在 Toast Web 中添加和管理员工

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Toast Web 入门指南   联系销售代表

本文内容：

• 在 Toast Web 中添加员工
• 员工账户状态
  • 重新发送电子邮件邀请
• 编辑员工档案
  • 更新员工信息
  • 更新员工权限
  • 更新员工职位
  • 更新员工工资
• 归档（删除）员工
  • 报告中的已归档员工
• 取消归档（恢复）员工
• 导出活跃员工列表
• 其他资源

在 Toast Web 中添加员工

简而言之，有两种方法可以将员工添加到 Toast Web。

1. 您可以为员工创建包含 POS 访问代码和职位（内含权限）的简易档案，以便员工能够打卡上下班并使用 Toast 设备。这是适用于时薪制员工的常见方法，也是 Toast 薪资管理系统在为新员工创建映射的 Toast Web 档案时所使用的方法。
2. 或者，您可以创建包含账户的档案，使相关人员能够登录 Toast Web，并依据其权限查看报告、修改菜单并执行其他后台操作。通常仅需为所有者、经理、管理员以及任何需要访问后台数据的人员创建账户。
   1. 要详细了解档案和账户之间的区别，请参阅。

要在 Toast Web 中添加新员工，请按照以下步骤操作：

1. 在 Toast Web 中，导航至“员工”>“员工管理”>“员工”。
2. 选择“+ 添加新员工”按钮。
   • 如果您是 Toast 薪资管理客户，您将看到一个弹出窗口，提示您最佳实践是在 Toast 薪资管理（而非 Toast Web）中添加新员工。Toast 薪资管理档案创建后，系统将自动生成对应的 Toast Web 档案，并将两个档案进行映射（即同步）（详情请参阅）。选择“在 Toast 薪资管理中添加”以继续。
     • “在 Toast POS 中添加”选项仍然可以使用，但通常仅适用于需要访问 Toast Web（后台）但未通过 Toast 薪资管理发薪的人员。例如：簿记员或会计师可采用此方式。 
3. 对于在 Toast Web（非薪资管理系统）中添加的员工，首先您需要切换开关，选择是否让该员工拥有 Toast Web 账户（即开启或关闭“邀请创建账户”切换开关）。如果用户需要访问餐厅后台（例如经理、所有者、运营伙伴、会计师或其他相关人员），则必须为其创建 Toast Web 账户；但多数普通员工无需此账户。注意：任何收到创建 Toast Web 账户邀请的人员，须先通过邮箱接受邀请，之后才能在 POS 机上打卡。否则，员工可能会反映其 POS 访问代码（或称登录码或 PIN 码）无法使用。因此在选择此项时，请务必合理安排时间。
   • 若需要员工能够立即在 POS 机打卡并处理订单，建议先为其创建员工档案，暂不为其配置 Toast Web 访问权限；。
   • 若员工仅需打卡上下班和使用 POS 机系统，请在“邀请创建账户”设置中选择“否”。
   • 若员工已添加完毕，后续需要授予其 Toast Web 访问权限，请参阅中的操作说明。
4. 接下来，输入员工详细信息。根据是否创建 Toast Web 账户，显示的字段会有所不同。需要注意以下几点：
   • 电子邮件地址 - 如果该员工的“邀请创建账户”切换开关设置为“是”，则此字段为必填项。此邮箱将用于员工登录 Toast Web。
   • 职位与薪酬 - 使用下拉菜单从已配置的选项中选择一个职位角色。如果所选职位按小时计薪，请在“时薪”字段中输入具体数值。如果您的员工在餐厅内担任多个角色，请选择“+ 添加新职位”，从下拉菜单中选择其他职位。新员工将获得与其当前分配职位相关的所有 POS 及 Toast Web 权限。
   • 姓名字段 - 请勿使用表情符号。
5. 填写完成后，勾选“添加另一位员工”旁的复选框，以重复执行步骤 3 和 4，为另一位员工创建档案；或点击“添加”以保存当前档案。 

