开始使用 Toast 餐宴与节日订单管理

本文内容：

• Toast 餐宴与节日订单管理概览
• 开始之前
• 第 1 步：创建订单类型 (BEO)
• 第 2 步：导入客户列表（可选）
• 第 3 步：获取潜在客户并将其转换为订单
• 第 4 步：创建餐宴订单
• 第 5 步：为您的活动创建平面布置图
• 第 6 步：发送估价单
• 第 7 步：发送发票并收取定金
• 第 8 步：打印厨房和员工准备工具
• 第 9 步：确认您的网站和潜在客户表单已上线
• 接下来是什么
• 相关文章
• 使用条款

Toast 餐宴与节日订单管理概览

通过 Toast 餐宴与节日订单管理，您可以在一个地方管理餐宴或活动订单的每一步：从最初的潜在客户表单到最终的已付发票。您可以：

• 为各种场合创建宴会活动订单 (BEO)
• 自定义厨房单，以便厨房仅查看所需内容
• 创建客人可以在线批准的估价单
• 在日历视图中跟踪即将举行的活动，并与 Google 日历同步
• 使用与现有 Toast 菜单、开放项目和折扣集成的菜单功能

Toast 餐宴与节日订单管理 Pro 版增加了 EventView（统一的品牌化访客页面）、讨论、任务、自动化和活动区域，以防止重复预订。

使用 Toast IQ 更快地完成设置：在“餐宴与节日订单管理”设置页面上，Toast IQ 可以通过引导面板在一次会话中引导您完成设置。Toast IQ 不会询问个别设置，而是询问您的业务情况——您如何接收餐宴订单、是否举办活动以及如何处理付款——然后为您创建订单类型、准备时间、营业时间、履行方式和通知接收人，以及您可以与客人共享的潜在客户表单链接。您将在更改保存前进行审核和确认，并且可以随时使用以下步骤编辑任何设置。尝试询问：“帮我设置 Toast 餐宴与节日订单管理”，“我们在后厅提供外送餐宴和私人活动。”我该设置什么？”或“我在哪里可以找到供客人发送餐宴咨询的链接？”

注意：此功能目前适用于 Toast 餐宴与节日订单管理的新客户。它尚不适用于多地点管理 (MLM) 账户，且现有 Toast 餐宴与节日订单管理客户更新其配置的功能仍在逐步推出中。

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开始之前

适用范围：Toast Web, Toast 餐宴与节日订单管理, Toast 餐宴与节日订单管理 Pro

所需权限：

• 访问 Toast Web 并具备餐厅管理员和 Web 设置权限，以及以下权限：
  • 4.5 编辑完整菜单
  • 4.16 查看发票，Toast 餐宴与节日订单管理
  • 4.17 编辑发票，Toast 餐宴与节日订单管理
  • 4.18 配置发票，Toast 餐宴与节日订单管理

您将完成：配置您的第一个订单类型 (BEO)，导入您的客户列表，创建餐宴订单，使用平面图映射活动空间，发送估价单和发票，收取定金，并为您的厨房和员工打印准备工具。

在配置您的 Toast 餐宴与节日订单管理设置之前，请在 Toast Web 中设置以下内容：

• 餐饮服务费用（例如，配送费或人工费）。请参阅 Customize Service Charges and Mandatory Gratuity。
• 餐饮或餐饮在线订购收入中心。请参阅 Create and Assign Revenue Centers。
• 可以在 UI 选项页面中设置未来可下单的最大天数。请参阅 Schedule Future Orders。

要打开 Toast 餐宴与节日订单管理，请登录 Toast Web 并从左侧导航菜单中选择 Catering & Events。如果您在左侧导航栏中没有看到 Catering & Events，则您的账户可能尚未开通 Toast 餐宴与节日订单管理——请参阅 Get Help With Toast Catering & Events 或联系客户服务部进行确认。

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第 1 步：创建订单类型 (BEO)

