Toast Payroll : Paie automatique

Dans cet article :

• Qu'est-ce que la paie automatique ?
• Critères d'admissibilité
• Comment fonctionne la paie automatique
  • Configurer la paie automatique
  • Lorsque la paie automatique est activée
  • Désactiver la paie automatique
  • Demander des cycles hors paie et ajouter des calculs rapides
• Responsabilités liées à la Livraison des chèques de paie

Qu'est-ce que la paie automatique ?

La paie automatique est un paramètre qui soumettra votre paie automatiquement dans Toast Payroll. Elle est offerte aux groupes de paie et aux entreprises qui répondent aux critères d'admissibilité.

En bref, à la fin d'une période de paie, les clients ayant activé la paie automatique recevront un courriel contenant tous les éléments d'action devant être résolus avant la date d'échéance de la paie. Si un groupe de paie a des éléments d'action en suspens, la paie automatique s'annulera d'elle-même et la paie devra être soumise manuellement. Consultez Lorsque la paie automatique est activée pour en savoir plus.

Le matin de la date d'échéance de la paie (trois jours avant la date de votre chèque), en supposant que tous les éléments d'action ont été résolus, la paie automatique aura lieu à 17 h 00. CST. La personne indiquée comme votre contact dans vos paramètres de paie recevra un courriel de confirmation de soumission de paie vers cette heure. Vous pouvez voir votre contact des paramètres de paie dans Toast Payroll en accédant à Paie > Paramètres du groupe de paie. Ils sont répertoriés sous la section Contacts. (Lorsque les menus de navigation de Toast Web et de Toast Payroll sont tous deux visibles, sélectionnez Paie dans le sous-menu de navigation de Toast Payroll. Si vous ne voyez pas le sous-menu Toast Payroll, la sélection de Paie dans le menu de navigation de Toast Web le développera.)

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Critères d'admissibilité à la paie automatique

Il existe des exigences d'admissibilité pour chaque entreprise et chaque groupe de paie. Vous devez satisfaire aux deux ensembles d'exigences par groupe de paie afin d'activer la paie automatique.

Entreprise :

• Votre entreprise a traité la paie avec Toast Payroll pendant au moins 3 mois
• Toutes les tâches du Centre fiscal sont terminées
• Approuver automatiquement les feuilles de temps est réglé sur Activé
• Votre entreprise n'a pas manqué de financer un retrait de paie, de taxes ou de frais au cours des 6 derniers mois

Groupe de paie :

• Un groupe de paie a traité la paie avec Toast Payroll pendant au moins 3 mois
• Un groupe de paie compte moins de 500 employés
• Les pourboires ne peuvent pas être ajoutés manuellement à la paie (importés en masse ou ajoutés individuellement)
  • Auparavant, les clients qui utilisaient des outils tiers n'étaient pas admissibles à la paie automatique, mais depuis avril 2026, toute personne utilisant les méthodes d'intégration Gestionnaire de pourboires ou synchronisation directe des pourboires peut maintenant utiliser la paie automatique.
• Une date de chèque ne peut pas être inférieure à 5 jours ouvrables après la fin de votre période de paie

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Comment fonctionne la paie automatique

Configurer la paie automatique

Il y a deux façons d'activer la paie automatique :

• Lorsqu'un client de Toast Payroll se connecte, il verra une bannière bleue vers le haut du tableau de bord. Si vous êtes admissible, vous pouvez sélectionnerActiver la paie automatique. Si vous n'êtes pas admissible, vous verrez l'élément qui disqualifie votre groupe de paie ou votre entreprise de la paie automatique.
  
   
  
  
• Vous pouvez également accéder à Paie > Paramètres du groupe de paie dans Toast Payroll.
  • Lorsque les menus de navigation de Toast Web et de Toast Payroll sont tous deux visibles, sélectionnez Paie dans le sous-menu de navigation de Toast Payroll. Si vous ne voyez pas le sous-menu Toast Payroll, sélectionnez Paie dans le menu de navigation de Toast Web pour le développer.
    
