Nómina Toast: Nómina automática

En este artículo:

• ¿Qué es la nómina automática?
• Criterios de elegibilidad
• Cómo funciona la nómina automática
  • Configurar nómina automática
  • Cuando la nómina automática está activada
  • Desactivar nómina automática
  • Solicitar ciclos desactivados y agregar cálculos rápidos
• Responsabilidades de Envío de cheques de pago

¿Qué es la nómina automática?

La nómina automática es una configuración que enviará la nómina automáticamente desde Nómina Toast. Está disponible para grupos de pago y negocios que cumplan con los requisitos de elegibilidad.

En resumen, al final de un período de pago, los clientes con nómina automática activada recibirán un correo electrónico con los elementos de acción que deben resolverse antes de la fecha de vencimiento de la nómina. Si un grupo de pago tiene artículos de acción pendientes, la nómina automática se cancelará sola y la nómina deberá enviarse manualmente. Consulta Cuándo se activa la nómina automática para obtener más información.

En la mañana de la fecha de vencimiento de la nómina (tres días antes de la fecha del cheque), suponiendo que todos los elementos de acción se hayan resuelto, la nómina automática se realizará a las 5:00 p. m. CST. La persona que aparezca como tu contacto en la configuración de nómina recibirá un correo electrónico de confirmación de envío de nómina en ese momento. Puedes ver el contacto de configuración de nómina en Nómina > Configuración del grupo de pago. Se enumeran en la sección Contactos.

Volver arriba

Criterios de elegibilidad para la nómina automática

Hay requisitos de elegibilidad para cada negocio y cada grupo de pago. Debes cumplir ambos conjuntos de requisitos por grupo de pago para activar la nómina automática.

Negocio:

• Tu negocio procesó nómina con Nómina Toast durante al menos 3 meses
• Todas las tareas en el Centro de impuestos están completas
• La opción Aprobar plantillas horarias automáticamente está configurada en Activada
• Tu negocio no ha dejado de financiar una nómina, un impuesto o el retiro de cargos en los últimos 6 meses

Grupo de pago:

• Un grupo de pago procesó nómina con Nómina Toast durante al menos 3 meses
• Un grupo de pago tiene menos de 500 empleados
• Las propinas no se pueden agregar manualmente a la nómina (importadas en masa o individuales)
  • Anteriormente, los clientes que utilizaban herramientas de terceros no eran elegibles para la nómina automática, pero a partir de abril de 2026, cualquier persona que utilice el Gestor de propinas o métodos de integración de propinas de sincronización directa ahora puede usar la nómina automática.
• La fecha del cheque no puede ser inferior a 5 días hábiles después de que termine tu período de pago

Volver arriba

Cómo funciona la nómina automática

Configurar nómina automática

Hay dos formas de activar la nómina automática:

• Cuando un cliente de Nómina Toast inicie sesión, verá un banner azul en la parte superior del panel. Si cumples con los requisitos, puedes seleccionar Activar nómina automática. Si no cumples con los requisitos, verás el artículo que descalifica a tu grupo de pago o negocio de la nómina automática.
  
   
  
  
• También puedes ir a Nómina > Configuración del grupo de pago (en el menú Acciones rápidas).
  
  
  

Ambos métodos anteriores abrirán la página de configuración del grupo de pago.

• Aquí puedes seleccionar entre los diferentes grupos de pago en el lado izquierdo de la página.
• Si cumples con los requisitos, podrás activar un grupo de pago para activar la nómina automática para ese grupo de pago.
  • Si tienes varios grupos de pago, asegúrate de seleccionar cada uno en el lado izquierdo de esta página para activar la nómina automática cuando sea elegible.
• Si un grupo de pago no es elegible, selecciona el ícono? a la derecha de la etiqueta No elegible para obtener más información.
• También puedes ver los detalles de cada grupo de pago, a saber, la cuenta bancaria utilizada para financiar la nómina y las personas que recibirán notificaciones por correo electrónico para este grupo de pago.
  
   

Nota: Si activas la nómina automática para un grupo de pago elegible mientras la nómina está abierta (el botón en el panel de ciclo de pago será Continuar en lugar de Obtener vista previa) o mientras la nómina tiene una alerta de vencimiento, la nómina automática comenzará con la próxima nómina elegible y no se activará para la nómina actual.

Volver arriba

Cuando la nómina automática está activada

Durante el período de pago, todo sigue igual. Debes incorporar nuevos empleados, mantener actualizados los cambios salariales y las actualizaciones laborales, y asegurarte de que el personal cobre correctamente a través del Envío de cheques de pago a toda la empresa y los métodos de pago por empleado, todo como lo harías normalmente.

