开始使用 Toast 餐宴与节日订单管理

本文内容：

Toast 餐宴与节日订单管理概览
开始之前
第 1 步：创建订单类型 (BEO)
第 2 步：导入客户列表（可选）
第 3 步：获取潜在客户并将其转换为订单
第 4 步：创建餐宴订单
第 5 步：发送估价单
第 6 步：发送发票并收取定金
第 7 步：为厨房和员工打印准备工具
后续步骤
相关文章
使用条款

Toast 餐宴与节日订单管理概览

通过 Toast 餐宴与节日订单管理，您可以在一个地方管理餐饮或活动订单的每一步：从最初的潜在客户表单到最终的已付发票。您可以：

为各种场合创建宴会活动订单 (BEO)
自定义厨房单，以便厨房只需查看他们需要的内容
创建您的客人可以在线批准的估价单
在日历视图中跟踪即将举行的活动，并与 Google 日历同步
使用菜单集成功能，结合您现有的 Toast 菜单、开放项目和折扣

Toast 餐宴与节日订单管理 Pro 版增加了 EventView（统一的品牌化访客页面）、讨论、任务、自动化和活动区域，以防止重复预订。

注意：Toast 餐宴与节日订单管理目前在澳大利亚不可用。请稍后查看更新。

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开始之前

适用于：Toast Web, Toast 餐宴与节日订单管理, Toast 餐宴与节日订单管理 Pro

所需权限：

访问具有餐厅管理员和 Web 设置权限的 Toast Web，以及以下权限：
- 4.5 编辑完整菜单
- 4.16 查看发票、餐宴与节日订单管理
- 4.17 编辑发票、餐宴与节日订单管理
- 4.18 配置发票、餐宴与节日订单管理

您将完成以下操作：配置您的第一个订单类型 (BEO)、导入客户列表、创建餐宴订单、发送估价单和发票、收取定金，并为您的厨房和员工打印准备工具。

在配置 Toast 餐宴与节日订单管理设置之前，请在 Toast Web 中设置以下内容：

餐宴服务费（例如，配送费或人工费）。请参阅自定义服务费和强制小费。
餐宴或餐宴在线订购收入中心。请参阅创建并分配收入中心。
订单可提前预订的最大天数在 UI 选项页面中设置。请参阅安排未来订单。

要打开 Toast 餐宴与节日订单管理，请登录 Toast Web 并从左侧导航菜单中选择“餐宴与节日订单管理”。如果您在左侧导航栏中没有看到“餐宴与节日订单管理”，则说明您的账户可能尚未开通 Toast 餐宴与节日订单管理 — 请参阅获取 Toast 餐宴与节日订单管理方面的帮助或联系客户服务部进行确认。

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第 1 步：创建订单类型 (BEO)

在 Toast 中创建第一个餐宴订单之前，请至少配置一种订单类型 — 也称为宴会活动订单 (BEO) 模板。订单类型定义了您为特定类型的活动从客人处收集的信息。您可以创建多种订单类型（例如，“餐饮外送”、“现场活动”或“节日自助餐”），并随时编辑每种类型。

在Toast Web中，导航至餐饮与活动 > 设置。所有先前创建的订单类型（BEO表单）都保存在此处。
选择添加订单类型。
选择要添加的订单类型：餐饮（客人人数、餐具、备注）、活动（活动空间、客人人数、场合、备注）或自定义。您可以随时返回并稍后编辑每个订单类型的各项设置。
命名订单类型并选择您的常规设置。对于使用Tosat多门店管理的餐厅，您可以为此订单类型选择特定的目标门店。

