Toast 餐宴与节日订单管理入门指南

在Toast Web中，导航到餐饮与活动> 设置。所有之前创建的订单类型（BEO 表单）都保存在这里。
选择“添加订单类型”。
选择要添加的订单类型：“餐宴”（客人数量、餐具、备注）、“活动”（活动空间、客人数量、场合、备注）或“自定义”。您可以随时返回并编辑每个订单类型的单独设置。
为订单类型命名并选择您的常规设置。对于使用 Toast 多门店管理 (MLM) 的餐厅，您可以为此订单类型选择特定的目标门店。

注意：您在这里选择的默认就餐选项可能会影响您的 BEO 的措辞。例如，要显示送货地址字段，请选择应用了送货行为的就餐选项。要了解更多信息，请参见设置自定义餐饮选项。
在表单字段部分，添加您希望收集的关于此订单类型的字段。您可以从其他订单类型添加现有字段或创建新字段。每个字段都有以下选项：
- 字段名称 — 在BEO上显示的内容
- 类型 — 文本输入、是/否、多行文本输入、员工、时间或选择（选择需要您添加选项）
- 必填 — 此字段是否必须填写
- 优先级 — 在BEO表单顶部以较大文本显示
- 内部使用 — 不会出现在发送给客人的电子邮件中
注意：当您希望仅您的团队看到的详细信息时，将字段标记为内部使用 — 例如，仅供厨房使用的准备说明或送货联系人。内部使用字段不会出现在面向客人的电子邮件和EventView页面上。
（仅限潜在客户表单）在潜在客户表单选项卡内选择表单字段以获得额外控制。您可以在此处：
- 在您的潜在客户表单上显示所有非内部宴会活动订单字段
- 要求顾客选择时间
- 允许顾客上传图片
注意：当客人提交潜在客户表单时，您将该潜在客户转换为订单时，潜在客户表单的响应不会自动复制到订单的详细信息字段中 — 您需要在订单中重新输入事件详细信息。这是当前产品的行为，而不是错误。
在合同部分，添加适用于使用此订单类型的每个订单的默认合同条款。您还可以添加附件 — 例如，您的取消政策 — 这些将包含在订单电子邮件中。

注意：如果您需要为某个事件进行更改，可以在单个餐饮订单上覆盖默认合同条款。
配置您的通知。这将在流程的不同阶段向特定员工发送电子邮件。
在右上角选择保存。

预期结果：您的新订单类型出现在餐宴与节日订单 > 设置中。下次创建餐饮订单时，您可以选择它。

如果您不再需要某个订单类型，请从设置列表中选择归档按钮，将其从订单类型列表中移除。

向订单类型（宴会活动订单）添加生产项

如果生产项与您的菜单单品连接，它们将自动填充到您的宴会活动订单和备餐表中。要了解如何创建生产项并将其附加到菜单单品，请参见餐宴与节日的生产项。

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步骤 2：导入顾客列表（可选）

如果您正在从其他餐饮或活动解决方案过渡，可以将现有的顾客数据迁移到Toast中。如果您不需要导入顾客，请跳过此步骤。

在Toast Web中，导航到餐宴与节日 > 顾客。
在右上角，选择导入顾客。
选择下载模板以获取顾客列表所需的模板。
在电子表格中整理您的顾客信息格式，并将其导出为CSV文件。
在Toast Web中，选择+ 上传文件或拖放您的文件。
确认您上传的文件，并勾选是的，我同意上传此文件。
选择“提交”。

