Toast Payroll：开始入职与实施流程

Toast Payroll 入职概览
开始之前
第 1 步：创建您的 Toast Payroll 登录账号
第 2 步：完成实施仪表板
第 3 步：完成薪资设置清单
第 4 步：注册 Toast 课堂
第 5 步：设置完成后要做什么

Toast Payroll 入职概览

Toast Payroll 入职是您在 Toast Payroll 中设置公司信息的过程，以便您能够运行首次薪资发放。作为新客户，您将在入职顾问的帮助下完成一次此流程。

入职流程主要包含三个部分：创建您的登录账号、完成实施仪表板（您在此处输入公司、税务、地点和薪资信息），以及完成薪资设置清单（您在此处完善个人资料、设置税务和薪资，并添加您的团队成员）。本文涵盖了所有这三项内容，以及培训选项和上线后的操作指南。

有关常见设置问题的解答，请阅读 Toast Payroll：入职与设置常见问题解答。

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开始之前

适用范围：Toast Payroll

所需权限：

您必须是餐厅所有者或薪资管理员。此人即使用欢迎邮件登录 Toast Payroll 的用户。

您将完成的工作：一个已完全配置的 Toast Payroll 账户，其中已输入您的公司、税务、地点、薪资和员工信息，随时可以进行首次薪资发放。

为缩短完成公司设置所需的时间，请在开始前准备好以下信息：

公司代码：您为标记 Toast Payroll 数据库而创建的代码。请选择一个宽泛且易于记忆的名称。它必须是一个单词，且不能包含空格或特殊字符。
税务账户详情：您的联邦雇主识别号 (FEIN) 以及您的州税务账户号码。如需注册或查找您的州税务账户号码，请阅读Toast Payroll：注册州税务账户。
- 注意：如果您在完成实施仪表板时没有州税账户号码，请在收到后尽快将其输入 Toast Payroll，以避免税务申报出现问题。有关说明，请阅读 Toast Payroll：获取税务账户方面的帮助。
企业法定名称：您的公司在国税局 (IRS) 注册的名称。
职位：员工用于打卡上下班的职位，例如经理、服务员或洗碗工。
工资发放频率：您向员工支付薪水的频率（每周、每两周、半月一次或每月一次）。
建议的首个支票日期：您的员工从您首次提交工资单起获得报酬的时间。
银行账户信息：您将用于支付员工工资和资助其他工资成本的银行账户。

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第 1 步：创建您的 Toast Payroll 登录名

设置您的登录名是第一步。作为 Toast Payroll 数据库的首位用户，您在此处创建的账户会自动关联到 Toast Web，因此您可以使用相同的电子邮件和密码登录这两个系统。

打开您的电子邮件收件箱，找到标题为 欢迎加入 Toast Payroll 大家庭 的邮件。
选择邮件底部附近的注册链接。仅选择一次，以避免创建多个配置文件。
在Toast Payroll中，创建一个密码。再次输入以确认，然后选择注册。
在登录页面上，输入您的电子邮件地址和密码，然后选择下一步。
1. 如果系统要求您提供公司代码，请在第1步收到的欢迎电子邮件中查找。
登录后，您将进入实施仪表板。

预期结果：您已登录Toast Payroll并正在查看实施仪表板。

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第2步：完成实施仪表板

实施仪表板是您输入公司初始信息的地方。快速准确地输入这些信息是尽快运行首次工资单的关键。该仪表板包含三个里程碑：税务信息、地点与职位，以及工资单。

注意：完成此步骤的人员必须是所有者或工资单管理员。此人即是在第1步中登录Toast Payroll的同一个人。

要打开实施仪表板，请导航至payroll.toasttab.com并使用您在第1步中创建的登录信息登录。如果您是从第1步继续操作，则您已在该页面。查看这三个里程碑及其各自的要求，准备好后选择开始第一步。

里程碑1：税务信息

确认或编辑您的公司代码。您的公司代码是您在 Toast Payroll 中数据库的名称。此外，请说明您本年度是否已通过之前的薪资服务提供商支付了员工工资。选择 保存并继续。
确认贵公司使用的 FEIN 数量，然后选择 保存并继续。
输入每个 FEIN 的详细信息，然后选择 保存并继续。
阅读蓝色框中的信息并确认您拥有的州税账户数量，然后选择 保存并继续。
输入每个州税账户的详细信息，然后选择 保存并继续。
选择 下一里程碑 以继续。

预期结果：您的公司代码、FEIN 详细信息和州税账户已保存，里程碑 1 已完成。

里程碑 2：地点和职位

命名您的 FEIN 或 FEIN，然后选择 保存并继续。
添加您账户的地点。这些可以是地址缩写、城镇部分、不同城市或您选择的任何标签。为添加的每个地点选择 保存地点，然后选择 保存并继续。
通过选择相应的气泡将每个地点与一家公司匹配。任何显示“请分配公司”的地点仍需匹配。选择 保存并继续。
通过为每个地点选择编辑来添加地址，然后选择继续。
添加您在每个地点雇用的职位名称，例如经理、服务员或洗碗工。选择 + 添加职位 以添加超过三个职位。尽可能多地添加；在实施仪表板完成后，您可以添加更多职位。选择 保存并继续。
检查每个地点的职位以确保准确无误，然后选择 保存并继续。