在 Toast 中创建您的第一个餐饮订单之前，请至少配置一种订单类型——也称为宴会活动订单 (BEO) 模板。订单类型定义了您针对特定类型的活动从客人处收集的信息。您可以创建多种订单类型（例如，“餐饮外送”、“现场活动”或“节日自助餐”），并随时编辑每种类型。

1. 在 Toast Web 中，导航至 Catering & Events > Settings。所有先前创建的订单类型（BEO 表单）都保存在此处。
2. 选择 Add order type。
3. 选择要添加的订单类型：Catering（客数、餐具、备注）、Event（活动空间、客数、场合、备注）或 Custom。您可以随时返回并稍后编辑每个订单类型的各项设置。
4. 命名订单类型并选择您的General设置。对于使用Tosat多门店管理 (MLM) 的餐厅，您可以为此订单类型选择特定的目标门店。

    

   注意：您在此处选择的默认用餐选项可能会影响BEO上的措辞。例如，要显示配送地址字段，请选择应用了配送行为的用餐选项。要了解更多信息，请参阅设置自定义用餐选项。

5. 在表单字段部分，添加您想要收集的有关此订单类型的字段。您可以添加来自其他订单类型的现有字段，或创建新字段。每个字段都有以下选项：
   • 字段名称 — BEO上显示的内容
   • 类型 — 文本输入、是/否、多行文本输入、员工、时间或选择（选择需要您添加选项）
   • 必填 — 此字段是否必须填写
   • 优先级 — 以较大字体显示在BEO表单顶部
   • 内部使用 — 不会显示在发送给客人的电子邮件中

    

   注意：当您需要仅供团队查看的详细信息时（例如仅限厨房的准备说明或配送联系人），请将字段标记为内部使用。内部使用字段不会出现在面向客人的电子邮件和EventView页面上。

6. （仅限潜在客户表单）在表单字段内选择潜在客户表单选项卡以获取额外控制。在这里您可以：
   • 在您的潜在客户表单上显示所有非内部BEO字段
   • 要求客户选择时间
   • 允许客户上传图片

    

   注意：当客人提交潜在客户表单，且您将该潜在客户转换为订单时，潜在客户表单的回复不会自动复制到订单的详细信息字段中 — 您需要重新输入订单上的活动详细信息。这是当前产品行为，而非错误。

7. 在合同部分，添加适用于使用此订单类型的每个订单的默认合同条款。您还可以添加附件（例如您的取消政策），这些附件将包含在订单电子邮件中。

    

   注意：如果您需要针对某次活动进行更改，可以在个别餐饮订单上覆盖默认合同条款。

8. 配置您的 通知。这会在流程的不同阶段向特定员工发送电子邮件。
9. 选择右上角的 保存。

预期结果：您的新订单类型会出现在 餐饮与活动 > 设置 中。您可以在下次创建餐饮订单时选择它。

如果您不再需要某种订单类型，请从设置列表中选择归档按钮，将其从您的订单类型列表中移除。

将生产项目添加到订单类型 (BEO)

如果生产项目已关联到您的菜单项，它们会自动填充到您的 BEO 和准备单中。要了解如何创建生产项目并将其关联到菜单项，请参阅 餐饮与活动的生产项目。

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第 2 步：导入客户列表（可选）

如果您正在从其他餐饮或活动解决方案迁移，可以将现有的客户数据导入 Toast。如果您不需要导入客户，请跳过此步骤。

1. 在 Toast Web 中，导航至 餐饮与活动 > 客户。
2. 在右上角，选择 导入客户。
3. 选择 下载模板 以获取客户列表所需的模板。
4. 在电子表格中设置客户信息格式，并将其导出为 CSV 文件。
5. 在 Toast Web 中，选择 + 上传文件 或拖放您的文件。
6. 确认您上传的文件，并勾选 是的，我同意上传此文件。
7. 选择 提交。