注意：您在此处选择的默认用餐选项可能会影响BEO上的措辞。例如，要显示配送地址字段，请选择应用了配送行为的用餐选项。要了解更多信息，请参阅设置自定义用餐选项。
在表单字段部分，添加您想要收集的有关此订单类型的字段。您可以添加来自其他订单类型的现有字段，或创建一个新字段。每个字段都有以下选项：
- 字段名称 — BEO上显示的内容
- 类型 — 文本输入、是/否、多行文本输入、员工、时间或选择（选择需要您添加选项）
- 必填 — 此字段是否必须填写
- 优先级 — 以较大字体显示在BEO表单顶部
- 内部使用 — 不会出现在发送给客人的电子邮件中
注意：当您希望仅供团队查看详细信息时（例如仅限厨房的准备说明或配送联系人），请将字段标记为内部使用。内部使用字段不会出现在面向客人的电子邮件和 EventView 页面上。
（仅限潜在客户表单）在表单字段内选择潜在客户表单选项卡以获取额外控件。在这里您可以：
- 在您的潜在客户表单上显示所有非内部 BEO 字段
- 要求客户选择时间
- 允许客户上传图片
注意：当客人提交潜在客户表单，且您将该潜在客户转换为订单时，潜在客户表单的回复不会自动复制到订单的详细信息字段中 — 您需要重新输入订单上的活动详细信息。这是当前的产品行为，并非错误。
在合同部分，添加适用于使用此订单类型的每个订单的默认合同条款。您还可以添加附件（例如您的取消政策），这些附件将包含在订单电子邮件中。

注意：如果您需要为某次活动进行更改，可以在个别餐饮订单上覆盖默认合同条款。
配置您的通知。这会在流程的不同阶段向特定员工发送电子邮件。
选择右上角的保存。

预期结果：您的新订单类型会出现在餐饮与活动 > 设置中。您下次创建餐饮订单时可以选择它。

如果您不再需要某种订单类型，请从设置列表中选择归档按钮，将其从您的订单类型列表中移除。

将生产项目添加到订单类型 (BEO)

如果生产项目与您的菜单项相关联，它们会自动填充到您的 BEO 和准备单中。要了解如何创建生产项目并将其附加到菜单项，请参阅餐宴与节日订单管理的生产项目。

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第 2 步：导入客户列表（可选）

如果您是从其他餐宴或活动解决方案迁移而来，可以将现有的客户数据移动到 Toast 中。如果您不需要导入客户，请跳过此步骤。

在 Toast Web 中，导航至 餐宴与节日订单管理 > 客户。
在右上角，选择 导入客户。
选择 下载模板 以获取客户列表所需的模板。
在电子表格中设置客户信息格式，并将其导出为 CSV 文件。
在 Toast Web 中，选择 + 上传文件 或拖放您的文件。
确认您上传的文件，并勾选 是，我同意上传此文件。
选择提交。

预期结果：您导入的客户将显示在 Toast Web 中“餐宴与节日订单管理”模块的客户页面上。

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第 3 步：获取潜在客户并将其转换为订单

Toast 餐宴与节日订单管理潜在客户功能让您可以从网页表单收集潜在客人的信息，然后在 Toast Web 内将这些潜在客户转换为餐宴订单。

有关完整设置（包括如何共享您的潜在客户表单 URL、将表单嵌入您的网站以及将潜在客户转换为订单），请参阅使用 Toast 餐宴与节日订单管理创建和管理潜在客户。

注意：将潜在客户转换为订单时，潜在客户表单中的信息不会传输到订单的 详细信息 字段中。您需要重新输入订单上的活动详细信息。

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第 4 步：创建餐饮订单

一旦您设置了至少一种订单类型，就可以创建您的第一个餐饮订单。

在 Toast Web 中，导航至 餐饮与活动 > 订单。此页面列出了所有先前创建的餐饮订单及其状态。
选择 创建订单。
选择一种餐饮订单类型。可用选项来自您在第 1 步中创建的订单类型。
输入下单客户的姓名。如果您已在 Toast Web 中创建并保存了该客户，则在您输入时姓名会自动填充。对于首次下单的客户，请选择 + 创建客户，填写其信息，然后选择保存。
编辑您的 活动详细信息。您将看到您在此订单类型中配置的字段（第 1 步）。
完成您的 订单详细信息。您可以添加：
- 用餐选项 — 请参阅设置自定义用餐选项
- 准备时间 — 厨房需要在承诺日期前多久开始准备订单
- 菜单项 — 您可以添加任何菜单中的项目，无论其可见性如何
- 折扣 — 请参阅折扣入门
- 服务费 — 请参阅自定义服务费和强制小费
重要提示：BEO 上的 准备时间 是订单发送至厨房的时间（也称为开始烹饪时间），而非食物准备好供客人取用的时间。要更改订单开始烹饪的时间，请编辑 准备时间。
要将订单从草稿状态更改为已确认状态，请执行以下任一操作：
- 生成并发送估价单（请参阅第 5 步），或
- 准备并发送发票（请参阅第 6 步）。