点击“添加”后，相关人员将收到电子邮件说明后续步骤。若其已受邀创建账户，邮件还将包含密码设置指引。在“员工”页面上，其姓名旁的“账户已创建”列下方将显示一个对勾标记。 

注意：如果员工的状态仍为“已邀请”，他们将无法打卡。请检查员工是否已收到并接受了电子邮件邀请。如有需要，可重新发送电子邮件邀请、验证其电子邮件地址，或归档并重新创建档案以解决问题。

Toast Web 中的员工账户状态

所有活跃员工都将列于员工页面的“活跃”选项卡下，其“状态”列会显示以下标签：
 

• 活跃：员工已获得对其 POS 和/或 Toast Web 账户的访问权限，且权限仅限于系统为其配置的范围。
• 已邀请：已发送包含 Toast Web 账户创建邀请的电子邮件。邀请有效期为七天。 
  • 重要提示：状态为“已邀请”的员工无法在 POS 设备上打卡，其姓名也不会出现在您的设备上，直至他们接受邀请并激活账户。当他们尝试登录时，系统将显示“无效”错误提示。
• 已过期：员工已收到创建 Toast Web 账户的电子邮件邀请，但未在七天内接受。选择“已过期”状态可重新发送电子邮件。

不活跃的员工列于员工页面的“已归档”选项卡下。有关更多详细信息，请参见。

重新发送电子邮件邀请

在创建员工档案时，若“邀请创建账户”设为“是”，员工状态将显示为“已邀请”，系统会发送邮件邀请员工设置密码以开通 Toast Web 访问权限。若该电子邮件丢失或未收到，请导航至“员工”>“员工管理”>“员工”，然后点击“已邀请”状态图标以重新发送邮件。邀请将在七天后过期，若已逾期，则需按此流程重新发送。

如果仍未收到电子邮件，请验证输入的电子邮件地址。接着让员工检查其垃圾邮件或垃圾文件夹。在重新发送邀请前，尝试先归档再取消归档其现有职位档案。

在 Toast Web 中编辑员工档案

1. 在 Toast Web 中，导航至“员工”>“员工管理”>“员工”。点击员工的姓氏超链接后，即可进入其档案页面。
2. “概览”选项卡中会显示基本信息，包括员工在 Toast Web 中的、其 POS 访问代码（需拥有“4.9 员工信息”权限才能查看其他用户的 POS 访问代码）以及获得的职位分配。点击图块角落的 > 箭头图标或员工档案顶部的选项卡即可进行修改。
   1. “概览”选项卡底部显示的职位仅针对您当前在 Toast Web 中查看的门店。
   2. 在“就业与账户状态”图块中，您可能会看到“邀请创建账户”链接。此链接用于为员工提供 MyToast 员工应用及 Toast Web 的访问权限（前提是已为其授予相应权限）。员工必须拥有有效的电子邮件地址才能创建账户。
      1. 点击此链接将打开侧边栏。验证列出的电子邮件地址，然后选择“保存并邀请”即可通过电子邮件发送邀请。重要提示：员工在未接受邀请并创建账户密码前，将无法登录 Toast POS 设备。
         
         
3. “档案”选项卡可用于修改员工的姓名、常用名、电子邮件地址或电话号码。如果您向下滚动或选择左侧的“账户信息”，您还可以检查或编辑员工的 POS 访问代码（登录码）。完成此处任何修改后，请点击顶部的“保存”。
   1. 姓名字段 - 请勿使用表情符号。
      
      
4. 第三个选项卡“职位与权限”可用于分配新职位和权限。
   
   新员工档案的选项卡
   
   1. 分配权限时，若您有一个或多个门店，会看到名为“查看餐厅/组权限”的下拉菜单。分配权限前，请确保当前选定的门店范围正确。若要为员工授予其当前无访问权限的门店权限，需先点击页面顶部的“餐厅访问权限”选项卡，将其分配至该门店（此选项卡的详细信息见下文），然后返回此页面分配权限。
      
