Gestion de paie Toast : Gérer les heures supplémentaires

Dans cet article :

• Lignes directrices sur les heures supplémentaires
• Règles du système d'heures supplémentaires dans Gestion de paie Toast
• Où les heures et les taux d'heures supplémentaires sont affichés
  • Feuilles de temps
  • Étape des gains des employés
  • Rapports de paie uniques
  • Bibliothèque de rapports
• Quand et comment les calculs d'heures supplémentaires sont générés
• Gestion des heures supplémentaires basée sur l'État au sein de la paie Toast
  • Californie
  • Colorado
  • Nevada

Lignes directrices sur les heures supplémentaires

Conformément à la loi sur les normes de travail équitables (FLSA), les employés non exemptés couverts doivent recevoir un paiement pour les heures supplémentaires (OT) pour toutes les heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail à un taux d'au moins une fois et demie leur taux de salaire régulier. Consultez l'ensemble complet des lignes directrices en visitant la page du paiement des heures supplémentaires du Département du Travail ou trouvez des informations sur les employés exemptés ici.

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Règles du système d'heures supplémentaires dans la paie Toast

De nombreux facteurs peuvent contribuer aux calculs d'heures supplémentaires. Ci-dessous, quelques-uns des facteurs pertinents et une description de la manière dont ces facteurs contribuent à établir le taux et à générer des heures supplémentaires au sein du système Toast :

Paramètres configurés par les employés de Toast :

• Un employé doit être classé comme non exempté pour être éligible aux heures supplémentaires dans le système. Les individus salariés ne sont pas configurés dans le système comme éligibles aux heures supplémentaires pour le moment. Le statut d'exemption d'un employé est indiqué sur la page de poste dans son profil. Voir la paie Toast : Exempté vs. Employés non exemptés pour en savoir plus sur le statut d'exemption des employés.
  • Si un poste a été configuré comme exempté ou non exempté et que vous souhaitez modifier ce paramètre pour tous les employés appartenant à ce poste, vous pouvez naviguer vers Paramètres > Configuration générale > Poste > Configuration du poste. Sélectionnez Mettre à jour dans le menu déroulant, puis sélectionnez le Nom du poste. En bas de cet écran, activez la case à cocher Est exempté ? selon le paramètre souhaité et sélectionnez Enregistrer.
• Les employés doivent être assignés au bon lieu de taxe de travail au sein de Toast Payroll. C'est parce que les réglementations sur le salaire minimum peuvent jouer un rôle important dans le calcul des taux de temps supplémentaire pour les employés rémunérés par pourboire. De plus, les lieux de taxe de travail de l'employé les associent au FEIN de votre restaurant, ce qui dicte également les calculs de temps supplémentaire.
• Toast Payroll calculera le temps supplémentaire individuel sur heures travaillées dans tous les FEINs au sein d'un compte (code de l'entreprise). Par exemple, si un employé travaille à deux endroits différents, les lieux sont sous deux FEINs différents, et ces deux lieux/FEINs relèvent du même code d'entreprise au sein de Toast Payroll, les heures combinées de l'employé seront soumises aux réglementations sur le temps supplémentaire.
• Le taux de temps supplémentaire ne peut pas être modifié directement ; il est basé sur les gains éligibles au temps supplémentaire d'un employé. Les lois de l'État peuvent avoir des réglementations supplémentaires auxquelles les employeurs peuvent également être soumis.

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Où les heures et les taux de temps supplémentaire sont affichés

Que vous examiniez ou approuviez des feuilles de temps, que vous exécutiez la paie ou que vous ayez déjà soumis la paie, le temps supplémentaire peut être suivi dans le système Toast Payroll.

Feuilles de temps

Accédez aux feuilles de temps actuelles des employés en naviguant vers Temps. Notez la colonne Heures supplémentaires. Sélectionnez ensuite un lien sous la colonne Feuille de temps pour voir plus de données.

Pour examiner les données historiques des employés individuels, localisez leur profil et sélectionnez Historique de paie > Feuilles de temps. Le graphique et le tableau ci-dessous peuvent aider à visualiser le temps supplémentaire d'un coup d'œil ou sélectionnez une feuille de temps pour voir plus de données.