预期结果：您导入的客户将显示在 Toast Web 中“餐宴与节日订单管理”模块的 客户 页面上。

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第 3 步：获取潜在客户并将其转换为订单

Toast 餐宴与节日订单管理潜在客户功能让您可以从网页表单收集潜在客人的信息，然后将这些潜在客户转换为 Toast Web 内的餐宴订单。

您还可以使用 日历备注 在潜在客户表单中屏蔽特定日期或时间——这对于节假日、停业或已订满的日期非常有用。有关详细信息，请参阅 优化 Toast 餐宴与节日订单管理 中的 日历视图。

如需了解完整设置（包括如何共享潜在客户表单 URL、将表单嵌入您的网站以及将潜在客户转换为订单），请参阅 使用 Toast 餐宴与节日订单管理创建和管理潜在客户。

注意：当您将潜在客户转换为订单时，潜在客户表单中的信息不会传输到订单的 详细信息 字段中。您需要重新输入订单上的活动详细信息。

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第 4 步：创建餐宴订单

一旦您设置了至少一种订单类型，就可以创建您的第一个餐宴订单。

1. 在 Toast Web 中，导航至 餐宴与节日订单管理 > 订单。此页面列出了所有先前创建的餐宴订单及其状态。
2. 选择 创建订单。
3. 选择餐饮订单类型。可用选项来自您在 第 1 步 中创建的订单类型。
4. 输入下单客户的姓名。如果您已经在 Toast Web 中创建并保存了该客户，则在您输入时姓名会自动填充。对于首次下单的客户，请选择 + 创建客户，填写其信息，然后选择 保存。
5. 编辑您的 活动详情。您将看到您在此订单类型中于 第 1 步 配置的字段。
6. 完成您的 订单详情。您可以添加：
   • 用餐选项 — 请参阅 设置自定义用餐选项
   • 准备时间 — 厨房需要在承诺日期前多久开始烹饪订单
   • 菜单项 — 您可以添加任何菜单中的项目，无论其可见性如何
   • 折扣 — 请参阅 折扣入门
   • 服务费 — 请参阅 自定义服务费和强制小费

   重要提示：准备就绪时间在 BEO 上是指订单发送到厨房的时间 — 也称为开始烹饪时间 — 而不是食物准备好供客人享用的时间。要更改订单开始烹饪的时间，请编辑 准备时间。

7. 要将订单从草稿状态更改为已确认状态，请执行以下任一操作：
   • 生成并发送估价单（请参阅 第 6 步），或者
   • 准备并发送发票（请参阅 第 7 步）。

预期结果：餐饮订单以草稿状态显示在您的 Toast 餐宴与节日订单管理 > 订单 列表中，您可以随时发送估价单或发票。

注意：您可以编辑任何未结或已付款订单的承诺日期、准备时间和配送信息。从 餐饮订单 列表中选择订单并进行更改。更改保存后，页面顶部会显示确认消息。更新也会反映在 POS 和发票上。

重要提示：如果启用了 Takeout & Delivery > Availability > Scheduled Orders 中的“创建时将预定订单发送至厨房”选项，Toast 可能会在订单创建时将预定的餐饮订单开始烹饪。此设置适用于所有预定订单，不仅限于餐饮订单。订单一旦开始烹饪，日期即被锁定，无法更改——无论是在 POS、Toast 餐宴与节日订单管理中，还是通过待处理订单。尝试更改时会返回错误，例如“此订单已安排在 [日期/时间]。由于订单中的项目已开始烹饪，因此无法更改日期和时间。”如果已开始烹饪的订单需要更改日期，请重新创建订单并将现有付款转入其中——请参阅 转移项目、账单和付款。

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第 5 步：为您的活动创建平面图

平面图是活动空间布置的视觉地图——包括餐桌位置、吧台位置以及舞池剩余空间大小。将平面图添加到餐饮订单中，可以将布局与菜单、合同和发票保存在同一处，确保您的团队和客人参考同一张图。

每个餐饮订单都有其专属的 平面图 选项卡，您可以将平面图添加到新订单或之前创建的订单中。请在发送估价单之前构建平面图，以便客人可以在审批时一并查看布局。

注意：使用平面图构建器在 Toast 中构建布局功能适用于 Toast 餐宴与节日订单管理 Pro。所有 Toast 餐宴与节日订单管理客户均可上传在其他地方创建的平面图文件。