      
   2. Toast 薪资管理用户可能会注意到页面顶部的黄色免责声明横幅有所变化。若此员工同时拥有 Toast 薪资管理档案，强烈建议在 Toast 薪资管理中修改职位与薪酬信息，以避免同步和保存问题（Toast Web 及 Toast POS 权限的编辑仍需在此页面下方进行）。点击“前往 Toast 薪资管理”可跳转至 Toast 薪资管理登录界面。若您确认无误，也可勾选复选框，直接在 Toast Web 中编辑此员工的职位与薪酬信息。
      
      
5. 在“餐厅访问权限”选项卡中，您可以查看员工被分配到的餐厅组和门店。点击“管理访问权限”下拉菜单，可将此用户分配至更多门店或餐厅组。若员工被分配至某门店但未获得该门店的权限，则仅能在该门店打卡。因此，在将员工分配至新门店后，您可能需要前往“职位与权限”选项卡进行后续设置。
   
   
   

在 Toast Web 中更新员工信息

要在 Toast Web 中更新员工信息（姓名、自选编号、电子邮件地址、电话号码和 POS 访问代码），请按照以下步骤操作：

1. 导航至“员工”>“员工管理”>“员工”。您需拥有“4.9 员工信息”权限方可编辑这些字段。
2. 点击员工的姓氏超链接。
3. “概览”选项卡为只读模式，请选择“档案”选项卡。
4. 在此页面进行编辑，然后点击“保存”。
   1. 姓名字段 - 请勿使用表情符号。

有关员工如何自行更新其账户电子邮件地址或密码的更多信息，请参阅。

在 Toast Web 中更新员工权限

请注意，权限通常与分配给员工的职位相关联。例如，“调酒师”职位包含一套默认权限，当用户被分配至该职位时将继承这些权限。您可能希望编辑职位的权限，而非仅修改单个员工的权限。具体操作方法，请参阅中的“更新职位工资与权限”部分。

建议定期审查并更新员工权限，以确保没有职位或员工获得超出其岗位所需的访问权。请按以下步骤，根据需要更新或覆盖权限，以将敏感操作（如：更新其他员工信息、访问敏感财务信息、购买集成服务等）限制于特定用户。

要更新单个员工的权限，请按照以下步骤操作：

1. 导航至“员工”>“员工管理”>“员工”。您需要拥有“8.2 用户权限”和“4.10 员工职位与工资”权限，且您拥有的所有权限必须与您试图编辑的员工一致（或更多）。
2. 点击员工右侧的“编辑”铅笔图标。
3. 您将进入“职位与权限”选项卡，请向下滚动至“权限与访问”图块。
4. 若适用，请确保已选择正确的餐厅或餐厅组。“权限与访问”图块，其中突出显示“查看餐厅/组权限”下拉菜单
5. 在此页面上勾选权限复选框之前，需先将滑块切换至“覆盖”，然后勾选相应复选框。权限设置正确后，点击“保存”。对组权限使用“覆盖”设置时，可确保员工仅被授予特定权限，而非继承默认权限。此方法特别适用于敏感配置管理等任务，如菜单修改或线上点餐调整。
   
   

在 Toast Web 中更新员工职位

要在 Toast Web 中更新员工的职位或角色，请按照以下步骤操作：

1. 导航至“员工”>“员工管理”>“员工”。您需要“4.10 员工职位与工资”权限才能编辑员工职位。
2. 找到员工，点击其姓名右侧的“编辑”铅笔图标。
3. 如果您使用 Toast 薪资管理系统，您将看到免责声明。请务必在 Toast 薪资管理中更新职位与工资信息，以便同步和映射。在此页面编辑工资将不会反映在 Toast 薪资管理系统中，而编辑职位将导致 Toast 薪资管理中的时间表同步错误。您必须勾选“我要在 Toast 上编辑”才能直接修改此页面。
4. 勾选您希望为该员工添加或移除的职位对应的复选框。完成后，点击“保存”。

