Paie dans le menu de navigation de Toast Web le développera.)

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Bibliothèque de rapports

1. Dans Toast Payroll, accédez à Rapports > Standard.
   1. Lorsque vous sélectionnez Rapports dans Toast Payroll, vous devriez voir une URL qui commence par payroll.toasttab.com. Consultez Naviguer dans Toast Payroll à partir de Toast Web pour apprendre comment fonctionne la nouvelle navigation de Toast Payroll.
2. Recherchez les mots « par paie ».
3. Sélectionnez l'icône d'œil pour le Rapport d'audit de paie des employés par période de paie.
4. Sélectionnez File d'attente au bas de la page.
5. Sur l'écran suivant, définissez les paramètres de votre rapport. Vous pouvez Sans la touche Ctrl/command de votre clavier tout en sélectionnant des périodes de paie pour en choisir plus d'une. Enfin, assurez-vous de cocher (au moins) Inclure les gains avant d'exécuter votre rapport. Les gains tels que les heures supplémentaires apparaîtront comme l'un des en-têtes dans cette feuille de calcul.

Quand et comment les calculs des heures supplémentaires sont générés

La fiche d'information sur les heures supplémentaires de la FSLA prévoit que les employés non exonérés couverts commencent à recevoir des heures supplémentaires après 40 heures dans une semaine de travail. Les lois provinciales peuvent comporter des règlements supplémentaires auxquels les employeurs peuvent également être assujettis. Dans les deux scénarios suivants, les employés non exonérés couverts ayant un taux de rémunération horaire unique reçoivent des salaires pour heures supplémentaires conformément à la FLSA (voir Toast Payroll: Obtenir de l'aide sur les heures supplémentaires mixtes pour plus d'informations sur les employés occupant plusieurs postes ou ayant des taux de rémunération différents). Le premier scénario décrit une situation où le taux ordinaire d'un employé est égal ou supérieur à le taux du salaire minimum fédéral. Le deuxième scénario décrit une situation où le taux de rémunération ordinaire d'un employé est inférieur à le taux du salaire minimum fédéral.

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Scénario 1 - le taux ordinaire de l'employé est égal ou supérieur à le taux du salaire minimum fédéral

1. Wendy est une hôtesse non exonérée qui a travaillé 45 heures au cours de la semaine de travail. Son taux de rémunération horaire ordinaire est de $15.
2. Dans ce scénario, Wendy a travaillé 40 heures à son taux de rémunération horaire et 5 heures à son taux de rémunération des heures supplémentaires.
3. Puisque le taux de rémunération ordinaire de Wendy est de 15 $ l'heure (ce qui est supérieur au taux du salaire minimum fédéral), le système Toast calculera d'abord sa rémunération ordinaire pour les 40 premières heures travaillées en multipliant 15 $ par 40 heures pour obtenir $600 en rémunération ordinaire.
4. Comme, en vertu de la FLSA, les heures supplémentaires sont payées à 1,5 fois le taux de rémunération horaire ordinaire pour le temps travaillé au-delà de 40 heures, le système multipliera automatiquement 15 $ par 1,5 pour arriver à 22,50 $ par heure pour son taux de prime d'heures supplémentaires.
5. Le système multipliera ensuite le taux de prime d'heures supplémentaires de Wendy par le nombre d'heures supplémentaires qu'elle a travaillées. Dans ce scénario, le système multiplierait 22,50 $ par 5 heures travaillées pour atteindre $112,50 en prime pour heures supplémentaires.
6. Pour obtenir la rémunération brute que Wendy a reçue, le système ajoute le montant de la rémunération ordinaire et de la prime de temps supplémentaire que Wendy a gagnées. Les gains ordinaires de 600 $ et les gains de temps supplémentaire de 112,50 $ équivalent à la rémunération brute de $712,50 pour la semaine de travail.