Al final del período de pago, cualquier persona que aparezca en la página Configuración del grupo recibirá un correo electrónico en el que se resumirá esta nómina y se detallarán los elementos de acción que debes abordar antes de que comience la nómina automática. Estas son las mismas acciones que realizarías en una nómina normal, incluidas cosas como registrar salidas automáticamente, ingresos de tiempo faltantes, aprobar y enviar propinas a Nómina Toast (si usas el Gestor de propinas de Toast), aprobar solicitudes TAFW y nómina a dos.

En la mañana del vencimiento, recibirás un correo electrónico de seguimiento con el monto estimado del retiro de nómina y los elementos de acción restantes. Si tienes que agregar cálculos rápidos o nóminas fuera de ciclo, tendrás que facilitarlos por separado de tus grupos de pago de nómina automática. Consulta Solicitar fuera de ciclos y agregar cálculos rápidos con nómina automática a continuación. Si todos los elementos de acción del correo electrónico no están completos antes de las 3:00 a. m. CST en la fecha de vencimiento de la nómina de un grupo de pago. La nómina automática se cancelará y deberás enviarla manualmente antes de las 4:00 p. m. CST el día hábil anterior a la fecha del cheque. Es tu responsabilidad asegurarte de que todas las nóminas se envíen de manera precisa y oportuna.

A las 5:00 p. m. de la fecha de vencimiento de la nómina, la nómina automática funcionará siempre que se completen todos los elementos de acción. Una vez que termine, Nómina Toast enviará un correo electrónico de confirmación final con un desglose de tus costos (por ejemplo, depósitos directos, impuestos, pagos a proveedores, tarifas, etc.) junto con un registro de las transacciones que se están realizando (Nómina Toast retira impuestos y depósitos directos en transacciones separadas).

Después de enviar la nómina automática, puedes encontrar esta nómina y sus informes en Nómina > Nóminas anteriores > Ver. Eres responsable de revisar las nóminas enviadas y enviar las nóminas faltantes. Además, si pagas a algunos empleados con cheque en papel (en vivo), usa la sección Responsabilidades de Envío para obtener instrucciones sobre cómo pagarles.

Volver arriba

Desactivar nómina automática

Si deseas desactivar temporalmente la nómina automática de una nómina individual, ve a Nómina y selecciona Cancelar nómina automática para el grupo de pago aplicable. Puedes hacerlo en cualquier momento antes de que se ejecute la nómina automática. Nota: Si archivas una nómina, también se cancelará la nómina automática. Si desarchivas una nómina, ya no es apta para la nómina automática y deberá procesarse manualmente.

Si quieres desactivar permanentemente la nómina automática de todas tus nóminas, ve a Nómina > Configuración del grupo de pago. Activa desactivación para todos los grupos de pago que se enumeran en el lado izquierdo de la página.

Volver arriba

Solicitar ciclos desactivados y agregar cálculos rápidos con nómina automática

Al usar la nómina automática, las nóminas fuera de ciclo se deberán procesar manualmente. El proceso de solicitud para crear un fuera del ciclo sigue siendo el mismo: envíanos el formulario de solicitud a través del punto de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast. Una vez creado el ciclo de apagado en Nómina Toast, puedes revisarlo y enviarlo manualmente. Las nóminas fuera de ciclo no son elegibles para la nómina automática.

Con la nómina automática, siempre que termines un cálculo rápido y lo agregues a un ciclo de pago antes del final de un período de pago para un grupo de pago de nómina automática, se procesará como parte de esa nómina automática. Si envías el cálculo rápido después del período de pago o lo adjuntas a un ciclo de apagado, tendrás que asegurarte de que la nómina se envíe manualmente.

Como contexto, hoy en día, la nómina automática solo procesa ciclos de pago Regular. Los ciclos irregulares, como los desactivados por bonificaciones, correcciones o anulaciones, aún requieren procesamiento manual porque la nómina automática actualmente depende del calendario de pagos estándar (es decir, si tienes cheques de pago de los viernes cada dos semanas).

Volver arriba

Responsabilidades de Envío de cheques de pago

Si tienes empleados que eligieron recibir cheques en papel (en vivo) como método de pago, se les pagará con uno de estos tres métodos. Es tu responsabilidad facilitar los cheques autoescritos o autoimpresos que sean necesarios después de los procesos de nómina automática.

Volver arriba

Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal, de recursos humanos ni ningún otro tipo de recomendación profesional. Ponte en contacto con un abogado u otro profesional para recibir asesoramiento.