在 Toast Web 中更新员工工资

要为特定职位覆盖/更新单个员工的工资，请按照以下步骤操作：

1. 导航至“员工”>“员工管理”>“员工”。您需要“4.10 员工职位与工资”权限才能编辑员工职位。
2. 找到员工，点击其姓名右侧的“编辑”铅笔图标。
3. 如果您使用 Toast 薪资管理系统，您将看到免责声明。请务必在 Toast 薪资管理中更新职位与工资信息，以便同步和映射。在此页面编辑工资将不会反映在 Toast 薪资管理系统中，而编辑职位将导致 Toast 薪资管理中的时间表同步错误。您必须勾选“我要在 Toast 上编辑”才能直接修改此页面。
4. 对于此员工当前被分配的任何职位，您可在“工资覆盖”框中添加或修改数值。必须将“工资”切换开关设置为“开启”，才能看到“默认工资”和“工资覆盖”选项。点击“保存”以保存您的更改。
   
   
5. 若您希望将此工资覆盖设置为未来某日生效，请滚动至“职位与工资”图块底部，点击“何时生效？”下拉菜单。选择日期后点击“保存”。此下拉菜单仅在设置工资覆盖后才会激活。
   1. 注意：选择未来生效日期的功能仅适用于使用 Toast 薪资管理系统的客户。如果您没有 Toast 薪资管理系统，系统将无法在未来安排工资更改（包括个人和职位的工资），这些更改将在保存后立即生效。
      
      

在 Toast Web 中归档（删除）员工

归档员工会将其从您的活跃员工列表中移除，实质上是停用该员工。他们将无法再登录 Toast Web 或 Toast 设备，但其资料仍会保留在劳动力报告中，以供历史查询。任何归档或恢复员工的操作者都必须拥有“4.9 员工信息”权限。 

需要从 Toast Web“取消邀请”员工吗？如果您已创建拥有后台访问权限的员工账户，但希望阻止其访问 Toast Web，请按以下说明归档其账户。如果您不希望他们访问 Toast Web，则可以重新创建他们的账户，而无需添加电子邮件地址。 

或者，若您希望在账户创建后限制后台访问，可将关联的电子邮件地址更改为占位符电子邮件地址。这将取消员工登录 Toast Web 访问非授权区域的能力，同时保留他们的员工档案及其 POS 访问权限（如果已分配）。  

 
要通过归档档案来停用员工，请按照以下步骤操作：

1. 导航至“员工”>“员工管理”>“员工”。 
2. 找到您要归档的员工，点击表格最右侧的归档按钮（向下箭头）。
3. 在弹出窗口中，点击“归档”确认此操作。

如果您在尝试归档员工时收到错误消息，可能是因为您正在尝试选择您餐厅的主要用户。如需更改主要用户，需由所有者或餐厅管理员联系。 

Toast Web 报告中的已归档员工

需要注意的是：已归档但存在工时记录的员工，只要其工时发生在所选日期范围内，仍会出现在相关报告中，但不会出现在员工筛选选项中。若您希望通过员工筛选条件按姓名搜索某人，可以临时取消归档该员工，然后查看报告。 

如果您导航至“时间录入管理”报告（“报告”>“员工绩效”>“时间录入管理”），并将报告筛选至所需日期，您将看到所有员工（包括已归档员工）的时间记录。

已归档员工的时间表仍会出现在“时间表”报告中。时间表也可编辑。“小费管理”报告也会显示已归档员工的信息，并继续将其同步至 Toast 薪资管理。但请注意：如果该员工在 Toast 薪资管理中也已终止雇佣（这是常见情况），则会导致错误。 

在 Toast Web 中取消归档（恢复）员工

已归档的员工可被重新激活，以恢复其 POS 及 Toast Web 的访问权限。
 

1. 导航至“员工”>“员工管理”>“员工”。
2. 点击页面顶部附近的“已归档”选项卡。 
   
   
   
   
3. 找到您希望恢复的员工，点击表格最右侧的取消归档按钮（向上箭头）
4. 在弹出窗口中，点击“确认”以恢复该员工。

从 Toast Web 导出活跃员工列表

作为经理，您可能希望生成并导出一份活跃员工列表，以便更轻松地管理劳动力和工资。 您可以在“员工”主页面中点击“导出所有员工”按钮，系统将自动生成一个 .csv 文件，其中包含员工姓名、联系信息、分配的职位、登录码等详细信息。 

其他资源