Rémunération ordinaire : Heures ordinaires x taux horaire ordinaire : 40 heures x $15 = 600 $
Taux de prime de temps supplémentaire : Taux horaire ordinaire x 1,5 : 15 $ x 1,5 = 22,50 $
Prime de temps supplémentaire : Heures de temps supplémentaire x taux de prime de temps supplémentaire : 5 heures x $22,50 = $112,50
Rémunération brute : Rémunération ordinaire + prime de temps supplémentaire : 600 $ + 112,50 $ = 712,50 $ de rémunération brute

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Scénario 2 - le taux de rémunération ordinaire de l'employé est inférieur au taux du salaire minimum fédéral

1. John est un barman non exonéré qui a travaillé 50 heures au cours de la semaine de travail. Son taux horaire ordinaire est de $5,45. Au cours de la semaine de travail, John a également gagné $100 en pourboires.
2. Dans ce scénario, John a travaillé 40 heures à son taux de rémunération ordinaire et 10 heures à son taux de prime de temps supplémentaire.
3. Puisque le taux ordinaire de 5,45 $ de John est inférieur au salaire minimum, le système Toast appliquera plusieurs formules différentes. Premièrement, le système multipliera le taux de rémunération horaire que John gagne par le nombre d'heures qu'il a travaillées. Dans ce scénario, le système multiplierait 5,45 $ x 50 heures travaillées pour obtenir $272,50.
   1. Toutefois, la FLSA prévoit également que le taux de rémunération ordinaire des employés non exonérés couverts ne peut être inférieur au taux du salaire minimum fédéral, y compris la rémunération admissible. Pour déterminer si la rémunération ordinaire de John plus les pourboires qu'il a gagnés atteindront le taux de la norme minimale fédérale, le système doit d'abord calculer si un crédit pour pourboires pourrait s'appliquer (cliquez ici pour trouver plus d'informations sur les crédits pour pourboires et leur fonctionnement). En supposant que John travaille dans un endroit où les crédits pour pourboires sont autorisés, le système soustrairait d'abord le taux de rémunération horaire actuel de John du taux horaire minimum fédéral, soit 7,25 $ - 5,45 $, pour obtenir 1,80 $. Le système multiplierait ensuite le crédit pour pourboires par les heures réellement travaillées. Ici, cela signifierait que le système multiplierait 50 heures travaillées par 1,80 $ pour obtenir 90 $.
4. Comme John a gagné 272,50 $ en rémunération ordinaire, il devrait obtenir au moins 90 $ en pourboires pour que sa rémunération atteigne la norme minimale fédérale. Dans ce scénario, John a gagné 100 $ en pourboires. Le système ajouterait ensuite les 100 $ de pourboires que John a gagnés à sa rémunération ordinaire. Cela porterait sa rémunération ordinaire plus les pourboires à 372,50 $, ce qui est plus que ce que John aurait gagné si son salaire avait été calculé uniquement au taux du salaire minimum fédéral sans pourboires, ce qui aurait été de 362,50 $.
   1. Comme le taux de rémunération horaire avec pourboires de John est supérieur au taux du salaire minimum fédéral, le système est en mesure d'imputer les pourboires de John à l'obligation de son employeur de verser le salaire minimum. Ce calcul fournit également une variable supplémentaire appelée le taux de rémunération ajusté, qui sera utile plus tard pour déterminer le montant de la prime de rémunération des heures supplémentaires que John a gagné.
5. Selon la FLSA, le taux de rémunération ordinaire d'un employé non exonéré couvert est déterminé par la rémunération gagnée et les heures travaillées au cours d'une semaine de travail donnée. Pour déterminer le taux de rémunération ordinaire ajusté de John pour cette semaine de travail, le système Toast diviserait son taux de rémunération ajusté par ses heures travaillées. Dans ce scénario, le système diviserait 372,50 $ par 50 heures travaillées pour obtenir 7,45 $ par heure travaillée.
6. Maintenant que le système a généré le taux de rémunération ajusté de John pour la semaine de travail, il sera en mesure de calculer son taux de prime pour heures supplémentaires. Pour ce faire, le système multipliera le taux de rémunération ajusté de John par 0,5 (7,45 $ x 0,5) pour obtenir 3,725 $ comme taux de prime pour heures supplémentaires.
7. Ensuite, le système multiplierait le taux de prime pour heures supplémentaires par les heures supplémentaires que John a travaillées. Dans ce scénario, le système multiplierait 3,725 $ x 10 heures pour obtenir 37,25 $ en prime pour heures supplémentaires.
8. Une fois la prime pour heures supplémentaires calculée, le système générera maintenant la rémunération brute pour la semaine de travail de John en combinant sa rémunération ordinaire, ses pourboires et sa prime pour heures supplémentaires. Dans ce scénario, le système additionnerait 272,50 $ de rémunération ordinaire, 100 $ de pourboires et 37,25 $ de rémunération pour heures supplémentaires pour obtenir 409,75 $ en salaire brut pour la semaine de travail de John.