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Étape des Gains des Employés

Lors d'un traitement de paie, le temps supplémentaire apparaîtra à l'étape Gains des Employés en tant que gain. Le tarif de 13 $ pour les heures supplémentaires est calculé à l'aide de formules dans le scénario 2 dans cette section de l'article.

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Rapports de paie uniques

Une fois que la paie a été calculée dans le système, l'étape de révision et de soumission offre plusieurs rapports que les employeurs peuvent examiner pour en vérifier l'exactitude avant de soumettre la paie. Le Rapport d'exception de paie combine toutes les heures supplémentaires dans un tableau pour un examen facile. Vous pouvez également consulter ce rapport après avoir soumis la paie en naviguant vers Paie > Onglet Paies passées > Voir pour la paie concernée.

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Bibliothèque de rapports

1. Naviguez vers Rapports > Standard.
2. Recherchez les mots "par paie."
3. Sélectionnez l'icône de l'œil pour le Rapport d'audit de la paie des employés par période de paie.
4. Sélectionnez File d'attente en bas de la page.
5. Sur l'écran suivant, définissez les paramètres de votre rapport. Vous pouvez maintenir la touche Ctrl/commande sur votre clavier tout en sélectionnant des périodes de paie pour en choisir plus d'une. Enfin, assurez-vous de cocher (au moins) Inclure les gains avant d'exécuter votre rapport. Les gains tels que les heures supplémentaires apparaîtront comme l'un des en-têtes dans ce tableau.

Quand et comment les calculs d'heures supplémentaires sont générés

La fiche d'information sur les heures supplémentaires de la FSLA indique que les employés non exemptés couverts commencent à recevoir des heures supplémentaires après 40 heures dans une semaine de travail. Les lois de l'État peuvent avoir des réglementations supplémentaires auxquelles les employeurs peuvent également être soumis. Dans les deux scénarios suivants, les employés non exemptés couverts avec un taux unique de rémunération horaire reçoivent des salaires d'heures supplémentaires conformément à la FLSA (voir Toast Paie: Obtenez de l'aide avec les heures supplémentaires mixtes pour des informations supplémentaires sur les employés ayant plusieurs emplois ou des taux de rémunération différents). Le premier scénario décrit une situation où le taux normal d'un employé est égal ou supérieur à le taux du salaire minimum fédéral. Le deuxième scénario décrit une situation où le taux normal de rémunération d'un employé est inférieur à le taux du salaire minimum fédéral.

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Scénario 1 - le taux normal de l'employé est égal ou supérieur à le taux du salaire minimum fédéral

1. Wendy est une hôtesse non exemptée qui a travaillé 45 heures pendant la semaine de travail. Son taux horaire normal de rémunération est de $15.
2. Dans ce scénario, Wendy a travaillé 40 heures à son taux horaire de rémunération et 5 heures à son taux de rémunération pour heures supplémentaires.
3. Puisque le taux normal de rémunération de Wendy est de 15 $ de l'heure (ce qui est supérieur au taux du salaire minimum fédéral), le système Toast calculera d'abord sa rémunération normale pour les 40 premières heures travaillées en multipliant 15 $ par 40 heures, ce qui équivaut à $600 en rémunération normale.
4. Parce qu'en vertu de la FLSA, les heures supplémentaires sont payées à 1,5 fois le taux horaire normal pour le temps travaillé au-delà de 40 heures, le système multipliera automatiquement 15 $ par 1,5 pour arriver à 22,50 $ de l'heure pour son taux de prime d'heures supplémentaires.
5. Le système multipliera ensuite le taux de prime d'heures supplémentaires de Wendy par le nombre d'heures supplémentaires qu'elle a travaillées. Dans ce scénario, le système multiplierait 22,50 $ par 5 heures travaillées pour atteindre $112,50 en rémunération de prime d'heures supplémentaires.
6. Pour obtenir la rémunération brute que Wendy a reçue, le système additionne le montant de la rémunération normale et de la rémunération de prime d'heures supplémentaires que Wendy a gagnée. Les gains normaux de 600 $ et les gains d'heures supplémentaires de 112,50 $ équivalent à une rémunération brute de $712,50 pour la semaine de travail.

