Toast 餐宴与节日订单管理入门指南
上次更新时间：2026年3月25日 13:47
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| Toast 餐宴与节日订单管理目前在澳大利亚不可用。敬请持续关注最新动态！ |
Toast 餐宴与节日订单管理概述
大幅增加您的餐宴与节日订单管理业务：在从规划到执行的整个流程中，您可以更高效地管理订单的每个步骤，同时通过消除活动规划中的障碍来确保客人始终满意。通过 Toast 餐宴与节日订单管理，您可以访问：
- 宴会活动订单 - 创建适合每个场合的宴会活动订单
- 厨房表格 - 如果您的厨房只需要访问宴会活动订单上的某些信息，您可以在备餐工具下自定义相关表格
- 估价 - 创建客人可以批准和确认的估价
- 日历视图 - 在共享日历中跟踪即将开始的活动及其状态
- 与 Google 同步 - 允许 Toast 将事件添加到您的日历
- 菜单集成 - 与 Toast 菜单、开放价格收费项和折扣集成
您可以使用 Toast 餐宴与节日订单管理专业版访问上述所有内容，以及以下功能：
- EventView - 通过一个统一的品牌页面与您的客人分享所有活动订单详情、估价和付款。客人在收到估价或发票后，可以随时访问该页面来查看他们的活动。
- 讨论 - 直接在 Toast Web 中与您的 Toast 餐宴与节日订单管理潜在客户沟通。
- 任务 - 创建并给员工分配任务和提醒，并注明截止日期，以便在内部顺畅沟通与客人的活动相关的信息。
- 自动化 - 添加自动化，以便在创建或变更活动时让系统自动为您创建任务。
- 活动区域 - 创建并给您的活动分配“活动区域”，自动防止重复预约。有关更多信息，请参阅《Toast 餐宴与节日订单管理：活动区域》。
要求： 在配置 Toast 餐宴与节日订单管理设置之前，请确保您已创建以下内容：
- 与餐宴相关的服务费，如“配送费”或“人工费”（了解更多：《自定义服务费和强制酬金》）。
- 餐宴或餐宴线上点餐专门的收入中心（了解更多：《创建和分配收入中心》）。
- 最大天数：您可以在“用户界面选项”页面中设置最多可以提前几天下单（了解更多： 《预约未来订单》）。
在 Toast Web 的左侧导航菜单中选择“餐宴与节日订单管理”，您将前往 Toast 餐宴与节日订单管理主页。您将在此处看到今天的订单、明天的订单、新潜在客户、逾期发票和过去 30 天的销售数据。 您还可以通过选择编辑图标来根据自己的喜好自定义主页视图，并重新排列或删除任何可用选项。
将顾客列表导入 Toast 餐宴与节日订单管理
如果您正在从其他餐宴或活动解决方案过渡到 Toast，您可以将顾客数据从之前的系统转移到 Toast。请按照以下步骤导入您的顾客。如果您不需要导入顾客列表，请导航到本文的创建宴会活动订单 (BEO) 订单类型部分。
- 在 Toast Web 中，导航到“餐宴与节日订单管理”>“顾客”。
- 在右上角，选择“导入顾客”。
- 接下来，选择“下载模板”，以使用所需模板上传您的顾客列表。
- 在电子表格中整理您顾客信息的格式，并导出为 CSV 文件。
- 在 Toast Web 中，选择“+ 上传文件”按钮或拖放文件。
- 确认您上传的是正确的文件并勾选“是，我同意上传此文件”。
- 选择“提交”即可完成。
您现在将在 Toast Web“顾客”页面上的“餐宴与节日订单管理”模块中看到您导入的数据。
使用 Toast 餐宴与节日订单管理来管理潜在客户
潜在客户功能可用于收集餐宴与活动订单的潜在客人信息。这些潜在客户表单可以在 Toast Web 中轻松转化为餐宴订单。如要了解详情，请参阅《使用 Toast 餐宴与节日订单管理创建和管理潜在客户》。
为 Toast 餐宴与节日订单管理创建订单类型（宴会活动订单）
在 Toast 中创建您的第一个订单之前，您需要配置订单类型或宴会活动订单 (BEO)，以便自定义您希望为特定活动或订单类型存储的信息。您可以借此收集有关特定活动的客人信息。
- 登录到 Toast Web 并导航到“餐宴与节日订单管理”>“设置”。您之前创建的所有订单类型（宴会活动订单表单）将保存在这里。根据您餐厅的具体需求，您可以创建多种其他类型的表单。
- 选择“添加订单类型”。
- 选择您想要添加的订单类型：“餐宴”（客人数量、餐具、备注）、“活动”（活动空间、客人数量、场合、备注）或“自定义”。 您始终可以返回并编辑每个订单类型的独立设置。
- 为此订单类型命名，并根据需要选择您所需的“通用设置”。对于使用 Toast 多门店管理 (MLM) 的餐厅，您可以根据需要为此订单类型选择特定的目标门店。