预期结果：餐宴订单会以草稿状态出现在您的 Toast 餐宴与节日订单管理 > 订单列表中，您可以随时发送估价单或发票。

注意：您可以编辑任何未结或已付款订单的承诺日期、准备时间和配送信息。从 Catering orders 列表中选择订单并进行更改。更改保存后，页面顶部会显示确认消息。更新也会反映在 POS 和发票上。

重要提示：如果启用了外带 > 可用性 > 预定订单 下的 创建时将预定订单发送至厨房 选项，Toast 可能会在创建订单时将预定餐宴订单开始烹饪。此设置适用于所有预定订单，而不仅仅是餐宴订单。订单一旦开始烹饪，日期即被锁定，您无法从 BEO 中更改。如果您需要重新安排已开始烹饪的未来订单，请在 POS 的模式 > 待处理订单 > 未来账单 > 重新安排 中进行操作。

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第 5 步：发送估价单

使用 Toast 餐宴与节日订单管理模块向客人发送活动估价单。

打开客人的订单并查看 Estimate & contract 部分。
（可选）选择 Add contract terms、Require signature 或 Add attachments。要求签名会添加一行供客人输入姓名以确认估价单。
选择订单页面顶部的 Actions 下拉菜单，然后选择 Create estimate。
（可选）选择订单顶部的 Review estimate 以预览客人将收到的电子邮件。预览内容包括您餐厅的品牌标识、订单详情以及订单中的菜单项。如果您的餐厅使用 Toast 餐宴与节日订单管理 Pro 版，您还将看到 EventView 预览，您可以在一个统一的品牌页面上与客人共享所有活动详情、估价单和付款信息。
确认一切无误后，选择 Send estimate。

预期结果：订单将移至您的 Catering orders 页面，并显示为紫色的 TENTATIVE（暂定）状态。如果您要求签名，系统会要求客人在估价单底部签名（输入姓名）。

确认估价单

估价单发送后，客人会在约一分钟内收到电子邮件。如果客人告知您他们准备好批准估价单，您可以手动更改订单状态：

选择订单的紫色 TENTATIVE 状态。
在下一页中，选择顶部的状态并将其更改为 Confirmed。

注意：手动将估价单设置为 Confirmed 意味着客人无需再自行签名或确认估价单。

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第 6 步：发送发票并收取定金

估算确认后，发送发票以收取款项。您可以先发送定金发票并在稍后捕获剩余款项，也可以预先发送全额发票。

注意：Toast 餐宴与节日订单管理中的发票需手动发送。它们无法安排发送时间。如果定金的截止日期已过，您可以配置自动跟进消息 — 请参阅调整您的发票设置。

重要提示：Toast 餐宴与节日订单管理发票与使用 Toast 发票创建的发票不同，后者是一个独立的 Toast 产品，可通过付款 > 客户发票 访问。如果您要为餐宴或活动订单发送发票，请停留在 餐宴与节日订单管理 > 订单中。如果您要发送非餐宴发票（例如，就活动之外的商品或服务向客户收费），请使用 Toast 发票 — 请参阅向您的客人发送发票。

如果您将通过发票收款，Toast 建议使用默认的每晚自动捕获（凌晨 4 点，ET）以确保为未来订单捕获发票付款。如果您需要重新启用每晚自动捕获功能，请联系客户服务部。

收取定金

有关定金的完整操作指南（包括如何设置定金金额、发送提醒、为定金创建开放项目以及报告定金），请参阅使用 Toast 餐宴与节日订单管理管理定金。

快速路径：

在 Toast Web 中，导航至 餐宴与节日订单管理 > 订单并选择一个蓝色的“已确认”订单。
选择页面顶部的操作下拉菜单，然后选择 创建发票。该订单将变为具有唯一发票编号的发票，可从发票选项卡访问。
在发票的 付款计划 部分，选择 + 添加定金请求。
输入金额（美元金额或百分比）和 截止日期。
选择右上角的 查看定金 以预览客人将收到的电子邮件。
选择 发送定金。

注意：在支付定金之前，您可以编辑定金金额（例如，如果人数发生变化）。编辑完成后，您可以向客人发送一封更新后的发票电子邮件。

客人可以直接通过电子邮件使用信用卡支付定金。要查看客人看到的内容，请打开发票并从 付款计划 部分选择 查看付款页面。如果客人通过支票或其他方式付款，请选择 输入付款 以手动记录。