预期结果：您的 FEIN 名称、地点、地址和职位已保存，里程碑 2 已完成。

里程碑 3：薪资

设置您的薪资组。薪资组通常是指在同一天以相同频率发放工资的一组员工，但您也可以以不同方式使用薪资组。选择您需要的薪资组数量（每个 FEIN 至少一个），为其命名，将每个薪资组分配给一个 FEIN，然后选择 保存并继续。要了解更多信息，请阅读 Toast Payroll：查看薪资组。
为每个薪资组选择您的薪资偏好：
1. 银行假日设置决定了如果支票日期恰逢联邦银行假日，该日期是移至假日之前还是之后。
2. 支付（支票）频率是指您运行薪资的频率以及员工获得报酬的频率。
3. 工作周开始日告知 Toast Payroll 每周何时开始计算员工的加班工时。这是一个基于从 Toast Web 接收的时间条目的全局设置。
  1. 注意：工作周开始日也是 Toast Web 中的一项设置。匹配这两项设置，以便两个系统中的报告保持一致。如果 Toast Web 和 Toast Payroll 之间的工作周起始日不一致，您可能会发现加班计算和劳动力报告匹配存在差异。入职后，请联系您的 入职顾问 以确认此设置的配置方式。
4. “支付星期几”字段是员工通常收到工资的工作日。这可能会根据不同的工资发放场景而改变。
5. “首选首次支票日期”是您预计运行首次工资发放并通过 Toast Payroll 向员工支付工资的日期。
6. “关联工资周期”应与您的首次工资支票日期相对应。请仔细检查此页面，然后选择 保存并继续。
设置将用于支付您的工资发放成本（包括员工工资）的银行账户：
1. 勾选此银行账户应适用的每个工资组。
2. 如果您有现有的支票编号系统，请使用“支票编号”字段设置自定义的起始支票编号。
3. 使用 Plaid 和您的网上银行登录信息连接您的银行账户（选项 A），或者从作废支票中输入您的银行信息（选项 B）。
4. 对于您的支票签名，请在选项 A 中提交电子签名，或者在选项 B 中下载、签署并重新上传该文件。
5. 如果您需要多个银行账户，请选择 添加银行账户，然后选择 保存并继续。
创建您自己的个人资料。Toast Payroll 中的每位员工都有一个个人资料：
1. 选择您是否将通过 Toast Payroll 领取工资支票。选择 否，我不会领取工资支票 会移除页面下方的一些选项。
2. 在“基本信息”中，选择您的原始入职日期和工资类型（如果您将领取工资支票）。1099 Misc 工资类型允许通过 Toast Payroll 向独立承包商付款并进行跟踪，但 Toast 不会为标记为 1099 Misc 的个人申报税款。
3. 在“职位与薪酬”下，选择您的主要工作地点和您应担任的职位角色。
4. 如果您有工资单，请标记您是按小时计薪还是按年薪计薪并输入您的费率，然后选择您是否免除加班费。受薪个人目前未被配置为有资格获得加班费。
5. 选择您所属的薪资组，然后选择保存并继续。
如果您跳过了任何步骤，您可能会看到一个提示您完成这些步骤的页面。选择转到未完成的步骤以输入任何缺失的信息。
在“恭喜”页面上，选择完成设置以保存您的工作并创建您的 Toast Payroll 账户和个人资料。您的入职顾问很快会与您联系。

完成所有步骤后，您将看到一个指向进入 Toast Payroll的链接，您可以在其中完成个人入职文书工作，然后添加您的员工。这必须在运行首次工资单之前完成。

预期结果：实施仪表板已完成，您的 Toast Payroll 账户和个人资料已创建，您可以进入 Toast Payroll 继续设置。

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第 3 步：完成工资单设置清单

工资单设置清单会引导您完成在运行首次工资单之前需要做的所有事情。大多数步骤由您负责，部分步骤由您的实施仪表板自动完成，还有少数步骤由您的入职顾问完成。

使用您在第 1 步中创建的登录信息登录payroll.toasttab.com。
1. 我们建议阅读在 Toast Web 中导航 Toast Payroll以了解 Toast Payroll 中的导航方式。
当屏幕右侧出现弹出窗口时，根据需要设置是/否选项（通常不需要），然后选择开始。

设置清单显示在页面右侧。只有完成实施仪表板的用户才能看到此清单。在操作过程中，请留意顶部的“完成工资单设置”日期。此日期是您在 Toast Payroll 中首次运行工资单的日期。如果您未在该日期之前完成清单，Toast 会自动将日期移至您的下一次工资单运行日期。