Rémunération normale : Heures normales x taux horaire normal : 40 heures x $15 = 600 $
Taux de prime d'heures supplémentaires : Taux horaire normal x 1,5 : 15 $ x 1,5 = 22,50 $
Rémunération de prime d'heures supplémentaires : Heures supplémentaires x taux de prime d'heures supplémentaires : 5 heures x $22.50 = $112.50
Salaire brut : Salaire régulier + prime de temps supplémentaire : $600 + $112.50 = $712.50 en salaire brut

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Scénario 2 - le taux de salaire régulier de l'employé est moins que le taux du salaire minimum fédéral

1. John est un barman non exempt qui a travaillé 50 heures pendant la semaine de travail. Son taux horaire régulier est de $5.45. Pendant la semaine de travail, John a également gagné $100 en pourboires.
2. Dans ce scénario, John a travaillé 40 heures à son taux de salaire régulier et 10 heures à son taux de prime de temps supplémentaire.
3. Puisque le taux régulier de John de 5,45 $ est inférieur au salaire minimum, le système Toast appliquera plusieurs formules différentes. Tout d'abord, le système multipliera le taux horaire de salaire que John reçoit par le nombre d'heures qu'il a travaillées. Dans ce scénario, le système multiplierait 5,45 $ x 50 heures travaillées pour égaler $272.50.
   1. Cependant, la FLSA prévoit également que le taux de salaire régulier des employés non exemptés couverts ne peut être inférieur au taux du salaire minimum fédéral, y compris la rémunération permise. Pour déterminer si le salaire régulier de John plus les pourboires qu'il a gagnés atteindra le taux standard minimum fédéral, le système doit d'abord calculer si un crédit de pourboire pourrait s'appliquer (cliquez ici pour plus d'informations sur les crédits de pourboire et leur fonctionnement). En supposant que John travaille dans un endroit où les crédits de pourboire sont permis, le système soustrairait d'abord le taux horaire actuel de John du taux horaire minimum fédéral, soit 7,25 $ - 5,45 $, pour égaler $1.80. Le système multiplierait ensuite le crédit de pourboire par le nombre d'heures réellement travaillées. Ici, cela signifierait que le système multiplierait 50 heures travaillées par 1,80 $ pour égaler $90.
4. Parce que John a gagné 272,50 $ en salaire régulier, John aurait besoin d'acquérir au moins 90 $ en pourboires pour que son salaire atteigne le standard minimum fédéral. Dans ce scénario, John a gagné 100 $ en pourboires. Le système ajouterait ensuite les 100 $ en pourboires que John a gagnés à son salaire régulier. Cela porterait son salaire régulier plus pourboires à $372.50, ce qui est plus que ce que John aurait gagné si ses salaires avaient été calculés uniquement au taux du salaire minimum fédéral sans pourboires, ce qui aurait été de 362,50 $.
   1. Parce que le taux de rémunération horaire de John est supérieur au salaire minimum fédéral, le système peut créditer les pourboires de John pour satisfaire l'obligation de son employeur de payer le salaire minimum. Ce calcul fournit également une variable supplémentaire appelée le taux de rémunération ajusté qui aidera plus tard à déterminer combien de prime de temps supplémentaire John a gagné.
5. Selon la FLSA, le taux de rémunération régulier d'un employé non exempté couvert est déterminé par la rémunération gagnée et les heures travaillées au cours d'une semaine de travail particulière. Pour déterminer le taux de rémunération régulier ajusté de John pour cette semaine de travail, le système Toast diviserait son taux de rémunération ajusté par ses heures travaillées. Dans ce scénario, le système diviserait 372,50 $ par 50 heures travaillées pour obtenir $7.45 par heure travaillée.
6. Maintenant que le système a généré le taux de rémunération ajusté de John pour la semaine de travail, il pourra maintenant calculer son taux de prime de temps supplémentaire. Pour ce faire, le système multipliera le taux de rémunération ajusté de John par 0,5 (7,45 $ x 0,5) pour obtenir $3.725 comme taux de prime de temps supplémentaire.
7. Ensuite, le système multiplierait le taux de prime de temps supplémentaire par les heures supplémentaires que John a travaillées. Dans ce scénario, le système multiplierait 3,725 $ par 10 heures pour obtenir $37.25 en prime de temps supplémentaire.
8. Une fois que la prime de temps supplémentaire a été calculée, le système générera maintenant le salaire brut pour la semaine de travail de John en combinant son salaire régulier, ses pourboires et sa prime de temps supplémentaire. Dans ce scénario, le système ajouterait 272,50 $ en salaire régulier, 100 $ en pourboires et 37,25 $ en salaire de temps supplémentaire pour obtenir $409.75 en salaires bruts pour la semaine de travail de John.

