Gestion de paie Toast : Paie automatique

Dans cet article :

• Qu’est-ce que la paie automatique?
• Critères d’admissibilité
• Fonctionnement de la paie automatique
  • Configurer la paie automatique
  • Lorsque la paie automatique est activée
  • Désactiver la paie automatique
  • Demander des cycles interrompus et ajouter des Calcs rapides
• Responsabilités liées à la Livraison

Qu’est-ce que la paie automatique?

La paie automatique est un paramètre qui soumettra automatiquement votre paie dans Gestion de paie Toast. Il est offert aux groupes et entreprises qui répondent aux conditions d’admissibilité pour être rémunérés.

En bref, à la fin d’une période de paie, les clients dont la paie automatique est activée recevront un courriel contenant les mesures à prendre avant la date d’échéance de la paie. Si un groupe de paie a des mesures à prendre, la paie automatique s’annulera d’elle-même et la paie devra être soumise manuellement. Consultez Lorsque la paie automatique est activée pour en savoir plus.

Le matin de la date d’échéance de la paie (trois jours avant la date de votre chèque), en supposant que toutes les mesures aient été prises, la paie automatique aura lieu à 17 h. CST. La personne indiquée comme contact dans vos paramètres de paie recevra un courriel de confirmation de soumission de paie à peu près à cette période. Vous pouvez consulter votre contact des paramètres de paie en allant à Paie > Paramètres du groupe de paie. Ils sont répertoriés dans la section Contacts.

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Critères d’admissibilité à la paie automatique

Il existe des critères d’admissibilité pour chaque entreprise et chaque groupe de paie. Vous devez respecter les deux ensembles d’exigences par groupe de paie pour activer la paie automatique.

Entreprise :

• Votre entreprise traite la paie avec Gestion de paie Toast depuis au moins 3 mois
• Toutes les tâches du Centre fiscal sont terminées
• Approuver automatiquement les feuilles de temps est défini sur Activé
• Votre entreprise n’a pas manqué de financer un retrait de paie, de taxes ou de frais au cours des 6 derniers mois

Groupe de paie :

• Un groupe de paie traite la paie avec Gestion de paie Toast depuis au moins 3 mois
• Un groupe de paie compte moins de 500 employés
• Les pourboires ne peuvent pas être ajoutés manuellement à la paie (importés en masse ou ajoutés individuellement)
  • Auparavant, les clients qui utilisaient des outils tiers n’étaient pas admissibles à la paie automatique, mais depuis avril 2026, toute personne utilisant le Gestionnaire de pourboires ou les méthodes d’intégration de pourboires par synchronisation directe peut maintenant utiliser la paie automatique.
• Une date de chèque ne peut être inférieure à 5 jours ouvrables après la fin de votre période de paie.

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Comment fonctionne la paie automatique

Configurer la paie automatique

Il existe deux façons d’activer la paie automatique :

• Lorsqu’un client de Gestion de paie Toast se connecte, il verra une bannière bleue en haut du tableau de bord. Si vous y êtes admissible, vous pouvez sélectionner Activer la paie automatique. Si vous n’êtes pas admissible, vous verrez l’article qui disqualifie votre groupe de paie ou votre entreprise de la paie automatique.
  
   
  
  
• Vous pouvez également accéder à Paie > Paramètres du groupe de paie (dans le menu Actions rapides).
  
  
  

Les deux méthodes ci-dessus ouvriront la page des paramètres du groupe de paie.

• Ici, vous pouvez choisir entre vos différents groupes de paie sur le côté gauche de la page.
• Si vous y êtes admissible, vous pourrez basculer un groupe de paie sur Activé pour activer la paie automatique de ce groupe.
  • Si vous avez plusieurs groupes de paie, assurez-vous de sélectionner chacun d’entre eux sur le côté gauche de cette page pour activer la paie automatique lorsque cela est admissible.
• Si un groupe de paie n’est pas admissible, sélectionnez l’icône ? à droite de l’étiquette Inadmissible pour en savoir plus.
• Vous pouvez également consulter les détails de chaque groupe de paie, soit le compte bancaire utilisé pour financer la paie et les personnes qui recevront les notifications par courriel pour ce groupe de paie.
  
   

Remarque : Si vous activez la paie automatique pour un groupe de paie admissible pendant que la paie est ouverte (le bouton du tableau de bord du cycle de paie affichera Continuer plutôt qu’Aperçu) ou pendant que la paie comporte une alerte d’échéance passée, la paie automatique commencera à la prochaine paie admissible et ne sera pas activée pour la paie actuelle.

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Lorsque la paie automatique est activée

Pendant la période de paie, c'est comme d'habitude. Vous devriez intégrer les nouveaux employés, tenir à jour les modifications salariales et les mises à jour, et veiller à ce que le personnel soit rémunéré correctement par les paramètres de Livraison et de paiement par employé, comme vous le feriez habituellement.