- 注意：您在此处选择的“默认用餐选项”可能会影响您的宴会活动订单的文字内容。例如，如果您想显示“配送地址”字段，您需要确保选择了已应用“配送”行为的用餐选项。要了解更多信息，请查阅这篇 Toast Central 文章：《设置自定义用餐选项》。
- 然后，在“表单字段”部分，您可以添加包含您针对此新订单类型希望收集的特定信息的字段。您可以您已经创建的其他订单类型中添加现有字段，或创建新字段。 每种字段类型将具有以下选项：
- 字段名称 - 这将出现在宴会活动订单上
- 类型 - 选项包括文本输入、是/否、多行文本输入、员工、时间或选择（这需要您添加选择选项）
- 必填 - 这个字段必须填写吗？
- 优先级 - 这将在您的宴会活动订单表单顶部以较大的字体显示
- 内部使用 - 这不会出现在发送给您客人的电子邮件中
- 如果创建潜在客户表单，您可以在“表单字段”部分选择“潜在客户表单”选项卡，查看更多控制选项。您可以在此处：
- 在您的潜在客户表单上显示所有非内部宴会活动订单字段
- 要求顾客选择时间
- 允许顾客上传图片
- 接下来，在“合同”部分，添加“默认合同条款”，这些条款将包含在使用此订单类型的所有餐宴订单中。您还可以选择添加任何您希望包含在订单电子邮件中的附件。您可以在此处添加您餐厅的取消政策等内容。
- 注意：如果您希望更改特定餐宴订单，可以为任何这种订单覆盖这些设置。
- 配置您所需的通知。系统将在不同阶段通知特定员工。
- 在右上角选择“保存”，以保存您的新订单类型（宴会活动订单表单）。
将来如果您不再需要使用您创建的某个订单类型，可以从设置列表中选择归档按钮，将其从您的订单类型列表中移除。
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向订单类型（宴会活动订单）添加生产项
如果生产项与您的菜单单品正确关联，它们将自动填充到您的宴会活动订单和备餐表中。如要了解有关创建生产项及将其关联到菜单单品的更多信息，请参阅 Toast 餐宴与节日订单管理的生产项。
在 Toast 餐宴与节日订单管理中创建餐宴订单
现在您已经创建活动订单表单，可以开始创建您的餐宴订单了。
- 在 Toast Web 中，导航到“餐宴与节日订单管理”>“订单”。 此页面将显示您之前创建的所有餐宴订单及其订单状态。
- 选择“创建订单”。
- 选择餐宴订单类型。这些可用选项来自您之前创建的订单类型。如要了解如何创建新的订单类型/宴会活动订单表单，请按照上文的步骤操作。
- 输入下单顾客的姓名。如果您已经在 Toast Web 中创建并保存了客人的信息，您在搜索时会看到姓名开始自动填充。 如要为首次下单的客人添加信息，请选择“+ 创建顾客”并填写客人的所有信息。记得点击“保存”！
- 编辑“活动详情”。在这里，您将看到创建此特定订单类型时选择的所有“活动字段”。
- 填写“订单详情”。您可以选择为活动添加更多详情，例如：
- 用餐选项（了解更多： 《设置自定义用餐选项》）
- 备餐时间
- 菜单单品（您可以从任何菜单中添加菜单单品，无论其可见性如何）
- 折扣（了解更多：折扣入门指南。
- 服务费（了解更多： 《自定义服务费和强制酬金》）
- 要将订单从“草稿”状态转换为“已确认”状态，您必须完成以下任一操作：生成并发送估价，或准备并发送发票。
注意： 您可以编辑任何未结或已支付订单的承诺日期、备餐时间和配送信息。这些更新将反映在 POS（销售点）系统和发票（如有）上。从“餐宴订单”列表中选择所需订单并进行必要的更改。您可以在页面顶部看到对保存更改的确认。
通过 Toast 餐宴与节日订单管理发送估价
您可以使用 Toast 餐宴与节日订单管理模块向您的客人发送活动估价。
- 如要使用 Toast 餐宴与节日订单管理来发送估价，请查看客人订单的“估价与合同”部分。
- 如果需要，您可以选择“添加合同条款”“需要签名”和“添加附件”。如果您选择“需要签名”，系统将会添加一行字段供您的客人输入姓名以确认估价。
- 在订单页面顶部选择“操作”下拉菜单，然后选择“创建估价”。
- 在您勾选要求估价的框后，您可以在订单顶部选择“查看估价”，即可查看客人将收到的电子邮件的预览。其中将包括您餐厅的品牌个性化内容、订单详情以及将包含在订单中的菜单单品列表。如果您的餐厅使用 Toast 餐宴与节日订单管理专业版，您还将看到 EventView 预览。您可以通过这个统一的品牌页面与您的客人分享所有活动订单详情、估价和付款信息。客人在收到估价或发票后，可以随时访问该页面来查看他们的活动。
- 确认所有信息正确后，请选择“发送估价”。
确认后，您将返回“餐宴订单”页面，并看到此订单以紫色“暂定”状态列出。