在 Toast 中构建平面图

1. 在Toast Web中，导航至餐宴与节日订单管理并选择创建订单。
2. 在哪种类型的餐宴订单？下，选择此活动的订单类型。
3. 输入客户信息。这是继续操作前的必要步骤。
4. 选择平面图选项卡。
5. 选择构建新平面图。
6. 选择+ 空白平面图以从头开始布置空间，或者选择您已为 POS 构建的服务区域之一，这样您就不必再次放置每张餐桌。请参阅创建服务区域和餐桌设置。

    

   注意：您在平面图内对服务区域所做的更改仅保留在该平面图中。它们不会更改您的员工在 POS 上看到的餐桌布局。
   
   

7. 布置空间。添加和移动餐桌，为舞台、吧台或自助餐台等设施添加形状，并在需要记录设置说明的任何位置添加文本。
8. 命名平面图，然后选择保存。

预期结果：该平面图会显示在订单的平面图选项卡上。它也会包含在您从订单下载的宴会活动订单 (BEO) 中；对于使用 Toast 餐宴与节日订单管理 Pro 的餐厅，它还会显示在客人的 EventView 页面上。

注意：要将平面图添加到您已创建的订单中，请导航至餐宴与节日订单管理 > 订单，选择该订单，然后选择其平面图选项卡。

上传您已有的平面图

如果您已经在其他工具中绘制了布局，则可以将完成的文件附加到订单中，而无需在 Toast 中重新构建。

1. 在 Toast Web 中，导航至 Toast 餐宴与节日订单管理 > 订单，然后选择您要添加平面图的订单。
2. 选择平面图选项卡。
3. 选择 上传，然后选择您的文件。

预期结果：上传的平面图会显示在订单的 平面图 选项卡以及您从订单下载的 BEO 上，这与在 Toast 中构建的平面图相同。

在不同活动间重复使用布局

平面图会保存到创建它们的订单中，因此您为一个活动创建的平面图不会自动应用到下一个活动。

如果您经常以相同方式设置同一个房间，请将该布局构建一次作为 POS 服务区，然后在每次创建平面图时从该布局开始。请参阅 创建服务区和餐桌设置。

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第 6 步：发送估价单

使用 Toast 餐宴与节日订单管理模块向客人发送其活动的估价单。

1. 打开客人的订单并查看 估价单与合同 部分。
2. （可选）选择 添加合同条款、要求签名 或 添加附件。要求签名会添加一行供客人输入其姓名以确认估价单。
3. 选择订单页面顶部的 操作 下拉菜单，然后选择 创建估价单。
4. （可选）选择订单顶部的 查看估价单 以预览客人将收到的电子邮件。预览内容包含您餐厅的品牌信息、订单详情以及订单中的菜单项。如果您的餐厅使用 Toast 餐宴与节日订单管理 Pro，您还将看到 EventView 预览，您可以在该页面上与客人共享所有活动详情、估价单和付款，并统一显示在带有品牌标识的页面上。
5. 确认一切无误后，选择 发送估价单。

预期结果：订单将移至您的 Toast 餐宴与节日订单管理 页面，并显示为紫色的“暂定”状态。如果您要求签名，系统会要求客人在估价单底部签名（输入姓名）。

确认估价

估价发送后，客人会在大约一分钟内收到电子邮件。如果客人告诉您他们准备好批准估价，您可以手动更改订单状态：

1. 选择订单的紫色 暂定 状态。
2. 在下一页上，选择顶部的状态并将其更改为 已确认。

注意：手动将估价设置为 已确认 意味着客人无需再自行签署或确认估价。

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第 7 步：发送发票并收取定金

确认估价后，发送发票以收取款项。您可以先发送定金发票并稍后收取剩余款项，也可以预先发送全额发票。

注意：Toast 餐宴与节日订单管理中的发票需手动发送。它们无法安排发送。如果定金的到期日已过，您可以配置自动跟进消息 — 请参阅 调整您的发票设置。

重要提示：Toast 餐宴与节日订单管理发票与使用 Toast 发票创建的发票不同，后者是可通过 财务 > 付款 > 客户发票 访问的独立 Toast 产品。如果您要为餐宴或活动订单发送发票，请停留在 餐宴与节日订单管理 > 订单 中。如果您要发送非餐宴发票（例如，就活动之外的商品或服务向客户收费），请使用 Toast 发票 — 请参阅 向您的客人发送发票。

