Gestion de paie Toast : Paie automatique

Dans cet article :

Qu'est-ce que la paie automatique ?

La paie automatique est un paramètre qui soumettra votre paie automatiquement dans la gestion de paie Toast. Elle est disponible pour les groupes de paie et les entreprises qui répondent aux .

En résumé, à la fin d'une période de paie, les clients avec la paie automatique activée recevront un e-mail avec tout éléments d'action qui doivent être résolus avant la date d'échéance de la paie. Si un groupe de paie a des éléments d'action en attente, la paie automatique s'annulera et la paie devra être soumise manuellement. Voir pour en savoir plus.

Le matin de la date d'échéance de la paie (trois jours avant la date de votre chèque), en supposant que tous les éléments d'action ont été résolus, la paie automatique aura lieu à 17h00. CST. La personne indiquée comme votre contact dans vos paramètres de paie recevra un e-mail de confirmation de soumission de paie autour de ce moment. Vous pouvez voir vos paramètres de paie en naviguant vers Paie > Paramètres de groupe de paie. Ils sont listés sous la section Contacts.

Critères d'éligibilité pour la paie automatique

Il y a des exigences d'éligibilité pour chaque entreprise et chaque groupe de paie. Vous devez répondre aux deux ensembles d'exigences par groupe de paie afin d'activer la paie automatique.

Entreprise:

• Votre entreprise a traité des paies avec Toast Payroll pendant au moins 3 mois
• Toutes les tâches dans le sont complètes
• est réglé sur Activé
• Votre entreprise n'a pas échoué à financer un retrait de paie, d'impôt ou de frais au cours des 6 derniers mois

Groupe de paie:

• Un a traité des paies avec Toast Payroll pendant au moins 3 mois
• Un groupe de paie a moins de 500 employés
• Toast Payroll doit déclarer des impôts pour ce groupe de paie
• Les pourboires ne peuvent pas être importés via des outils tiers (cela inclut le Gestionnaire de pourboires de Toast) ou ajoutés manuellement à la paie (importés en masse ou ajoutés individuellement)
• Une date de chèque ne peut pas être inférieure à 5 jours ouvrables après la fin de votre période de paie

Comment fonctionne la paie automatique

Configurer la paie automatique

Il y a deux façons d'activer la paie automatique :

• Lorsqu'un client de Toast Payroll se connecte, il verra une bannière bleue en haut du tableau de bord. Si vous êtes admissible, vous pouvez sélectionner Activer la paie automatique. Si vous n'êtes pas admissible, vous verrez l'élément qui disqualifie votre groupe de paie ou votre entreprise de la paie automatique.
  
   
  
  
• Vous pouvez également naviguer vers Paie > Paramètres du groupe de paie (dans le menu Actions rapides).
  
   
  

Les deux méthodes ci-dessus ouvriront la page Paramètres du groupe de paie.

• Ici, vous pouvez sélectionner entre vos différents groupes de paie sur le côté gauche de la page.
• Si vous êtes admissible, vous pourrez basculer un groupe de paie à Activé pour activer la paie automatique pour ce groupe de paie.
  • Si vous avez plusieurs groupes de paie, assurez-vous de sélectionner chacun d'eux sur le côté gauche de cette page pour activer la paie automatique là où cela est admissible.
• Si un groupe de paie n'est pas admissible, sélectionnez le ? icône à droite de l'étiquette Non admissible pour en savoir plus.
• Vous pouvez également consulter les détails de chaque groupe de paie, à savoir le compte bancaire utilisé pour financer la paie et les personnes qui recevront des notifications par e-mail pour ce groupe de paie.
  
   

Remarque : Si vous activez la paie automatique pour un groupe de paie admissible pendant que la paie est ouverte (le bouton sur le tableau de bord du cycle de paie indiquera Continuer plutôt que Aperçu) ou pendant que la paie a une alerte En retard, la paie automatique commencera avec la prochaine paie admissible et ne sera pas activée pour la paie actuelle.

Lorsque la paie automatique est activée

Au cours de la période de paie, c'est comme d'habitude. Vous devez , maintenir et à jour, et vous assurer que le personnel est payé correctement via le et les , comme vous le feriez normalement.

À la fin de la période de paie, toute personne figurant sur la page recevra un e-mail résumant cette paie et détaillant les éléments d'action que vous devez traiter avant que la paie automatique ne commence. Ce sont les mêmes actions que vous prendriez pour une paie normale, y compris des choses comme , , , et . 

Le matin de la date d'échéance, vous recevrez un e-mail de suivi montrant le montant estimé du retrait de paie et tous les éléments d'action restants. N'oubliez pas de traiter tous les ou nécessaires en même temps que les groupes de paie de paie automatique. Si tous les éléments d'action dans l'e-mail ne sont pas complétés avant 3h00. CST à la date d'échéance de la paie d'un groupe de paie, la paie automatique sera annulée et vous devrez la soumettre manuellement avant 16h00. CST le jour ouvrable précédant la date de votre chèque. Il est de votre responsabilité de vous assurer que toutes les paies sont soumises en temps et en heure et avec précision.

À 17h00 de la date d'échéance de la paie, la paie automatique s'exécutera tant que tous les éléments d'action ont été complétés. Une fois terminé, Toast Payroll enverra un e-mail de confirmation final avec un récapitulatif de vos coûts (par exemple, dépôts directs, taxes, paiements aux fournisseurs, frais, etc.) ainsi qu'un enregistrement des transactions effectuées (Toast Payroll retire les taxes et les dépôts directs dans des transactions séparées).

Après que la paie automatique a été soumise, vous pouvez trouver cette paie et ses rapports en naviguant vers Paie > Paies passées > Voir. Vous êtes responsable de la révision de toutes les paies soumises et de la soumission de toutes les paies manquées. De plus, si vous payez certains employés par chèque papier (en direct), utilisez la section ci-dessous pour des instructions sur le paiement de ces employés.

Désactiver la paie automatique

Si vous souhaitez désactiver temporairement la paie automatique d'une paie individuelle, naviguez vers Paie et sélectionnez Annuler la paie automatique pour le groupe de paie applicable. Vous pouvez le faire à tout moment avant que la paie automatique ne soit exécutée. Remarque : L'archivage d'une paie annulera également la paie automatique. Si vous désarchivez une paie, elle devra être traitée manuellement.

Si vous souhaitez désactiver définitivement la paie automatique pour toutes vos paies, naviguez vers Paie > Paramètres du groupe de paie. Basculez sur Off pour tous les groupes de paie listés sur le côté gauche de la page.

Responsabilités de livraison des chèques de paie

Si vous avez des employés qui ont choisi de recevoir des chèques papier (en direct) comme leur , ils seront payés par l'une de ces trois méthodes, que vous utilisiez la paie automatique ou non. 

Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.