预期结果：您导入的顾客将出现在Toast Web的顾客页面的餐宴与节日模块中。

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步骤 3：捕获潜在客户并将其转化为订单

Toast 餐饮与活动的潜在客户让您可以通过网页表单收集潜在客人的信息，然后在 Toast Web 中将这些潜在客户转化为餐饮订单。

有关完整的设置，包括如何分享您的潜在客户表单 URL、将表单嵌入到您的网站以及如何将潜在客户转化为订单，请参见创建和管理 Toast 餐饮与活动的潜在客户。

注意：当您将潜在客户转化为订单时，潜在客户表单的信息不会转移到订单的详情字段中。您需要在订单中重新输入活动详情。

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步骤 4：创建餐饮订单

一旦您设置了至少一种订单类型，您就可以创建您的第一个餐饮订单。

在 Toast Web 中，导航到 餐饮与活动 > 订单。此页面列出了所有先前创建的餐饮订单及其状态。
选择 创建订单。
选择一种餐饮订单类型。可用选项来自您在步骤 1 中创建的订单类型。
输入下单顾客的姓名。如果您已经在 Toast Web 中创建并保存了客人，输入时姓名会自动填充。对于首次客人，选择 + 创建客户，填写他们的信息，然后选择保存。
编辑您的 活动详情。您将在此订单类型中看到您在步骤 1 中配置的字段。
填写您的 订单详情。您可以添加：
- 就餐选项 — 请参见设置自定义就餐选项
- 备餐时间 — 在承诺日期之前，厨房需要多长时间开始准备订单
- 菜单单品 — 您可以从任何菜单中添加单品，无论其可见性如何
- 折扣 — 请参见开始使用折扣
- 服务费 — 请参见自定义服务费和强制酬金
重要：准备时间 在 BEO 上是订单发送到厨房的时间 — 也称为火时间 — 而不是食物准备好供客人享用的时间。要更改订单的发起时间，请编辑 备餐时间。
要将订单从草稿状态转为确认状态，请执行以下操作：
- 生成并发送估算（请参见第 5 步），或
- 准备并发送发票（请参见第 6 步）。

预期结果：餐饮订单在您的 餐饮与活动 > 订单列表中以草稿状态显示，准备好供您发送估算或发票。

注意：您可以编辑任何未结或已支付订单的承诺日期、备餐时间和配送信息。从 餐饮订单 列表中选择订单并进行更改。当更改被保存时，页面顶部会出现确认消息。更新也会在 POS 和发票上反映。

重要提示：如果在 创建时将计划订单发送到厨房 选项在 外卖与配送 > 可用性 > 计划订单 中启用，Toast 可能会在订单创建时将计划的餐饮订单发送到厨房。此设置适用于每个计划订单，而不仅仅是餐饮订单。一旦订单已发起，日期将被锁定，您无法从 BEO 中移动它。如果您需要重新安排已经发起的未来订单，请在 POS 中从模式 > 待处理订单 > 未来检查 > 重新安排 中进行。

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步骤 5:发送估价

使用 Toast 餐宴与节日订单管理模块向客人发送活动估价。

打开客人的订单并查看 估价与合同 部分。
（可选）选择 添加合同条款、需要签名 或 添加附件。要求签名会在估价底部添加一行，让客人输入他们的名字以确认估价。
在订单页面顶部选择操作下拉菜单，然后选择 创建估价。
（可选）在订单顶部选择 查看估价 以预览客人将收到的电子邮件。预览包括您餐厅的品牌、订单详情和订单中的菜单项。如果您的餐厅使用 Toast 餐宴与节日订单管理专业版，您还将看到 EventView 预览，您可以通过这个统一的品牌页面与客人分享所有活动详情、估价和付款信息。
一切看起来正确后，选择 发送估价。

预期结果：订单将移动到您的 餐宴订单 页面，并显示紫色的暂定状态。如果您要求签名，客人会被要求在估价底部签名（输入）他们的名字。

确认估价

一旦估价发送，客人将在大约一分钟内收到电子邮件。如果客人告诉您他们准备好批准估价，您可以手动更改订单的状态：

选择订单的紫色暂定状态。
在下一页，选择顶部的状态并将其更改为 已确认。

注意：手动将估价设置为 已确认 意味着客人不再需要自己签名或确认估价。

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步骤 6：发送发票并收取订金

在确认估算后，发送发票以收取付款。您可以先发送订金发票，然后在稍后收取其余款项，或者您可以提前发送全额发票。

注意：Toast Catering & Events 中的发票是手动发送的。它们不能被安排。如果订金的到期日已过，您可以配置自动跟进消息 — 请参见调整您的发票设置。

重要提示：Toast Catering & Events 的发票与通过 Toast Invoicing 创建的发票不同，后者是一个单独的 Toast 产品，可以从付款> 客户发票访问。如果您正在发送餐饮或活动订单的发票，请停留在餐饮与活动> 订单。如果您正在发送非餐饮发票（例如，向客户收取活动外的商品或服务费用），请使用 Toast Invoicing — 请参见向您的客人发送发票。

如果您将通过发票收取付款，Toast 建议使用默认的夜间自动捕获（凌晨 4 点）。ET）以确保发票付款被捕获以用于未来的订单。如果您需要重新启用夜间自动结算，请联系客户服务中心。

收取订金

有关完整的订金操作指南 — 包括如何设置订金金额、发送提醒、为订金创建开放项目以及报告订金 — 请参见使用 Toast Catering & Events 管理订金。

快速路径：

在 Toast Web 中，导航到餐饮与活动> 订单并选择一个蓝色已确认订单。
在页面顶部选择操作下拉菜单，然后选择创建发票。该订单变为具有其唯一发票编号的发票，可从发票选项卡访问。
在发票的付款计划部分，选择+ 添加订金请求。
输入金额（美元金额或百分比）和到期日。
在右上角选择“检查订金”，以预览客人将收到的电子邮件。
选择“发送订金”。