    
    

Ces deux méthodes ouvriront la page Paramètres du groupe de paie.

• Ici, vous pouvez choisir parmi vos différents groupes de paie sur le côté gauche de la page.
• Si vous êtes admissible, vous pourrez activer un groupe de paie surActivépour activer la paie automatique pour ce groupe de paie.
  • Si vous avez plusieurs groupes de paie, assurez-vous de sélectionner chacun d'eux sur le côté gauche de cette page pour activer la paie automatique là où vous êtes admissible.
• Si un groupe de paie n'est pas admissible, sélectionnez l'icône ? à droite de l'étiquette Non admissible pour en savoir plus.
• Vous pouvez également consulter les détails de chaque groupe de paie, notamment le compte bancaire utilisé pour financer la paie et les personnes qui recevront des notifications par courriel pour ce groupe de paie.
  
   

Remarque : Si vous activez la paie automatique pour un groupe de paie admissible alors que la paie est ouverte (le bouton sur le tableau de bord du cycle de paie indiquera Continuer plutôt que Aperçu) ou alors que la paie comporte une alerte En retard, la paie automatique commencera avec la prochaine paie admissible et ne sera pas activée pour la paie en cours.

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Lorsque la paie automatique est activée

Pendant la période de paie, les activités se déroulent normalement. Vous devez intégrer les nouveaux employés, tenir à jour les changements de paie et les mises à jour de poste, et vous assurer que le personnel est payé correctement via le paramètre de livraison de chèques de paie à l'échelle de l'entreprise et les paramètres de méthode de paiement par employé, tout comme vous le faites normalement.

À la fin de la période de paie, toute personne figurant sur la page Paramètres du groupe de paie recevra un courriel résumant cette paie et détaillant les éléments d'action que vous devez traiter avant que la paie automatique ne commence. Il s'agit des mêmes actions que vous effectueriez pour une paie normale, y compris des choses comme les pointages de sortie automatiques, les entrées de temps manquées, l'approbation et l'envoi des pourboires à Toast Payroll (si vous utilisez le Gestionnaire de pourboires de Toast), l'approbation des demandes TAFW et les tâches de paie.

Le matin de la date d'échéance, vous recevrez un courriel de suivi indiquant le montant estimé du retrait de paie et tous les éléments d'action restants. Si vous devez ajouter des calculs rapides ou des paies hors cycle, vous devrez les gérer séparément de vos groupes de paie avec paie automatique; consultez Demander des paies hors cycle et ajouter des calculs rapides avec la paie automatique ci-dessous. Si tous les éléments d'action dans le courriel ne sont pas terminés avant 3 h 00 HNC à la date d'échéance de la paie d'un groupe de paie, la paie automatique sera annulée et vous devrez la soumettre manuellement avant 16 h 00 HNC le jour ouvrable précédant la date de votre chèque. Il est de votre responsabilité de vous assurer que toutes les paies sont soumises en temps opportun et avec exactitude.

À 17 h 00 le jour de l'échéance de la paie, la paie automatique s'exécutera tant que tous les éléments d'action seront terminés. Une fois terminée, Toast Payroll enverra un courriel de confirmation final avec une ventilation de vos coûts (p. ex. dépôts directs, taxes, paiements aux fournisseurs, frais, etc.) ainsi qu'un registre des transactions effectuées (Toast Payroll retire les taxes et les dépôts directs dans des transactions distinctes).

Une fois la paie automatique soumise, vous pouvez trouver cette paie et ses rapports en accédant à Paie > Paies passées > Afficher. (Lorsque les menus de navigation Toast Web et Toast Payroll sont tous deux visibles, sélectionnez Paie dans le sous-menu de navigation Toast Payroll. Si vous ne voyez pas le sous-menu Toast Payroll, la sélection de Paie dans le menu de navigation Toast Web le développera.) Vous êtes responsable de réviser toute paie soumise et de soumettre toute paie manquée. De plus, si vous payez certains employés par chèque papier (physique), utilisez la section Responsabilités en matière de livraison de chèques de paie ci-dessous pour obtenir des instructions sur le paiement de ces employés.