注意：如果您关闭了清单，可以通过选择 Toast Payroll 仪表板右上角的 清单图标 重新打开它。

该清单包含以下部分：

完成工资单资料：完成工资单资料上的任务。选择这四项任务中的每一项，即可跳转至相应页面。每位员工都必须提供个人信息，例如社会保障号码、I-9 表格信息、W-4 表格信息（联邦、州和地方，如适用）以及付款方式（例如直接存款）。有关详细信息，请阅读 Toast Payroll：获取直接存款账户方面的帮助。
注册工资单培训：注册网络研讨会，了解如何设置 Toast Payroll 并准确运行您的首次工资单。
完成税务设置：查看您在实施仪表板中输入的税务识别数据。Toast 尽快获得此信息至关重要。如果您为州失业税或州预扣税账户输入了“已申请”，请在收到号码（以及 SUTA 税率或预扣款频率）后尽快返回 Toast Payroll 中的“税务账户”页面进行输入。如果任何税务信息不正确，请联系您的入职顾问。有关州关联的详细信息，请阅读 Toast Payroll：州第三方管理员关联。
设置员工薪酬：您负责本节的前两个步骤：设置您的工资单配送方式并查看工资卡选项。您的入职顾问负责设置收入、扣除额、休假和小费。支付方式是指员工获得个人报酬的方式（纸质支票、直接存款或 Toast 工资卡）。工资单配送是针对所有选择纸质支票方式的人员的公司级设置，有三个选项：自行打印、自行填写和 Toast 打印。
添加您的团队：添加您希望员工在入职期间签署的文件，然后添加或确认数据库中的所有职位。职位在 Toast Web 中添加，并分配给 Toast Payroll 中的员工。然后添加并邀请您的员工。
检查薪资设置：观看薪资培训视频以查看薪资运行示例，然后访问“缺失数据”页面和“公司摘要”页面以检查您输入的信息。您的入职顾问将完成最后一步。

注意：在 Toast Payroll 中雇用所有员工，而不是在 Toast Web 中。在 Toast Web 中聘用员工通常会创建重复的员工档案，并导致工时表和小费同步问题。“重复档案检测”功能可以在即将创建重复档案时向您发出警告。有关详细信息，请阅读 Toast Payroll：Toast 中的重复档案检测。

要添加新员工，请先完成雇主步骤。然后，Toast 会自动向您聘用的每位员工发送一封欢迎电子邮件。有关说明，请阅读 Toast Payroll：新员工（雇主指南），并发送 Toast Payroll：员工入职（员工指南）给您的员工，以便他们可以填写自己的信息。

如果您的入职顾问导入了您的大批员工，这些员工将不会收到自动欢迎电子邮件。请改为从“团队”页面向他们发送邀请电子邮件，以便他们设置登录信息。导入的员工应遵循 Toast Payroll：导入的新员工指南。每位导入的员工都必须验证或添加社会安全号码，填写 W-4 表格，并确认直接存款信息。

预期结果：每个清单部分均已完成或已分配给您的入职顾问，您已准备好在清单顶部显示的日期运行您的第一次工资单。

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第 4 步：注册 Toast Classroom

Toast 建议所有客户在观看点播培训视频之外，还应注册 Toast Classroom。这些远程课堂式会议由 Toast Payroll 专家主持，涵盖工资单预处理、工资单运行与处理、工资单对账与故障排除、员工管理等内容。您可以提出问题，并听取其他有类似问题的客户的意见。

要注册，请访问注册参加在线直播课程。

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第 5 步：设置后的操作

设置完成后，一些周期性任务有助于确保您的工资单和税务准确无误：

如果您在季度 MID 切换了服务提供商：Toast Payroll 会在两周内从您的企业银行账户中扣款，以收回季度末到期的税款。这些税款不应由您之前的服务提供商汇出，但您有责任与该提供商确认这一点。对于因未处理此事项而导致的贷记或重复扣款，Toast 概不负责。
在税务中心管理您的工资税：税务中心是 Toast Payroll 中的一个中心，包含为成功完成季度税务申报而需要完成的任务。请经常查看并完成其中的任务，以便提前规划，并有助于防止申报修正和被拒。要打开它，请导航至左侧导航栏中的税务。有关详细信息，请阅读Toast Payroll：管理工资税。
- 如果您在屏幕左侧没有看到税务，请从左侧导航栏中选择工资单，以显示 Toast Payroll 导航栏。
确认直接存款设置：登录 payroll.toasttab.com 并导航至设置 > 工资单 > 直接存款，查看哪些员工的直接存款信息不完整，并向他们发送电子邮件提醒。报告的后半部分列出了已成功设置的员工。未设置直接存款的员工默认采用纸质支票方式。

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此内容仅供参考，不作为法律、税务、人力资源或其他任何专业建议。请咨询律师或其他专业人士以获取建议。