注意：您可以在订金支付之前编辑订金金额（例如，如果人数发生变化）。编辑后，您可以向客人发送更新的发票电子邮件。

客人可以直接通过电子邮件使用信用卡支付订金。要查看客人看到的内容，请打开发票并在“付款计划”部分选择“查看付款页面”。如果客人通过支票或其他方式付款，请选择“输入付款”以手动记录。

当订金支付后，发票状态将变为已支付，付款将显示在发票的“付款计划”部分。

注意：如果您不需要发送发票，但仍希望订单在POS上显示，请选择“打开订单”，而不是发送发票。

发送最终发票

当需要发送最终发票时——在收取订金后或客人确认估算后：

从您的“订单”列表中选择一个“已确认”订单，位于“餐宴与节日” > “订单”。
在右上角选择“查看发票”。
确认发票详情，然后在右上角选择“发送发票”。您还可以通过下拉菜单选择使用短信发送发票。

预期结果：一旦最终金额支付，订单将在您的“发票”页面上显示绿色的已支付状态。未按时支付的发票显示红色的逾期状态。对于逾期发票，选择它并在右上角选择“发送提醒”。

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步骤 7:为厨房和员工打印备餐工具

Toast 餐饮与活动包括备餐工具——您可以为厨房、打包员、司机和前台员工打印或下载的自定义 PDF 和 CSV。可用的备餐工具包括备餐清单、发票、BEO、厨房表、提货摘要、交付摘要、打包表、订单摘要、CSV 导出和标签。

有关备餐工具的完整列表、每个工具的可用过滤器以及逐步下载说明，请参见访问和下载餐饮与活动订单的备餐工具。

快速路径: 在 Toast Web 中，导航到 餐饮与活动 > 备餐工具。选择现有的 标准备餐工具，或选择 创建备餐工具 来构建您自己的工具。

注意：项目描述、合同条款和小费总额默认情况下不会出现在下载的 BEO 上。每个设置都是由单独的选项控制的。要在 BEO 上包含项目描述，请导航到 餐饮与活动 > 设置 > 订单和发票设置，并将“包含项目描述”切换为开启。如果您 BEO 上应该出现的字段缺失，请参见获取 Toast 餐饮与活动的帮助以进行故障排除。

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接下来怎么办

一旦您的第一个活动在日历上，这些文章涵盖了最常见的后续问题：

使用高级 Toast 餐饮与活动功能——请参见优化 Toast 餐饮与活动以获取日历视图、Google 日历同步、自动发票提醒和第三方交付设置。
在 POS 上运行活动——请参见在您的 POS 上管理 Toast 餐饮与活动以获取消费活动、桌边流程、KDS 和订单中心。
退款或作废订单——请参见退款或作废 Toast 餐饮与活动订单。
了解 Toast 餐饮与活动报告——请参见 Toast 餐饮与活动报告概述。销售摘要报告包括 Toast 餐饮与活动销售——有关特定发票报告的细微差别，请参见 Toast 发票报告。
设置餐饮在线订购——餐饮在线订购是一个单独的附加功能。请参见开始使用餐饮在线订购.
排查 Toast 餐宴与节日订单管理的问题 — 请参见获取 Toast 餐宴与节日订单管理的帮助以获取完整的常见问题解答和排查库。

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使用条款

使用条款：您在使用此功能（以及所有 Toast 服务）时须遵守 Toast 商家协议。本协议中使用但未定义的大写术语均具有《商家协议》中规定的含义。您使用此功能提交的信息（包括但不限于您提交的任何合同条款）将被视为商家数据。

Toast 不对此功能做出任何担保、陈述或保证，包括但不限于使用“合同”功能和签名工具将产生具有法律约束力的合同。Toast 仅为此功能的服务提供商，不参与您与任何顾客之间的任何协议。

您应自行负责保存合同副本并向顾客分发完整签署的副本。对于因使用本功能及/或您和/或您的顾客（如适用）提交的内容所引发或相关的任何索赔（包括关于使用本功能生成的合同可执行性的任何相关索赔），您需要向 Toast 提供赔偿、为其进行抗辩并使其免受损害。

TOAST 对任何商家数据均不承担责任。对于与商家数据和/或您使用此功能相关的任何损坏，您应自行承担责任。

重要提示：Toast 不对此功能做出任何担保、陈述或保证，包括但不限于“合同”功能和签名工具将产生具有法律约束力的合同。Toast 仅为此功能的服务提供商，不参与您与任何顾客之间的任何协议。您应自行负责使用此功能，包括但不限于 (1) 您提交或使用此功能生成的任何内容，(2) 验证签名方的身份，(3) 保存合同副本，以及 (4) 向顾客分发签署完成的合同副本。使用此功能须遵守使用条款。

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