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Désactiver la paie automatique

Si vous souhaitez temporairement désactiver la paie automatique pour une paie individuelle, accédez à Paie et sélectionnez Annuler la paie automatique pour le groupe de paie applicable. Lorsque les menus de navigation de Toast Web et de Toast Payroll sont tous deux visibles, sélectionnez Paie dans le sous-menu de navigation de Toast Payroll. Si vous ne voyez pas le sous-menu de Toast Payroll, le fait de sélectionner Paie dans le menu de navigation de Toast Web le développera.

Vous pouvez le faire à tout moment avant que la paie automatique ne soit exécutée. Remarque : L'archivage d'une paie annulera également la paie automatique. Si vous désarchivez une paie, elle n'est plus admissible à la paie automatique et devra être traitée manuellement.

Si vous souhaitez définitivement désactiver la paie automatique pour toutes vos paies, accédez à Paie > Paramètres du groupe de paie. Activez le commutateur sur Désactivé pour tous les groupes de paie listés sur le côté gauche de la page. (Lorsque les menus de navigation de Toast Web et de Toast Payroll sont tous deux visibles, sélectionnez Paie dans le sous-menu de navigation de Toast Payroll. Si vous ne voyez pas le sous-menu de Toast Payroll, le fait de sélectionner Paie dans le menu de navigation de Toast Web le développera.)

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Demander des paies hors cycle et ajouter des calculs rapides avec la paie automatique

Lorsque vous utilisez la paie automatique, les paies hors cycle devront être traitées manuellement; elles ne sont pas admissibles à la paie automatique. Cependant, vous pouvez créer et soumettre votre propre paie hors cycle. Commencez par accéder à Paie > Paiement unique puis suivez les étapes dans Toast Payroll : Configurer et paramétrer les paies hors cycle. Une fois la paie hors cycle créée dans Toast Payroll, vous pouvez l'examiner et la soumettre manuellement. (Lorsque les menus de navigation de Toast Web et de Toast Payroll sont tous deux visibles, sélectionnez Paie dans le sous-menu de navigation de Toast Payroll. Si vous ne voyez pas le sous-menu de Toast Payroll, le fait de sélectionner Paie dans le menu de navigation de Toast Web le développera.)

Avec la paie automatique, tant que vous effectuez un calcul rapide et que vous le joignez à un cycle de paie avant la fin d'une période de paie pour un groupe de paie automatique, il sera traité dans le cadre de cette paie automatique. Si vous soumettez le calcul rapide après la période de paie ou si vous le joignez à un cycle hors paie, vous devrez vous assurer que la paie est soumise manuellement. Si vous n'avez pas été en mesure de joindre un calcul rapide à un cycle de paie automatique, vous pouvez utiliser la fonctionnalité hors cycle « enregistrer un paiement » à la place.

Pour information, la paie automatique ne traite actuellement que les cycles de paie Ordinaire. Les cycles irréguliers, comme les cycles hors paie pour les primes, les corrections ou les annulations, nécessitent toujours un traitement manuel, car la paie automatique repose actuellement sur le calendrier de votre paie standard (c.-à-d. si vous êtes payé à la quinzaine avec des chèques de paie le vendredi).

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Responsabilités liées à la Livraison des chèques de paie

Si vous avez des employés qui ont choisi de recevoir des chèques papier comme méthode de paiement, ils seront payés par l'une de ces trois méthodes. Il est de votre responsabilité de faciliter la remise des chèques rédigés ou imprimés manuellement qui sont nécessaires après le traitement de la paie automatique.

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Ce contenu est fourni à titre informatif et n'est pas destiné à constituer un avis juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.