À la fin de la période, toute personne mentionnée dans la page des paramètres de groupe recevra un courriel résumant cette paie et détaillant toute mesure à prendre avant le début de la paie automatique. Il s’agit des mêmes actions que celles que vous effectueriez pour une paie normale, notamment les départs automatiques, les entrées de temps manquées, l’approbation et l’envoi des pourboires à Gestion de paie Toast (si vous utilisez le Gestionnaire de pourboires de Toast), l’approbation des demandes de TAFW et la paie à dos.

Le matin de la date d’échéance, vous recevrez un courriel de suivi indiquant le montant estimé des retraits de paie et toute mesure à prendre restante. Si vous devez ajouter des fiches rapides ou des paies hors cycle, vous devrez les séparer de vos groupes de paie de paie automatique; consultez Demander des hors cycle et Ajouter des fiches rapides avec la paie automatique ci-dessous. Si toutes les mesures à prendre dans le courriel ne sont pas terminées à 3 h. HNC à la date d’échéance de la paie d’un groupe de paie, la paie automatique sera annulée et vous devrez la soumettre manuellement avant 16 h. HNC le jour ouvrable précédant la date de votre chèque. Il est de votre responsabilité de vous assurer que toutes les paies sont soumises en temps voulu et avec exactitude.

À 17 h de la date d'échéance de la paie, la paie automatique s'exécutera tant que toutes les mesures seront prises. Une fois terminé, Gestion de paie Toast enverra un dernier courriel de confirmation contenant une ventilation de vos coûts (par exemple, dépôts directs, taxes, paiements fournisseurs, frais, et ainsi de suite) ainsi qu’un enregistrement des transactions effectuées (Garde de paie Toast retire les taxes et les dépôts directs en transactions distinctes).

Après la soumission de la paie automatique, vous pouvez trouver cette paie et ses rapports en allant à Paie > Paies passées > Afficher. Vous êtes responsable d’examiner toutes les paies soumises et de soumettre toutes les paies manquées. En outre, si vous payez certains employés par chèque papier (en direct), utilisez la section Responsabilités liées à la Livraison ci-dessous pour obtenir des instructions sur la façon de payer ces employés.

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Désactiver la paie automatique

Si vous souhaitez désactiver temporairement la paie automatique à partir d’une paie individuelle, accédez à la paie et sélectionnez Annuler la paie automatique pour le groupe de paie concerné. Vous pouvez le faire en tout temps avant l’exécution de la paie automatique. Remarque : L’archivage d’une paie annulera également la paie automatique. Si vous désarchivez une paie, elle ne sera plus admissible à la paie automatique et devra être traitée manuellement.

Si vous souhaitez désactiver définitivement la paie automatique pour toutes vos paies, allez à Paramètres de paie > Groupe de paie. Basculer à Désactivé pour tous les groupes de paie indiqués sur le côté gauche de la page.

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Demander des cycles interrompus et ajouter des Calcs rapides avec la paie automatique

Lorsque vous utilisez la paie automatique, les paies hors cycle devront être traitées manuellement; elles ne sont pas admissibles à la paie automatique. Le processus de demande pour créer un cycle hors cycle reste le même : envoyez-nous le formulaire de demande hors cycle via le point de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n’importe quelle page Gestion de paie Toast. Une fois le hors-cycle créé dans Gestion de paie Toast, vous pouvez le consulter et le soumettre manuellement. Remarque : Gestion de paie Toast est actuellement indisponible au Québec. Une version française de ce formulaire sera disponible lors du lancement du produit dans votre région.

Avec la paie automatique, tant que vous terminez un calcul rapide et que vous le rattachez à un cycle de paie avant la fin d’une période de paie pour un groupe de paie de paie automatique, il sera traité dans le cadre de cette paie automatique. Si vous soumettez le bordereau rapide après la période de paie ou que vous le joignez à un cycle de congé, vous devrez vous assurer que la paie est soumise manuellement.

Par contexte, aujourd’hui, la paie automatique ne traite que les cycles de paie Ordinaires. Les cycles irréguliers, tels que les cycles hors-ligne pour les primes, les corrections ou les annulations, nécessitent encore un traitement manuel, car la paie automatique dépend actuellement du calendrier de paie standard (c’est-à-dire si vous êtes aux deux semaines avec les chèques de paie du vendredi).

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Responsabilités liées à la Livraison

Si vous avez des employés qui ont choisi de recevoir des chèques papier (en direct) comme mode de paiement, ils seront payés selon l’une de ces trois méthodes. Il est de votre responsabilité de faciliter les chèques rédigés ou imprimés par vous-même qui sont nécessaires après les processus de paie automatique.

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Ce contenu est fourni à titre informatif et ne constitue en aucun cas un conseil juridique, fiscal, RH ou professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.