如果您将通过发票收款，Toast 建议使用默认的每晚自动捕获（凌晨 4 点东部时间），以确保为未来的订单捕获发票付款。如果您需要重新启用每晚自动捕获，请联系客户服务部。

收取定金

有关定金的完整操作指南（包括如何设置定金金额、发送提醒、为定金创建未结项目以及报告定金），请参阅 使用 Toast 餐宴与节日订单管理管理定金。

快捷路径：

1. 在 Toast Web 中，导航至 Toast 餐宴与节日订单管理 > 订单 并选择一个蓝色的“已确认”订单。
2. 选择页面顶部的 操作 下拉菜单，然后选择 创建发票。订单将变为具有唯一发票编号的发票，可从 发票 选项卡访问。
3. 在发票的 付款计划 部分，选择 + 添加定金请求。
4. 输入 金额（美元金额或百分比）和 截止日期。
5. 选择右上角的 查看定金 以预览客人将收到的电子邮件。
6. 选择 发送定金。

注意：在定金支付前，您可以编辑定金金额（例如，如果参加人数发生变化）。编辑后，您可以向客人发送更新后的发票电子邮件。

客人可以直接通过电子邮件使用信用卡支付定金。要查看客人看到的内容，请打开发票并从 付款计划 部分选择 查看付款页面。如果客人通过支票或其他方式付款，请选择 输入付款 以手动记录。

餐饮订单的存档卡

当客人在线支付定金时，即表示他们同意保存其卡片信息，以便稍后支付剩余余额。一旦活动准备好进行结算，您就可以在 Toast Web 的 Toast 餐宴与节日订单管理 中对已保存的卡片进行余额扣款。

如果您不想收取定金但仍希望存档卡片（例如，为了防止未到场或收取取消费用），请发送一份请求卡片信息但不要求定金的提案。

注意：已保存的银行卡仅可用于最初保存该卡的订单，不可重复用于客人的未来订单或单独的餐宴订单。已保存的银行卡只能在 Toast Web 的 Toast 餐宴与节日订单管理 中扣款，不能在 POS 上扣款。

如需完整操作指南，请参阅 使用已保存的银行卡向客人收费。

支付定金后，发票状态将更改为“已支付”，且付款会显示在发票的 付款计划 部分。

注意：如果您不需要发送发票，但仍希望订单显示在 POS 上，请选择 打开订单，而不是发送发票。

发送最终发票

当需要发送最终发票时——在收取定金后或客人确认估价后：

1. 从 Toast 餐宴与节日订单管理 > 订单 中的 订单 列表中选择一个 已确认 的订单。
2. 选择右上角的 查看发票。
3. 确认发票详情，然后选择右上角的 发送发票。您也可以通过下拉菜单选择以短信方式发送发票。

预期结果：一旦最终金额支付完成，订单会在您的 发票 页面显示绿色的“已支付”状态。未按时支付的发票会显示红色的“逾期”状态。对于逾期发票，请选中它并选择右上角的 发送提醒。

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第 8 步：打印厨房和员工准备工具

Toast 餐宴与节日订单管理包含准备工具——您可以为厨房、打包人员、配送人员和前厅员工打印或下载自定义的 PDF 和 CSV 文件。可用的准备工具包括准备清单、发票、宴会活动订单 (BEO)、厨房单、自取汇总、配送汇总、打包单、订单汇总、CSV 导出和标签。