Salaire ordinaire : Heures travaillées x taux horaire ordinaire : 50 heures x 5,45 $= 272,50 $
Taux horaire du crédit de pourboire : Taux horaire minimum fédéral - taux horaire ordinaire : 7,25 $- 5,45 $= 1,80 $
Crédit de pourboire : Heures travaillées x taux horaire du crédit de pourboire : 50 heures x 1,80 $= 90 $
Pourboires reçus : 100 $
Comblement du crédit de pourboire : Crédit de pourboire - pourboires reçus : $90 - $100 = - 10 $

Salaire au salaire minimum fédéral : Heures travaillées x taux horaire minimum fédéral : 50 heures x 7,25 $= 362,50 $
Salaire ordinaire + pourboires : (Heures travaillées x taux horaire ordinaire) + pourboires : (50 heures x 5,45 $) + 100 $= 372,50 $
Taux de rémunération horaire ajusté : (Salaire ordinaire + pourboires) / heures travaillées : 372,50 $ / 50 heures = 7,45 $
Taux de prime pour heures supplémentaires : Taux horaire ordinaire ajusté x 0,5 : 7,45 $ x0,5 = 3,725
Prime de temps supplémentaire : Taux de prime pour heures supplémentaires x heures supplémentaires travaillées : 3,725 $ x 10 heures = 37,25 $
Salaire brut : Salaire ordinaire + pourboires + prime pour heures supplémentaires : 272,50 $ + 100 = 37,25 $ = 409,75 $ de salaire brut

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Gestion des heures supplémentaires selon l'État dans Toast Payroll

Californie

Si un employé effectue des heures supplémentaires en Californie, les règlements ci-dessous sont appliqués par le système :

• Heures supplémentaires quotidiennes : Si un employé travaille plus de 8 heures, mais pas plus de 12 heures en une journée, les heures au-delà de 8 seront considérées comme des heures supplémentaires.
• Heures supplémentaires hebdomadaires : Si un employé travaille plus de 40 heures au cours d'une semaine de travail, toutes les heures au-delà de 40 sont considérées comme des heures supplémentaires.
• 7 jours consécutifs : Si un employé travaille 7 jours consécutifs, les 8 premières heures du septième jour sont considérées comme des heures supplémentaires.
• Heures supplémentaires doubles : Si un employé travaille plus de 12 heures au cours d'une même journée, toutes les heures au-delà de 12 sont considérées comme des heures supplémentaires doubles. De plus, si un employé travaille 7 jours consécutifs et qu'il travaille plus de 8 heures le septième jour, toutes les heures au-delà de 8 sont considérées comme des heures supplémentaires doubles.
• Ces calculs d'heures supplémentaires peuvent être consultés sur les feuilles de temps.

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Colorado

Toast Payroll intègre une logique pour se conformer aux lois sur les heures supplémentaires du Colorado.

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Nevada

Au Nevada, une journée de travail est définie comme une période de 24 heures commençant au moment où l'employé pointe pour la première fois, et non comme une journée civile de minuit à minuit. Par exemple, si un employé pointe à 13 h le lundi, sa journée de travail se poursuit jusqu'à 13 h le mardi. Les heures travaillées au-delà de huit au cours de cette journée de travail de 24 heures sont payées comme heures supplémentaires pour les employés admissibles.