Salaire régulier : Heures travaillées x taux horaire régulier : 50 heures x 5,45 $ = 272,50 $
Taux horaire de crédit de pourboire : Taux horaire minimum fédéral - taux horaire régulier : $7.25 - 5,45 $ = 1,80 $
Crédit de pourboire : Heures travaillées x taux horaire de crédit de pourboire : 50 heures x 1,80 $ = 90 $
Pourboires reçus : 100 $
Crédit de pourboire :  Crédit de pourboire - pourboires reçus : $90 - $100 = - $10

Salaire minimum fédéral : Heures travaillées x taux horaire minimum fédéral :  50 heures x $7.25 = $362.50
Rémunération régulière + pourboires : (Heures travaillées x taux horaire régulier) + pourboires : (50 heures x $5.45) + $100 = $372.50
Taux horaire de rémunération ajusté :  (Rémunération régulière + pourboires) / heures travaillées : $372.50 / 50 heures = $7.45
Taux de prime pour heures supplémentaires : Taux horaire de rémunération ajusté x .5 : $7.45 x.5 = $3.725
Rémunération de prime d'heures supplémentaires :  Taux de prime pour heures supplémentaires x heures supplémentaires travaillées : $3.725 x 10 heures = $37.25
Salaire brut : Rémunération régulière + pourboires + rémunération de prime pour heures supplémentaires : $272.50 + $100 = $37.25 = $409.75 en salaire brut

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Gestion des heures supplémentaires basée sur l'État dans Toast Payroll

Californie

Si un employé travaille des heures supplémentaires en Californie, les règlements ci-dessous sont appliqués par le système :

• Heures supplémentaires quotidiennes : Si un employé travaille plus de 8 heures, mais pas plus de 12 heures en une journée, les heures après 8 seront considérées comme des heures supplémentaires.
• Heures supplémentaires hebdomadaires: Si un employé travaille plus de 40 heures dans une semaine de travail, toutes les heures après 40 seront considérées comme des heures supplémentaires.
• 7 jours consécutifs: Si un employé travaille 7 jours consécutifs, les premières 8 heures du septième jour sont considérées comme des heures supplémentaires.
• Double temps supplémentaire: Si un employé travaille plus de 12 heures en une seule journée, toutes les heures après 12 sont considérées comme du double temps supplémentaire. De plus, si un employé travaille 7 jours consécutifs et qu'au septième jour, il travaille plus de 8 heures, toutes les heures après 8 sont considérées comme du double temps supplémentaire.
• Ces calculs d'heures supplémentaires peuvent être consultés sur feuilles de temps.

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Colorado

Toast Payroll a une logique intégrée pour s'adapter aux lois sur les heures supplémentaires du Colorado.

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Nevada

Les heures supplémentaires au Nevada s'appliqueront lorsqu'un individu travaille plus de 40 heures dans une semaine. Contactez-nous via le bouton de chat bleu dans le coin inférieur droit de n'importe quelle page de Toast Payroll si vous pensez que vos employés devraient recevoir des heures supplémentaires quotidiennes en plus des heures supplémentaires hebdomadaires. Toast ne peut pas vous aider avec cette décision, mais vous pouvez utiliser le kit d'outils RH fourni par Mineral pour plus d'assistance.

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Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils. Des informations supplémentaires sur les exigences en matière d'heures supplémentaires peuvent être trouvées sur les sites Web des régulateurs fédéraux et étatiques ainsi que sur le kit d'outils RH de Toast alimenté par Mineral.