有关准备工具的完整列表、每种工具的可用筛选器以及分步下载说明，请参阅 访问并下载 Toast 餐宴与节日订单管理的准备工具。

在 Toast Web 中，通过快捷路径：导航至 Toast 餐宴与节日订单管理 > 准备工具。选择现有的 标准准备工具，或选择 创建准备工具 来构建您自己的工具。

注意：默认情况下，项目描述、合同条款和总小费金额不会出现在下载的 BEO 上。每一项都由单独的设置控制。要在 BEO 上包含项目描述，请导航至 Toast 餐宴与节日订单管理 > 设置 > 订单与发票设置，并开启“包含项目描述”。如果您的 BEO 上缺少应显示的字段，请参阅 获取 Toast 餐宴与节日订单管理帮助 进行故障排除。

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第 9 步：确认您的站点和潜在客户表单已上线

您可以在不离开 Toast Web 的情况下确认您的餐饮站点和潜在客户表单是否已上线 — 这是两个独立的指标：

• 在“Toast 餐宴与节日订单管理”概览页面上，查找 餐饮在线订购 旁边的绿色 有效菜单 徽章。
• 在“潜在客户”页面上，选择 潜在客户表单设置。如果您的潜在客户表单已准备就绪，您将看到 您的潜在客户表单已准备就绪！

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接下来做什么

一旦您的第一个活动出现在日历上，这些文章将涵盖最常见的后续问题：

• 使用高级 Toast 餐宴与节日订单管理功能 — 请参阅 优化 Toast 餐宴与节日订单管理 以了解日历视图、Google 日历同步、自动发票提醒和第三方配送设置。
• 为活动预留餐厅的特定区域，以防重复预订 — 请参阅 Toast 餐宴与节日订单管理：活动区域。
• 在 POS 上运行活动 — 请参阅 在您的 POS 上管理 Toast 餐宴与节日订单管理 以了解消费活动、桌边服务流程、KDS 和订单中心。
• 退款或作废订单 — 请参阅 退款或作废 Toast 餐宴与节日订单管理订单。
• 了解 Toast 餐宴与节日订单管理报告 — 请参阅 Toast 餐宴与节日订单管理报告概览。“销售摘要”报告包含 Toast 餐宴与节日订单管理销售额 — 有关发票特定报告的细微差别，请参阅 Reporting for Toast Invoicing。
• 设置餐饮在线订购 — 餐饮在线订购是一个单独的附加组件。请参阅 开始使用餐饮在线订购。
• 排查 Toast 餐宴与节日订单管理问题 — 请参阅 获取 Toast 餐宴与节日订单管理帮助 以获取完整的常见问题解答和故障排除库。

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使用条款

使用条款：您对本功能（以及所有 Toast 服务）的使用受 Toast 商户协议 的约束。本文中使用但未定义的术语应具有商户协议中规定的含义。您使用本功能提交的信息（包括但不限于您提交的任何合同条款）将被视为商户数据。

Toast 对本功能不作任何形式的保证、陈述或担保，包括但不限于使用“合同”功能和签名工具将产生具有法律约束力的合同。Toast 不参与您与任何客户之间的任何协议，仅作为此功能的提供商。

您全权负责保存合同副本，并将已签署的完整副本分发给您的客户。您将赔偿、辩护并使 Toast 免受因您使用本功能和/或您和/或您的客户（视情况而定）与本功能相关提交的内容而引起或与之相关的任何索赔，包括有关使用本功能生成的合同的可执行性的任何索赔，并使其待定。

TOAST 对与任何商户数据相关的任何责任概不负责。您对与商户数据和/或您使用本功能相关的任何损害承担全部责任。

重要提示：Toast 对本功能不作任何形式的保证、陈述或担保，包括但不限于合同功能和签名工具将产生具有法律约束力的合同。Toast 不参与您与任何客户之间的任何协议，仅作为此功能的提供商。您对本功能的使用承担全部责任，包括但不限于 (1) 您使用本功能提交或生成的内容，(2) 验证签署方的身份，(3) 保存您的合同副本，以及 (4) 将已签署的完整合同副本分发给您的客户。您对本功能的使用受 使用条款 约束。

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