Les heures supplémentaires quotidiennes au Nevada seront calculées pour le seuil d'heures supplémentaires quotidiennes de tout employé lorsqu'il est réglé sur Suivre les réglementations de l'État ; il s'agit du paramètre par défaut du système.

Les heures supplémentaires quotidiennes au Nevada s'appliquent aux employés qui :

• Travaillent dans un établissement situé dans un lieu de travail assujetti à l'impôt au Nevada et possédant un FEIN
• Gagnent moins de 1,5 fois le salaire minimum du Nevada

Les employés qui gagnent 18 $ l'heure ou plus ne reçoivent que des heures supplémentaires hebdomadaires, après 40 heures dans une semaine de travail. Les heures supplémentaires quotidiennes et hebdomadaires ne se cumulent pas. L'employé reçoit le montant le plus élevé des deux calculs.

Par exemple, disons qu'un cuisinier gagne 15 $ l'heure :

• S'il travaille le lundi de 16 h à minuit (huit heures) ET
• le mardi de 10 h à 16 h (six heures).
• Cela totalise huit heures + six heures = 14 heures travaillées au total au cours de la période de 24 heures de cet employé.
• Les huit premières heures seraient classées comme rémunération Ordinaire (15 $/h) et les six heures seraient classées comme rémunération majorée (15 $/h x 1,5/h).

Les paramètres des heures supplémentaires au Nevada ont été modifiés le 19 octobre 2026

Le 19 octobre 2026, Toast Payroll a réglé les paramètres des heures supplémentaires quotidiennes pour les employés situés dans des lieux de travail assujettis à l'impôt au Nevada sur Suivre les réglementations de l'État. Si vous aviez précédemment réglé les employés sur des heures supplémentaires après 8 heures pour vous rapprocher des règles du Nevada, vous n'avez plus besoin de le faire. Les nouvelles embauches utiliseront le paramètre Suivre les réglementations de l'État par défaut.

Si votre entreprise utilise une politique d'heures supplémentaires quotidiennes différente du calcul de l'État du Nevada, mettez à jour le seuil des heures supplémentaires quotidiennes sur le profil Toast Payroll de chaque employé (voir les instructions ci-dessous). Gérez vos seuils d'heures supplémentaires dans Toast Web et Toast Payroll explique chaque paramètre.

1. Accédez au profil Toast Payroll de l'employé.
   1. Découvrez comment fonctionne la nouvelle navigation de Toast Payroll en consultant Naviguer dans Toast Payroll à partir de Toast Web.
2. Dans le coin inférieur gauche de la page, sélectionnez Paramètres du profil.
3. Mettez à jour le champ Seuil d'heures supplémentaires quotidiennes en remplaçant le paramètre par défaut Suivre les réglementations de l'État par HS après 8 heures. Sélectionnez Enregistrer les modifications.
4. Répétez maintenant les étapes 1 à 4 pour chaque employé de l'emplacement concerné.

Heures supplémentaires au Nevada sans heures ordinaires

La feuille de temps d'un employé du Nevada peut afficher des heures supplémentaires sans aucune heure ordinaire. Cela se produit lorsque la journée de travail de 24 heures de l'employé s'étend sur deux périodes de paie. Par exemple, le dernier jour d'une période de paie affiche huit heures ordinaires et une heure supplémentaire, et le premier jour de la période de paie suivante affiche huit heures supplémentaires.

Pour en savoir plus sur la loi sur les heures supplémentaires du Nevada, utilisez la trousse d'outils RH fournie par Mineral.

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Ce contenu est fourni à titre informatif et ne constitue pas un avis juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils. Des renseignements supplémentaires sur les exigences relatives aux heures supplémentaires se trouvent sur les sites Web des organismes de réglementation fédéraux et provinciaux, ainsi que dans la trousse d'outils RH de Toast propulsée par Mineral.