餐饮订单的存档卡片

当客人在线支付定金时，即表示他们同意保存其卡片信息，以便稍后支付剩余余额。一旦活动准备好进行结算，您可以在 Toast Web 的 餐饮与活动 中使用保存的卡片支付余额。

如果您不想收取定金，但仍希望留存卡片信息（例如，为了防止未到场或收取取消费用），请发送一份仅要求提供卡片信息而不要求支付定金的提案。

注意：保存的卡片只能用于最初保存该卡片的订单，不能重复用于客人的未来订单或其他餐饮订单。保存的卡片只能在 Toast Web 的 餐饮与活动 中扣款，不能在 POS 机上扣款。

有关完整操作指南，请参阅使用保存的卡片向客人收费。

当定金支付完成后，发票状态将更改为“已支付”，并且付款会显示在发票的 付款计划 部分。

注意：如果您不需要发送发票，但仍希望订单显示在 POS 机上，请选择 打开订单，而不是发送发票。

发送最终发票

当需要发送最终发票时——在收取定金后或在客人确认估价后：

从您的 餐饮与活动 > 订单列表中的订单中选择一个 已确认 的订单。
在右上角选择 查看发票。
确认发票详情，然后在右上角选择 发送发票。您也可以通过下拉选项通过短信发送发票。

预期结果：一旦支付了最终金额，订单会在您的发票页面上显示绿色的“已支付”状态。未按时支付的发票会显示红色的“逾期”状态。对于逾期的发票，请选中它并在右上角选择 发送提醒。

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第 7 步：打印厨房和员工准备工具

Toast 餐宴与节日订单管理包含准备工具——您可以为厨房、打包员、配送员和前厅员工打印或下载自定义的 PDF 和 CSV 文件。可用的准备工具包括准备清单、发票、BEO、厨房单、取货汇总、配送汇总、打包单、订单汇总、CSV 导出和标签。

有关准备工具的完整列表、每种工具的可用筛选器以及分步下载说明，请参阅访问并下载 Toast 餐宴与节日订单管理准备工具。

快捷路径： 在 Toast Web 中，导航至 Toast 餐宴与节日订单管理 > 准备工具。选择现有的 标准准备工具，或选择 创建准备工具 以构建您自己的工具。

注意：默认情况下，下载的 BEO 上不会显示项目描述、合同条款和小费总额。每一项都由单独的设置控制。要将项目描述包含在 BEO 中，请导航至 Toast 餐宴与节日订单管理 > 设置 > 订单与发票设置，并开启“包含项目描述”。如果 BEO 上缺少应显示的字段，请参阅获取 Toast 餐宴与节日订单管理帮助进行故障排除。

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下一步

一旦您的第一个活动出现在日历上，这些文章将涵盖最常见的后续问题：

使用高级 Toast 餐宴与节日订单管理功能 — 请参阅优化 Toast 餐宴与节日订单管理以了解日历视图、Google 日历同步、自动发票提醒和第三方配送设置。
在 POS 上运行活动 — 有关消费活动、桌边服务流程、KDS 和订单中心，请参阅在您的 POS 上管理 Toast 餐宴与节日订单管理。
退款或作废订单 — 请参阅退款或作废 Toast 餐宴与节日订单管理订单。
了解 Toast 餐宴与节日订单管理报告 — 请参阅 Toast 餐宴与节日订单管理报告概览。销售汇总报告包含 Toast 餐宴与节日订单管理销售额 — 有关发票特定报告的细微差别，请参阅 Toast 开票报告。
设置餐宴在线订购 — 餐宴在线订购是一个单独的附加组件。请参阅开始使用餐宴在线订购。
排查 Toast 餐宴与节日订单管理问题 — 请参阅获取 Toast 餐宴与节日订单管理帮助以获取完整的常见问题解答和故障排除库。

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使用条款

使用条款：您对本功能（以及所有 Toast 服务）的使用受 Toast 商户协议的约束。本文中使用但未定义的大写术语应具有商户协议中规定的含义。您使用此功能提交的信息（包括但不限于您提交的任何合同条款）将被视为商户数据。

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