如果您选择了签名选项，您的客人需要在估价底部签下（输入）他们的姓名。
在 Toast 餐宴与节日订单管理中确认估价
估价发送后，您的客人将在一分钟内收到发票电子邮件！如果您收到客人已准备好批准估价的确认，您可以手动更改此订单的状态。
- 选择上图所示的订单状态“暂定”。
- 下一个页面将在顶部显示订单状态。选择状态，将其更改为“已确认”。
注意：手动将估价状态更改为“已确认”表示您的客人不再需要确认估价或签名。
使用 Toast 餐宴与节日订单管理来管理发票
当您准备向客人发送发票时，您可以选择发送订单的订金发票，并在后续过程中提交其余款项的发票，或者您可以提前发送完整的发票。目前发票必须手动发送，无法预约发送时间，但如果订金支付截止日期已过，您可以为客人设置自动跟进消息。有关更多信息，请查看如何《调整您的发票设置》。
如果您将通过发票收款，我们建议使用默认的夜间自动结算（东部时间凌晨 4 点），确保您将结算这些发票付款以用于未来的订单。如果您需要重新启用夜间自动结算，请联系客户服务中心。
在 Toast 餐宴与节日订单管理中收取订金
按照以下步骤，要求并收取餐宴或活动订单的订金付款：
- 在 Toast Web 中，导航到“餐宴与节日订单管理”>“订单”，并选择一个蓝色“已确认”订单。
- 在页面顶部选择“操作”下拉菜单，然后选择“创建发票”。 在页面顶部选择“创建发票”。随后您的订单便已转换为具有唯一发票编号的发票。这些发票现在将在您左侧导航菜单的“发票”选项卡中。 如要继续创建所需的订金，请导航到“发票”页面并选择您想要编辑的特定发票。
- 在发票的“付款计划”部分，选择“+ 添加订金请求”。
- 输入订金的应付“金额”（美元或百分比）。添加“到期日期”。
- 在右上角选择“检查订金”，以检查您的客人将收到的电子邮件。
- 在您确认订金上的所有信息正确后，选择“发送订金”。
注意：在订金得到支付之前，您可以返回发票付款详情部分并编辑订金金额（例如，为适应人数的变化而调整金额）。如果更改了订金，您可以向客人发送更新的发票电子邮件。
您的客人可以直接通过他们收到的电子邮件，使用信用卡支付此订金！如要查看您的客人看到的付款页面，在您发送订金后，您可以打开发票并从“付款计划”部分选择“查看付款页面”。如果您的客人给您开具支票或采用其他付款方式，您可以通过选择“输入付款”，手动添加其付款。
订金支付完成后，您将看到发票状态更改为“已支付”，并且付款信息包含在发票的“付款计划”部分。
注意：如果您不需要发送发票，但仍希望订单出现在您的 POS 机屏幕上，您可以如下图所示，选择“打开订单”而不是发送发票。
使用 Toast 餐宴与节日订单管理发送最终发票
现在该发送您的最终发票了！该步骤可能在您收取订金后或在确认餐宴订单估价后立即进行。
- 从 Toast Web 中的“订单”列表中选择“已确认”订单（“餐宴与节日订单管理”>“订单”）。
- 在右上角选择“查看发票”。
- 确认发票详情，然后在右上角选择“发送发票”。您还可以通过下拉菜单选择使用短信发送发票。
订单的最终金额得到支付后，订单将在您的“发票”页面上显示为绿色的“已支付”状态。
任何未按时支付的发票将在您的 Toast Web 的“发票”页面上显示为红色的“逾期”状态。对于这些逾期发票，您可以通过选择逾期发票，然后在右上角选择“发送提醒”来提醒客人他们尚未提交付款。
为餐宴订单自定义并下载备餐工具
创建自定义备餐工具，帮助您的团队跟进餐宴订单和活动情况。
- 在 Toast Web 中，导航到“餐宴与节日订单管理”>“备餐工具”。
- 您可以从页面底部的“标准”备餐工具中选择，或选择“创建备餐工具”来创建自定义文档。
- 如要创建自己的备餐工具，您需要选择下载选项：备餐清单、发票、宴会活动订单 (BEO)、厨房清单、自取摘要、配送摘要、包装清单、订单摘要、CSV 导出文件和标签。
- 如有需要，可以向您的备餐工具添加筛选条件。可用的筛选条件将取决于您在第 3 步中选择的选项（备餐站、用餐选项、发票状态、餐宴订单状态、菜单单品）。
- 对于某些备餐工具，您可以选择所需的显示选项（如默认字段和表单字段）。
- 选择“下载 PDF”并选择下载内容的时间范围。您还可以保存此备餐工具，以便将来再次使用。
使用 Toast 开票创建的订单在 Toast 报告中显示的方式不同，具体取决于订单完成日期和发票支付日期。 查看文章《Toast 开票报告》，详细了解发票数据在报告中如何显示，特别是在销售摘要报告中。
Toast 餐宴与节日订单管理的其他资源
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